Madde 10 — Başvuru

MADDE 10- (1) Başvuru sahibi kuruluş, kuruluşu temsile yetkili kişi tarafÄḟndan imzalanan, formatÄḟ Ek-1’de yer alan ve kuruluşça yÃỳrÃỳtÃỳlecek olan faaliyetlerin tanÄḟmÄḟnÄḟn, kuruluşun yetkin olduğunu belirttiği malzeme alanÄḟnÄḟn/alanlarÄḟnÄḟn belirtildiği başvuru yazÄḟsÄḟ ile BakanlÄḟğa başvurur.

(2) Başvuru yazÄḟsÄḟ ekinde aşağÄḟdaki dokÃỳmanlar, aksi belirtilmedikçe, TÃỳrkçe dilinde BakanlÄḟğa iletilir:

a) Kuruluşun unvanÄḟnÄḟ, adresini, ortaklarÄḟ, Ãỳyeleri veya kurucularÄḟ ile tÃỳzel kişiliğin yönetimdeki görevlilerini belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesinin sureti.

b) Kuruluşu temsile yetkili kişi veya kişilerin imza beyannameleri.

c) Başvuru kapsamÄḟnda belirtilen malzeme alanlarÄḟna göre teknik değerlendirme faaliyetinde rol alan personelin adÄḟnÄḟn, görevinin ve eğitim durumunun belirtildiği detaylÄḟ personel listesi, personelin diplomalarÄḟ, sertifikalarÄḟ, özgeçmişleri, sözleşmeleri, sosyal gÃỳvenlik sigortasÄḟ kayÄḟtlarÄḟ, gizlilik, bağÄḟmsÄḟzlÄḟk ve tarafsÄḟzlÄḟk beyannameleri, personelin 7 nci maddede belirtilen şartlarÄḟ sağladÄḟğÄḟnÄḟ kanÄḟtlayan belgeler.

ç) Başvuru sahibi kuruluş, Avrupa teknik değerlendirme hazÄḟrlama faaliyetlerinde yÃỳklenici, şube veya temsilcilik kullandÄḟğÄḟ takdirde bu faaliyetlerle ilgili sözleşmeler ve varsa kendi laboratuvarÄḟ dÃḃhil olmak Ãỳzere kullanacağÄḟ laboratuvarlarÄḟn detaylÄḟ listesi ile bu laboratuvarlarÄḟn TS EN ISO/IEC 17025 akreditasyon sertifikalarÄḟ veya kuruluşun bu laboratuvarlara TS EN ISO/IEC 17025 standardÄḟna göre gerçekleştirdiği inceleme ve değerlendirmeye ilişkin dokÃỳmanlar.

d) Mesleki sorumluluk sigortasÄḟnÄḟn sureti.

e) ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi belgesinin sureti.

f) AşağÄḟda sayÄḟlan dokÃỳmanlarÄḟn kontrollÃỳ kopyasÄḟ;

1) Kuruluşun karar alma mekanizmasÄḟnda görev alanlarÄḟn isimlerini içeren organizasyon şemasÄḟ.

2) Kuruluşun, yönetim sorumluluğunu yerine getirdiğini gösteren bir sisteme veya dokÃỳmana, kendi içerisinde ve ticari ilişki kurduğu iş ortaklarÄḟ arasÄḟndaki gizli ve özel bilgilerin gizliliğini sağlayacak yöntemlere ve politikaya, ilgili tÃỳm dokÃỳmanlarÄḟn kaydÄḟ, izlenebilirliği, bakÄḟmÄḟ ve arşivlenmesini sağlamak için bir dokÃỳman kontrol sistemine, yönetim esas ve usullerine uyulduğunun dÃỳzenli olarak gözetimini sağlayabilecek bir iç denetim ve yönetim değerlendirme sistemine, itiraz ve şikÃḃyetleri nesnel olarak ele alarak değerlendiren bir yönteme sahip olduğunu kanÄḟtlayan prosedÃỳrler.

3) Başvuru kapsamÄḟndaki yapÄḟ malzemeleri alanÄḟ/alanlarÄḟ için teknik değerlendirmenin hazÄḟrlanmasÄḟna, EOTA faaliyetlerine katÄḟlÄḟm ve ilgili koordinasyonu sağlamaya yönelik prosedÃỳrler.

4) Kuruluşun Avrupa teknik değerlendirmesi faaliyetinin dÄḟşÄḟnda herhangi bir başka faaliyet yÃỳrÃỳtmesi halinde bu faaliyetleri ile başvuru kapsamÄḟndaki faaliyetini birbirinden ayÄḟrt edebilmek için uygulayacağÄḟ yöntemleri içeren prosedÃỳr.

5) Yönetmeliğin Ek-4 Tablo 2’sinde ve bu Tebliğde belirtilen kriterler çerçevesinde Avrupa teknik değerlendirmesi faaliyetinde görev alacak personelin görev, yetki ve sorumluluklarÄḟnÄḟ, seçim ölçÃỳtlerini, yetkinlik kriterlerini, yetkinlik değerlendirme ve performans izleme yöntemlerini içeren prosedÃỳrler ve yetkinliklerinin geliştirilmesi için hazÄḟrlanan eğitim planlarÄḟ.

6) Personel Ãỳcretlendirme politikasÄḟnÄḟn hazÄḟrlanan Avrupa teknik değerlendirme sayÄḟsÄḟndan ve kuruluşun diğer faaliyetlerinden bağÄḟmsÄḟz olduğu, faaliyetlerde tarafsÄḟzlÄḟğÄḟn ve gizliliğin sağlanmasÄḟ için ne tÃỳr önlemler alÄḟndÄḟğÄḟnÄḟn tariflendiği prosedÃỳr.

7) Kuruluşun kendi bÃỳnyesindeki ve/veya yÃỳklenici olarak kullanacağÄḟ laboratuvarlarÄḟn yeterliliğinin sağlanmasÄḟnda ve performansÄḟnÄḟn izlenmesinde kullanacağÄḟ kontrol yöntemlerini içeren prosedÃỳrler ve yÃỳklenicinin uyguladÄḟğÄḟ yöntemlerin uygunluğunun denetlenmesine ilişkin hususlarÄḟ içeren prosedÃỳr.

8) Kuruluşun unvanÄḟ, logosu ve dÃỳzenlemiş olduğu Avrupa teknik değerlendirmelerinin tÃỳketiciyi yanÄḟltÄḟcÄḟ veya aldatÄḟcÄḟ şekilde yanlÄḟş kullanÄḟmÄḟnÄḟ engellemeye yönelik yöntemler ve/veya kötÃỳye kullanÄḟlmasÄḟ durumunda almasÄḟ gereken tedbirleri içeren prosedÃỳr.

9) Şikayet değerlendirme ve dÃỳzeltici önlemlere ilişkin prosedÃỳr.

(3) 12 nci maddede belirtilen bildirim sÃỳrecinde Komisyona iletilecek olan ve BakanlÄḟk resmi internet sitesinde yayÄḟmlanacak kÄḟlavuzda yer alan sorular cevaplanarak ÄḞngilizce olarak BakanlÄḟğa teslim edilir.

(4) Kapsam genişletme başvurularÄḟnda ve BakanlÄḟğa daha önce iletilen bilgi ve belgelerde değişiklik olmasÄḟ durumunda TDK’yÄḟ temsil ve ilzama yetkili kişi tarafÄḟndan imzalanmÄḟş Ek-1’deki başvuru yazÄḟsÄḟyla sadece bu değişikliğe ilişkin bilgi ve belgeler BakanlÄḟğa teslim edilir.

(5) Başvuruda teslim edilen tÃỳm dokÃỳmanlar kuruluş kaşesiyle ve kuruluşu temsile yetkili kişi tarafÄḟndan onaylanarak BakanlÄḟğa iletilir.

(6) Başvuru ve sonrasÄḟnda BakanlÄḟkla kuruluş arasÄḟndaki yazÄḟşmalarda kuruluşun kayÄḟtlÄḟ elektronik posta (KEP) adresi kullanÄḟlÄḟr. Başvurular BakanlÄḟğÄḟn talebi halinde elektronik yazÄḟlÄḟm sistemi vasÄḟtasÄḟyla yapÄḟlÄḟr. BakanlÄḟkça talep edilmesi halinde, TDK başvurularÄḟ ile TDK faaliyetleri gereği yapÄḟlan bÃỳtÃỳn iş ve işlemler BakanlÄḟkça kurulacak bir elektronik sistem aracÄḟlÄḟğÄḟyla yÃỳrÃỳtÃỳlÃỳr. Kuruluşa dair işlemlerin sistem Ãỳzerinden takip edilmesi için yetkilendirilmiş personel BakanlÄḟğa bildirilir.

(7) Kamu kuruluşlarÄḟ başvurularÄḟnda, statÃỳleri çerçevesinde temin ettikleri belgeleri BakanlÄḟğa teslim eder.

(8) Başvuruda ve başvuru sonrasÄḟndaki değişiklerle ilgili BakanlÄḟğa teslim edilen bilgi ve belgelere ilişkin her tÃỳrlÃỳ sorumluluk kuruluşa aittir.

(9) BakanlÄḟk başvuru işlemlerine ilişkin bir kÄḟlavuzu resmi internet sitesinde yayÄḟmlar.

Değerlendirme