Madde 15 — Ambar sayımları
MADDE 15-(1) Yıl sonu ambar sayımlarında aşağıda belirtilen hususlar dikkate alınır:
a) Yıl sonu ambar sayımları herhangi bir talimat beklenmeksizin ambarların bağlı olduğu birim tarafından cari yılı takip eden yılın ocak ayı içerisinde tamamlanarak düzenlenen formlar ve tutanaklar ilgili birimlere gönderilir.
b) (Değişik:RG-3/5/2025-32889) Ambar sayımı; ihtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı, faydalı ömrünü doldurmuş veya hurda durumdaki malzemeler ile ihtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı, ekonomik ömrünü doldurmuş veya hurda taşıt ve iş makinelerinin tespiti ile değerlendirilmesi biri başkan olmak üzere malzemeyi veya iş makinesini tanıyan, konusunda ihtisas sahibi olan üç kişi ve muhasebe birimi ile ticaret biriminden birer kişi olmak üzere toplam beş asıl ve aynı şekilde seçilmiş beş yedek üyeden oluşmak üzere bir sonraki yıl boyunca çalışmalarına devam edecek şekilde her yıl aralık ayı içerisinde oluşturulacak komisyon tarafından yapılır. Gerektiğinde komisyon üye sayısı tek sayı olmak kaydı ile dokuz kişiye kadar artırılabilir. Bu komisyon 21/7/2022 tarihli ve 31899 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Elektrik İletim Anonim Şirketi Malzeme, Taşıt ve İş Makineleri Tespit ve Değerlendirme Yönetmeliğinin 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde tarif edilen komisyondur.
1) Ambar sorumlusu sayım gününden önce gerçekleşen her türlü stok hareketi ile ilgili giriş ve çıkış işlemlerini tamamlayarak stok kayıtlarını güncelleştirir ve stokları sayıma hazır duruma getirerek sayım komisyonuna yardımcı olur.
2) Makine ikmal birimleri; ihtiyaç fazlası, ihtiyaç dışı, ekonomik ömrünü doldurmuş veya hurda taşıt ve iş makineleri kayıtlarını güncelleştirerek tespit ve değerlendirilmesine hazır hale getirerek sayım komisyonuna yardımcı olur.
c) Sayım öncesi varsa montaj artığı, hibe, tesisten sökülen ve ambar sahası dışında bulunan toplama malzemelerin ambara giriş işlemleri yapılarak sayıma dâhil edilir.
ç) Sayımın başlamasından bitimine kadar olan süre içerisinde malzeme hareketleri durdurulur ancak, acil durumlarda ünite amirinin talimatı doğrultusunda ve sayımı aksatmayacak şekilde giriş ve çıkış işlemi yapılır.
d) Sayım komisyonu sayıma başlamadan en son ambar giriş ve çıkış formlarının tarih ve numaralarını belirleyerek bir tutanakla tespit eder.
e) Ambarda bulunan tüm malzemeler birebir sayılarak, ölçülerek, tartılarak tespit edilir ve işaretlenir. Tespit edilen miktarlar (Değişik ibare:RG-3/5/2025-32889) ambar tespit ve değerlendirme tutanağına (Ek-1) işlenir. Sayımı yapan personele kayıtta mevcut malzeme miktarları önceden bildirilmez.
f) Sayımı yapılacak olan malzemelerden birebir sayılması, tartılması, ölçülmesi, yer değiştirmesi mali yük, iş gücü ve zaman kayıplarına neden olacak malzeme grupları için durum nedenleriyle birlikte ambarın bağlı olduğu Malzeme Yönetimi Dairesi Başkanlığından alınacak yazılı emre göre işlem yapılır. Anılan malzeme gruplarından sayımının yapılmaması doğrultusunda bir yazılı emir var ise ambar sayım tutanağında belirtilerek tutanağa eklenir.
g) Ambarda bulunan bütün malzemeler sayılarak, ölçülerek, tartılarak (Değişik ibare:RG-3/5/2025-32889) ambar tespit ve değerlendirme tutanağına (Ek-1) işlenir. Kayıtta ve sayımda tespit edilen malzeme miktarları karşılaştırılır. Fazlalık ve noksanlık olması halinde sayım komisyonu tarafından sayım bir kez daha yapılır. Yine fazlalık ve eksiklik var ise ilgili sütuna yazılır. Ayrıca gözle görülen hasar tespit edilir ise tespit edilen hasar aynı sütuna yazılır.
ğ) Sayımın tamamlanmasından sonra düzenlenen ve ambar sorumlusu ile sayım komisyonunca imzalanan malzeme sayım ve mutabakat tutanakları muhasebe ünitesine teslim edilir. Muhasebede tutulan stok kayıtları ile kontrol edilerek mutabakat sağlanır ve Malzeme Yönetimi Dairesi Başkanlığına bilgi verilir.
h) Sayım sonucu malzeme ile kayıtlı malzeme miktarı arasında bir fark tespit edilirse bunu düzeltmek için Malzeme Denkleştirme Formu (Ek-8) düzenlenir. Malzemenin miktar denkleştirilmesi ise muhasebe ünitesince yapılır. Ambarda tanzim edilen denkleştirme formunda belirlenen farkın nereden kaynaklandığını açıklayan rapor ile varsa diğer belgeler eklenir.
(2) Ambar sayımı, yılsonu sayımından farklı olarak, yıl içerisinde ihtiyaç olması halinde bu maddenin birinci fıkrasında oluşturulan komisyon tarafından yapılır. Bu sayım 10 iş günü içerisinde tamamlanarak düzenlenen formlar ve tutanaklar ambar sayımını talep eden birim/birimlere gönderilir.