Madde 9 — Teklif alma usulü
MADDE 9- (1) Teklif alma usulü; ihale dokümanında belirtilen fiyat avantaj oranları dikkate alınarak malî ve teknik tekliflerin değerlendirilmesi ile yüklenicinin İdare tarafından seçildiği ihale usulüdür.
*ÜÇÜNCÜ BÖLÜM*
*Teklif Alma Usulünün Uygulanması*
*İhaleye başlama kararı*
*MADDE 10- (1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında ihtiyaç duyulan ve t*eklif alma usulü uygulanarak yapılacak alımlar, İdarenin ilgili birimi tarafından belirlenir ve ihale yetkilisinin onayı alınarak ihale süreci başlatılır.**
*İhale komisyonu*
*MADDE 11*- (1) İhale yetkilisi, ihaleyi gerçekleştirmek üzere ihale komisyonunu oluşturur.
(2) İhale komisyonu, tek sayıda olmak üzere başkan dâhil en az beş kişiden oluşur. Üyelerden en az ikisinin ihale konusu işin uzmanı, birinin muhasebe veya malî işlerden sorumlu personel ve birinin de ilgili birimden bir personel olması zorunludur. Asıl üyeler ile birlikte aynı sayıda ve nitelikte yedek üyeler belirlenir. İhale komisyonu toplantılarına başkan ve üyelerin bizzat katılması esastır. Ancak asıl üyelerin izinli, raporlu veya geçici görevli olmaları hâlinde, ihale yetkilisi onayında belirtilen yedek üyeler ihaleye katılır.
(3) İhale komisyonunun, İdarenin personelinden oluşturulması esastır. Ancak ihalenin niteliği gereği ihaleyi yapan İdarede yeterli sayıda veya nitelikte personel bulunmaması hâlinde 4734 sayılı Kanun kapsamındaki idarelerden ihale komisyonuna üye alınabilir.
(4) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. İhale komisyonu başkan ve üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. İhale komisyonu başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullananlar, gerekçelerini ihale komisyonu kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, ihale komisyonu başkan ve üyelerinin adları ve soyadları, unvanları ve komisyondaki sıfatları belirtilerek imzalanır.
(5) İhale komisyonu, ihale kapsamında sunulan belgelerin doğruluğunu teyit için gerekli gördüğü belge ve bilgileri isteyebilir. Komisyon tarafından bu doğrultuda yapılan talepler, ilgililerce ivedilikle yerine getirilir.
(6) İhale dokümanlarının birer örneği, gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ilan tarihini izleyen üç gün içinde İdare tarafından ihale komisyonunun asıl üyelerine elden veya elektronik ortamda verilir ya da gönderilir. İdare tarafından gerek görüldüğü takdirde, yedek üyelere de ihale dokümanlarının birer örneği verilebilir. Yedek üyenin asıl üyenin yerine ihale komisyonunda görev alması hâlinde ise ihale dokümanlarının bir örneğinin yedek üyeye verilmesi zorunludur.
*Yaklaşık maliyet ve güncellenmesi*
*MADDE 12*- (1) Bu Usul ve Esaslar kapsamında teklif alma usulüne göre yapılacak alımlarda, ihale yapılmadan önce İdare tarafından, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanaklarıyla birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. Ancak yaklaşık maliyetin sınaî veya teknolojik zorunluluklar veya acil ihtiyaçlar nedeniyle belirlenemediğinin gerekçeleriyle birlikte onay belgesinde belirtilmesi kaydıyla, yaklaşık maliyet belirlenmeksizin ihale sürecine başlanabilir.
(2) Yaklaşık maliyete ilişkin herhangi bir bilgiye, onay belgesi ekindeki hesap cetveli dışında hiçbir belgede ve ilanlarda yer verilmez. İsteklilere veya alım süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz.
(3) İhale komisyonu, yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığını belirlemesi durumunda; değişikliğin gerekçelerini belirtmek suretiyle güncellediği yaklaşık maliyeti dikkate alır.
*İhale işlem dosyası*
*MADDE 13*- (1) İhalesi yapılacak her iş için bir işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada; ihale yetkilisinden alınan ihale onay belgesi ve eki yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı, ilan metinleri, istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur.
*İhale dokümanı*
*MADDE 14- (1) İhale başlama kararının alınmasını müteakip, İdare tarafından ihale dokümanı hazırlanır.* İdare, bu Usul ve Esaslar kapsamında yapılacak ihaleye ilişkin idari şartname, teknik şartname, sözleşme tasarısı ve standart formları hazırlamaya yetkilidir. Ancak ihalesine çıkılacak alım işlerinin özelliği nedeniyle, İ**dare tarafından hazırlanmasının mümkün olmadığının ihale yetkilisi tarafından onaylanması kaydıyla, teknik şartnameler hizmet alımı yapılması suretiyle de hazırlattırılabilir.
(2) İhale dokümanında; isteklilere talimatları içeren varsa fiyat dışı unsurlara uygulanacak avantaj oranları da belirtilmiş idari şartname, ihtiyaç listesi, sözleşme tasarısı, teknik şartname ve ekleri ile İdarece uygun görülen diğer bilgi ve belgeler yer alır. İhale dokümanında, söz konusu alım işinin 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi kapsamında yapıldığı, 4734 sayılı Kanundan istisna edildiği ve İdarenin alımı gerçekleştirip gerçekleştirmemekte veya kısmen gerçekleştirmemekte serbest olduğu hususlarına yer verilir.
(3) İdare, ihale dokümanını bu Usul ve Esaslara uygun olarak hazırlar. Her sayfası onaylanan dokümanın bir nüshasının ihale işlem dosyasında muhafazası zorunludur.
(4) İhale dokümanının Türkçe hazırlanması zorunludur. Ancak yabancı isteklilere açık olan ihalelerde, dokümanın tamamı veya bir kısmı Türkçe yanında başka dillerde de hazırlanabilir. Bu durumda, başka dillerde hazırlanan doküman da ihale dokümanlarına dâhil edilir; ancak dokümanın anlaşılmasında, yorumlanmasında ve anlaşmazlıkların çözümünde Türkçe metin esas alınır.
(5) Maliyet etkin en avantajlı teklifin esas alındığı, ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bu unsurların neler olduğu ve bu unsurların avantaj oranları açıkça belirtilir.
İhale ilanı