Madde 46 — Belge Büro Amirliğinin görevleri

MADDE 46- (1) Belge Büro Amirliği;

a) Gelen evrak işlemleri kapsamında;

1) Başkanlığa hitaben gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarından şahıs adlarına gelen özel mazruf ve gönderiler hariç diğer tüm belge ve gönderiyi kontrol ederek teslim almak,

2) Teslim alınan belge ve gönderinin üzerine, geldiği tarihi belirten kaşe basılıp havale edilecek birimi belirterek belge ve gönderi üzerinde bulunan üst veri bilgilerini elektronik ortama kaydetmek,

3) Elektronik ortamda gelen belge sayısını gelen evrak kayıt kaşesi üzerine kırmızı renkli kalem ile yazarak havalesi yapılan ilgili birime zimmet karşılığı sevk etmek,

4) Delil niteliği taşıyabilecek her türlü iz, eser, emare, belirti, nesne, belge, eşya veya materyali, zarar görmeyecek şekilde muhafaza edilmiş hâliyle teslim almak,

5) Gerçek veya tüzel kişilere ait ya da bunların kanuni temsilcileri tarafından Başkanlığa getirilen dilekçe ve benzeri evrakı kimlik doğrulaması yaparak teslim almak, teslim alınan dilekçe ve benzeri evrakı elektronik ortamda kayıt altına almak ve ilgilisine Evrak Takip Fişi vermek,

6) Başkanlık makamı ve birimler adına millî gizlilik derecesi bulunan evraklarla ilgili iş ve işlemleri 25/4/2022 tarihli ve 5529 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ile yürürlüğe konulan Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre yapmak,

7) Başkanlığa sehven gelen belge, evrak ve gönderiyi ilgili birim, kurum, kuruluş, gerçek veya tüzel kişilere üst yazı ile göndermek,

8) Gelen evrak kayıt föylerinden yararlanarak; gelen evrakın günlük, aylık, yıllık istatistik cetvellerini tutmak, birimlerine göre tasnifli olarak saklamak, yıl sonunda bu föyleri kontrol ederek tam olduğunu tespit ettikten sonra arşivde muhafaza etmek,

b) Giden evrak işlemleri kapsamında;

1) Başkanlık birimlerince üretilen ve üst veri bilgileri elektronik ortama kaydedilen, taşra teşkilatı, gerçek ve tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşlarına posta veya kurye ile gidecek olan belge, evrak ve gönderiyi Giden Evrak Kayıt Formu ile teslim almak,

2) Elektronik ortamda kayıt altına alınan ve üreten birim tarafından gönderi şekli belirlenen belge, evrak veya gönderilerden; adi posta gönderilerini Adi Mektup Posta Gönderi Zimmet Formu ile acele posta servisi ve taahhütlü posta gönderilerini ise Taahhütlü Mektup Posta Gönderi Zimmet Formu ile göndermek, belge, evrak veya gönderiyi şehir içindeki kurum ve kuruluşlar ile gerçek ve tüzel kişilere elden teslim edilmesi gerektiği durumlarda ise Giden Evrak Şehir İçi Zimmet Formu ile teslim etmek,

3) Belge, evrak ve gönderileri gizlilik dereceli olup olmamasına göre ayırarak ilgili mevzuat hükümlerine göre göndermek,

4) Pul mutemedi olarak bir asil bir yedek personelin görevlendirilmesine ilişkin Başkanlık Makamından onay almak,

5) Başkanlık birimlerinden gidecek gönderiler için posta pulu ihtiyacını tespit ederek ilgili birimden ödenek talebinde bulunmak,

6) Posta pulu veya posta ücreti ödeme makinesine yüklenecek kredi ödeneklerini ilgili birimden karşılamak,

7) PTT’den alınan resmî pulların veya posta ücreti ödeme makinesine yüklenen avansın günlük giderlerini ilgili defterlere kaydetmek, bu defterleri her ayın sonunda şube müdürüne, her yılın sonunda ise Başkana onaylatmak,

8) Günlük tutulmakta olan posta giderleri ile giden evrak sayı istatistiklerini aylık, yıllık istatistik cetvellerini tutmak, birimlerine göre tasnifli olarak saklamak, yıl sonunda bu föyleri kontrol ederek tam olduğunu tespit ettikten sonra arşivde muhafaza etmek,

c) Başkanlık birimlerinde görevli EBYS’den sorumlu sistem birim sorumlularının yetki ve iptal işlemlerini ilgili mevzuat hükümlerine göre yapmak,

ç) Mevzuata uygun olarak verilen diğer görevleri yapmak,

ile görevlidir.

Arşiv Büro Amirliğinin görevleri