Madde 13 — İdari Büro Amirliğinin görevleri

MADDE 13- (1) İdari Büro Amirliği;

a) Enstitüye fiziki olarak gelen evrakı zimmetle teslim almak, Şube Müdürüne arz etmek ve talimata göre ilgili büroya sevk etmek,

b) Elektronik Belge Yönetim Sistemi  üzerinden Enstitüye gelen evrakı kontrol ederek ilgili büroya havale etmek,

c) Tespit edilen usul ve esaslar çerçevesinde bürodan giden evrakın imza, sevk, dosyalama ve arşivleme hizmetlerini yürütmek,

ç) Genel Müdürlük, Akademi ile diğer kurum ve kuruluşlardan Enstitüye gelen yönetmelik, genelge, tamim, emir yazı, duyuru ve buna benzer personele tebliği gereken evrakı Şube Müdürlüğü personeline tebliğ etmek,

d) Enstitü personelinin izin, istirahat, nöbet durumunu takip etmek, personelin özlük işlemlerini yürütmek,

e) Diğer büro amirlikleriyle gerekli koordineyi sağlayarak Enstitü ve şube brifingini hazırlamak ve ilgili birimlere göndermek,

f) Mesai takip çizelgesini tutmak, takibini yapmak ve muhafaza etmek,

g) İlgili mevzuat gereği bulunması gerekli defterlerin, usulüne uygun olarak tutulup muhafaza edilmesini sağlamak,

ğ) Şube Müdürünün vereceği emirleri ilgili bürolara duyurmak, takibini yapmak ve şube içi bürolar arası personel görevlendirilmesi ile ilgili işlemleri yapmak,

h) Göreviyle ilgili konulara ilişkin görüş yazılarına cevabi yazıları hazırlayarak ilgili mercilere bildirmek,

ı) Şube Müdürü odasında bulunması gereken resmî mühür ve beratı, teftiş defteri ve kişiye özel evrak kayıt defterinin şube müdürleri görev değişikliğinde devir tesliminin takibini yapmak,

i) Her yıl şubat ayında, bekleme sürelerini dolduran evrakla ilgili, mevzuat çerçevesinde ayıklama ve imha komisyonu kurarak imhası gereken evrakı imha etmek,

j) Teftiş ve denetimler sonucunda tespit edilen hususlara ilişkin gerekli bildirim ve işlemleri yapmak,

k) Yangın, sivil savunma, evrak ve personel güvenliğine ilişkin düzenlemeleri yapmak ve uygulanmasını takip etmek,

l) Enstitünün her türlü mali iş ve işlemlerini Döner Sermaye İşletmesi ve Başkanlık İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü ile koordineli şekilde yürütmek,

m) Müdür, müdür yardımcıları ile Enstitü Sekreterine gelen ve giden evrakın kayıt ve takibini yapmak, dosyalamak ve muhafaza edilmesini sağlamak,

n) Müdürün randevularını düzenlemek, ziyaretçilerini kabul etmek ve telefon görüşmelerini sağlamak,

o) Enstitünün protokol, ziyaret ve tören işlerini düzenlemek,

ö) Her öğretim yılı sonunda Enstitünün genel durumu ve işleyişi hakkında düzenlenecek raporu ilgili büro amirlikleriyle gerekli koordine kurarak hazırlamak ve ilgili birime göndermek,

p) Basın ve halkla ilişkiler hizmetinin yürütülmesini sağlamak,

r) Müdür, müdür yardımcıları ve Enstitü Sekreterinin sekretarya işlemlerini yapmak,

s) Mevzuata uygun olarak verilen diğer görevleri yerine getirmek,

ile görevlidir.

Öğrenci İşleri Büro Amirliğinin görevleri