Madde 20 — Enstitü Sekreteri

MADDE 20 – (1) Her enstitüde Enstitü Müdürüne bağlı bir Enstitü Sekreteri bulunur. Enstitü Sekreterliğinin teşkilat ve kadrosu, enstitülerin kuruluş ve kadrolarında gösterilir.

(2) Enstitü Sekreterliğinde görevlendirilecek personel, asker veya sivil kişi olabilir. Bu husus, ilgili enstitünün kuruluş ve kadroları ile görev tanım formlarında belirtilir. Enstitü Müdürünün talebi ve Rektörün teklifi üzerine Milli Savunma Bakanı tarafından atanır. Enstitü Sekreterinin asker kişi olması durumunda atama, Enstitü Müdürünün talebi ve Rektörün teklifi üzerine 926 sayılı Kanun hükümleri çerçevesinde atamaya yetkili birim tarafından Milli Savunma Bakanı onayıyla yapılır.

(3) Enstitü Sekreteri; Milli Savunma Üniversitesi amaç ve ilkelerine uygun olarak, eğitim ve öğretim faaliyetlerinin yürütülmesini destekleyecek idari iç hizmetlerin yürütülmesini sağlamak ve Enstitü Müdürüne bu konularla ilgili olarak yardımcı olmakla görevlidir.

(4) Görev, yetki ve sorumlulukları:

a) İdari yönetim yapısının başında bulunmak; Enstitüde çalışan idari, teknik ve yardımcı hizmetler personeli arasında işbölümünü ve koordinasyonu sağlamak, atanmasına ilişkin öneride bulunmak, gerekli denetimi ve gözetimi yapmak.

b) Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulu gündemini Enstitü Müdürü ile hazırlamak ve bu kurullarda oy hakkı bulunmaksızın raportörlük yapmak.

c) Akademik ve idari personel ile ilgili mevzuatı, değişiklikleri takip etmek ve personeli değişiklikler hakkında bilgilendirmek.

ç) Enstitü yerleşkesinde gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasında Enstitü Müdürüne yardımcı olmak.

d) Fiziki altyapı iyileştirmelerine yönelik projeleri uygulamak.

e) Resmi açılışlar, törenler ve öğrenci etkinlikleri ile ilgili hazırlıkları yapmak ve sonuçlandırmak.

f) Kurum/kuruluş ve şahıslardan Müdürlüğe gelen yazıların cevaplandırılması için gerekli işlemleri yapmak, yazıları takip etmek ve kaydını tutmak.

g) Akademik ve idari personelin özlük hakları işlemlerinin yürütülmesini sağlamak.

ğ) 9/10/2003 tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu çerçevesinde basit bilgi istemi niteliğini taşıyan yazılara cevap vermek.

h) Enstitüde öğrenci işlerinin düzenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak.

ı) Sekreterlik personelinin disiplin ve sicil amirliğini yapmak, idari personelin izinlerini Enstitüdeki işleyişi aksatmayacak biçimde düzenlemek.

i) Resmi yazıların parafe ve koordinelerini yapmak.

j) Enstitü için gerekli olan her türlü mal ve malzeme alımlarında lojistik destek birimleriyle koordineli çalışmak.

k) Gerçekleştirme memurluğu görevini yerine getirmek.

l) Enstitü ile diğer kurumlar arasındaki yazışmaları ve işbirliklerini yürütmek.

m) Eğitim altyapısı ile yazılım ve donanımların çalışır durumda olmasını, bakımını ve güncel bulundurulmasını sağlamak.

n) Enstitünün eğitim ve öğretim, yönetmelik, yönetim, idari ve mali işlerle ilgili duyurularının Enstitü ve/veya Üniversite Genel Ağ ve Türk Silahlı Kuvvetleri Ağı sayfalarında yayınlanmasını sağlamak.

o) Öğrencilerin derse devam durumunu takip etmek, günlük ders yoklamalarını alarak Enstitü Müdürlüğüne bildirmek.

ö) Milli Savunma Üniversitesi mevzuatı ve Enstitü Müdürü tarafından görev alanıyla ilgili verilecek diğer görevleri yapmak.

(5) Enstitü sekreterine bağlı olarak teşkil edilecek idari yönetim birimlerinin görev ve sorumlulukları ayrıca görev tanım formlarında belirtilir.

Ana bilim dalı başkanı