Madde 3 — Tanımlar

Madde 3 – Bu Yönetmelikte geçen :

a)Arşiv Malzemesi : Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonucu bağlanmış olup ikinci maddede belirtilen Kocaeli Üniversitesi birimleri ve bunlara bağlı kuruluşların hizmetleri, haberleşme işlemleri sonucunda oluşan ve Üniversite tarafından saklanması gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki ve teknik değer olarak bırakılması gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve ilişkiler bakımından tarihi,hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye saptamaya yarayan ayrıca ait olduğu devrin ahlak, örf ve adetlerini veya çeşitlerini sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plân, harita, proje, mühür, damga, mikrofilm, fotoğraf, ses ve görüntü bantı, bilgisayar bantları ile bunların kullanabilirliğini sağlayan dokümantasyon, baskı ve benzeri belgeler ve malzemeyi,

b)Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden, zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüzbiryıl geçmemiş memuriyet sicil dosyalarına, Üniversitenin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı devlet ve milletlerarası kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası  andlamaşları,

c)Birim Arşivi: Kocaeli Üniversitesi birimleri ile kuruluşlarının göreve ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu birim ve kuruluşların bünyesinde aktüalitesini koruyarak günlük iş akımı içinde aktif bir şekilde kullanılan arşivlik malzemenin belirli biri süre saklandığı arşiv birimlerini,

d)Üniversite Arşivi: Üniversite’nin Rektörlük kuruluşu içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine kıyasla daha uzun süre sakladığı merkezi arşivi,

e)Üniversite       :    Kocaeli Üniversitesi’ni,

f)Rektörlük        :    Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü’nü,

g)Birimler   : Bu Yönetmeliğin ikinci maddesinde belirtilen Kocaeli Üniversitesi’nin eğitim – öğretim, araştırma, yayın ve idari birimleri ile bunlara bağlı kuruluşları

ifade eder.