Madde 43 — Arşiv Malzemesi Devir–Teslim ve Envanter Formunun düzenlenmesi

MADDE 43 – (1) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne devredilecek arşiv malzemesi bulunması halinde; Devlet Arşivine devredilecek arşiv malzemesi için “Devir–Teslim ve Envanter Formu” (EK– 8) düzenlenir.

(2) Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

(3) Form üzerinde, teslim edilen arşiv malzemesinin;

a) “Birimi” bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b) “Türü” bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim, film, plâk, görüntü bandı, ses bandı, damga vb. olduğu,

c) “İşlem yılı” bölümüne, arşiv malzemesinin ortaya çıktığı yıl,

ç) “Teşkilat kodu” bölümüne, her dikdörtgen içine sırasıyla kurum, birim, alt birim kodları,

d) “Envanter sıra numarası” bölümüne, ekleri dışında, evrakın envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

e) “İşlem tarihi” bölümüne, evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih,

f) “Sayı” bölümüne, evraka verilen sayı veya dosya numarası,

g) “Gizlilik derecesi” bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak “G” kısaltması ile gösterilir),

ğ) “Konusu” bölümüne, evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

h) “Adedi” bölümüne, dosyalar için toplam yazı sayısı, defterler için toplam sayfa sayısı, diğer belgeler için toplam adet,

ı) “Açıklama” bölümüne, devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gereken açıklamalar (yıpranma, eksiklik gibi),

yazılır.

(4) Formun, “Kutu”, “Dosya” ve “Evrak Sıra No” bölümleri Devlet Arşivince doldurulur.

Yararlanma