Madde 41 — Devlet arşivine devredilecek arşiv malzemesinin tasnifi
MADDE 41 – (1) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile mutabakat sağlanması halinde; ayıklama ve imha işlemlerinden sonra, arşiv malzemesi özelliğinde olup Devlet Arşivine devredilmek üzere saklanan evrak tasnife tâbi tutulur.
(2) Tasnif işlemi, evrakın aidiyeti ve aslî düzeni bozulmadan yapılır. Tasnif işlemleri aşağıda belirtilen sıra takip edilerek gerçekleştirilir.
a) Önce, her birim ve alt birimlere ait evrak, tek tek elden geçirilerek aslî düzenleri ve aidiyetleri kontrol edilir. Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve eklerinden ayrılmaz. Ekler, asıl evrak ile birlikte ele alınır.
b) Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve Bakanlıkça birlikte hazırlanacak “devlet arşiv kodları” konur.
c) Birden fazla sayfa ve yapraktan ibaret olan evrakın, dağılmasını ve yerlerinin kaybolmasını önlemek, aidiyetlerini sağlamak amacıyla, yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evrak birden başlamak üzere sıra numarası verilir.
Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşesine kurşun kalemle adet olarak yazılır.
ç) Birimleri itibariyle evrak ve eklerinin aslî düzeni içerisinde gün, ay ve yıl sırasına göre kronolojik sırada olup olmadığı kontrol edilir.
d) Kronolojik sıralama işlemi, eski tarihten yeni tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrakın kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.
e) Ayırma sonunda, evrakın ait olduğu birimin merkezde daire başkanlığına, taşrada şefliğine kadar, önceden belirlenmiş kodları yazılı lâstikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (EK– 7), evrakın arka yüzünün sol üst köşesine siyah ıstampa mürekkebi kullanılarak basılır. Arşiv yer damgasında alt birim koduna kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodlarına yapımı sırasında damgada yer verilir.
(2) Arşiv yer damgası, aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evrakın eklerine de basılır.
(3) Bu tasnif sistemi, sadece klâsik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı gibi değişik türdeki malzemenin tasnifi, malzemenin gerektirdiği sistem ve işlemlere göre yapılır.
Arşiv malzemesinin devlet arşivine devri