Madde 30 — Birim arşivinde imha edilecek malzemeye ilişkin işlemler

MADDE 30 – (1) Birim arşivinde 13 üncü madde hükümleri gereğince imha edilmek üzere ayrılan malzeme için, kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında kurum ve birim arşivinden yeteri kadar görevli ile imhası yapılacak malzemenin ait olduğu alt birimden evrak tecrübesi olan ve biriminin iş ve işlemlerini iyi bilen bir kişinin katılacağı bir imha komisyonu kurulur. Taşra birim arşivlerinde kurum arşiv sorumlusu aranmaz. Komisyon kararlarını oy çokluğu ile alır. Oylarda eşitlik halinde başkanın oy kullandığı tarafın görüşü geçerli sayılır. Komisyonca alınan kararlar doğrultusunda birim arşiv görevlilerince bir “İmha Listesi” hazırlanır (EK– 5). Listenin her sayfası komisyon üyelerince imzalanır.

(2) İmha listeleri merkezde Bakanlık Makamının, illerde valiliğin, ilçelerde kaymakamın onayı ile kesinlik kazanır. İmhası kesinleşen malzeme, komisyon üyelerince imzalı “İmha Tutanağı” (EK– 6) ile Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce belirlenen yere gönderilir veya imha edilecek malzeme, başkaları tarafından görülüp okunması mümkün olmayacak şekilde özel makinelerle kıyılarak, kağıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere değerlendirilir. Gönderme işlemlerinde 41 inci madde uyarınca hareket edilir.

(3) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş malzemenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

(4) İmha listesi ve imha tutanağı ilgili birim arşivinde 10 yıl süreyle saklanır. İmhası reddedilen malzeme 27 nci maddeye göre ilgili komisyonlarca yeniden değerlendirilir.

Ayıklama ve imha edilmeyecek malzeme