Madde 28 — Uygunluk kontrolü

MADDE 28 – (1) Ayırım sonucunda işlemi tamamlanmış veya birim arşivine devredilecek malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a) Dosya kayıtlarıyla envanter kayıtlarının karşılaştırılarak eksik olup olmadığına,

b) Dosya ve klasörlerin 21 inci madde hükümlerine göre düzenlenip düzenlenmediğine,

c) Ciltli olarak saklanması gerekenlerin ciltlenip ciltlenmediğine,

ç) Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,

d) Defterlerle, ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine, devirden önce verilmiş numaraların, birim kodunun, konu ve işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e) İşlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterlerinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

f) Sayfaların ve eklerin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına,

g) Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus “Kayıt Defteri” veya “Föyleri” gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekerrür veya eksiklik olup olmadığına,

ğ) Bir aidiyet içerisinde, aynı mahiyette birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

bakılır, eksikler varsa tamamlanır.

(2) Merkez birim arşivlerince kurum arşivine devredilecek arşivlik malzeme, uygunluk kontrolünden geçirilir.

(3) Uygunluk kontrolü, kurum ve merkez birim arşivleri görevlilerince, alt birim arşivlerinde ise ilgili alt birim personeli ile birim arşivi görevlilerince birlikte yapılır.

Kurum arşivine devir