Madde 12 — Uygunluk Kontrolü

Madde 12 — Ayırım sonucu, işlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek mal­zeme, uygunluk kontrolünden geçirilir. Bu kontrolde;

a)    Arşive devredilecek malzemenin işlem yılı itibariyle, aidiyetine göre kaydına mahsus "Kayıt Defteri" veya "Föyleri" gözden geçirilerek, sıra numaralarında atlama, tekrar veya eksiklik olup olmadığına,

b)    Bir aidi yet içerisinde, aynı özellikte birden fazla malzeme birimi varsa, kayıt defteri veya föylerdeki kayıtların düzeltilmek suretiyle birleştirilip birleştirilmediğine,

c)    Dosya içerisinde bulunan evrakın gerektiği biçimde dosyalanıp dosyalanmadığına,

d)    Klasörler ve dosyalar üzerine devirden önce klasör ve dosyalara verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

e)    Ciltli olarak saklanması düşünülmüş olanların ciltlenip ciltlenmediğine,

f)     Zarflanması gerekenlerin zarflanıp zarflanmadığına,

g) Defterlerle ciltlenmiş veya zarflanmış olanların üzerine devirden önce verilmiş numaraların, birim adının, ait olduğu işlem yılının yazılıp yazılmadığına,

h) işlem yılı esasına göre düzenlenen kayıt defterinin veya bu maksatla kullanılan föy ciltlerinin kapaklarının etiketlenip etiketlenmediğine,

ı) Sayfaların ve eklerinin yırtık, kopuk veya eksik olup olmadığına bakılır, eksiklikleri varsa tamamlanır.

Uygunluk kontrolü, ilgili alt birim personeli ile birim arşivi yetkili personelince birlikte yapılır.

Malzemenin Birim Arşivine Devri