Madde 11 — Birim Arşivine Verilecek Malzemenin Ayırımı ve Hazırlanması

Madde 11 — Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme birimlerin­ce gözden geçirilir, işlemi tamamlananlar, işlemi devanı edenler Ve işlemi tamamlanmış olma­sına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

Ayırım işlemlerinden sonra, birim arşivine devredilecek malzeme, ilgili birimlerde işin ve mal/emenin özelliklerine göre;

a)       Birimi,

b)       İşlem yılı (oluştuğu yıl),

a)        Konu ve işlem itibariyle aidiyeti,

b)        Aidiyet içerisindeki tarih (aidiyet içerisindeki kronolojik sıralama küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Ekler için de aynı usul uygulanır) ve sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanır.

Ancak, istisnai bir kural olarak, sitil ve özlük dosyalan, kurum sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de, buna göre bir yerleştirme yapılır.

İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evrakının bulunduğu dosya gömleğinin, sağ üst köşesine kırmızı ıstampa mürekkebi ile "gizli" damgası vurulur. Gizlilik dereceli malzeme arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal malzeme gibi işleme tabi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, gizliliği kaldırılmadıkça, bu özelliğini korur.

Gizliliği kaldırılan malzemeye "Gizliliği Kaldırıldı" damgası vurularak, gizlilik dam­gası iptal edilir.

Uygunluk Kontrolü