Madde 6 — Arşiv hizmetlerinin yürütülmesine dair usûl ve esaslar
MADDE 6 –(1) Diplomatik Arşiv Dairesi Başkanlığı, 6004 sayılı Kanunun 8 inci maddesinin birinci fıkrasının (d) bendinde belirlenen görevlerini aşağıdaki usûl ve esaslar çerçevesinde yürütür:
a) Bakanlık SSSDP’nin Birim Arşivlerince uygulanmasını denetler; Birim Arşivlerinin Merkez Arşivine öngörülen esaslar çerçevesinde aktarılması sürecini yönetir.
b) Birim arşivlerinde imha komisyonlarının oluşturulmasına yol gösterir; birim tarafından oluşturulacak imha listelerini inceleyerek, üst makamın onayına sunar; Merkez Arşivinde öngörülecek imha işlemleri için kurulacak imha komisyonlarının başkanlığını yapar ve hazırlanacak listeyi üst makamın onayına sunar.
c) Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması sürecini Bakanlığın ilgili birimi ile birlikte yönetir; gerektiğinde Bakanlık ilgili birimleriyle eşgüdüm çerçevesinde personel ve bilgi güvenliğine zarar gelmeyecek şekilde Bakanlık dışı kaynakların hizmetine başvurur, çalışmalarda görev alan Bakanlık personelinin en az Gizli Güvenlik belgesi sahibi olması önkoşulunu sağlar, sunucu ve kullanıcı bilgisayarlarında veri güvenliğini sağlayacak tüm güvenlik önlemlerinin alınmasına azami özen gösterir.
ç) Sayısal ortama aktarılan arşiv malzemesinin devletin, devlet dışı kuruluşların ve araştırmacıların istifadesine sunulması için gerekli idari ve teknik düzenlemelerin ilgili Bakanlık birimleriyle eşgüdüm içerisinde planlanmasına ve uygulanmasına nezaret eder.
d) Gizliliği kaldırılan ve araştırmacılara açılan arşiv malzemesi hakkında tanıtım faaliyetinde bulunur; rehber ve katalog hazırlar; araştırma başvurularını değerlendirip işleme koyar.
e) Yurtiçinde ve yurtdışında arşivcilik konusundaki gelişmeleri izler.
f) Yabancı diplomatik arşivlerde incelemelerde bulunur; kurumsal ilişkiler geliştirir.
g) Yurtiçinde arşivcilikle ilgili kurumlarla ve akademik çevrelerle danışma mekanizmaları oluşturur.
ğ) Dışişleri Bakanlığı arşiv malzemesinin dönemsel kitaplar halinde yayımlanmasını organize eder.
h) Başka kuruluşlara ve yabancı diplomatik arşivlere ait gizlilik dereceli arşiv malzemesinin gizliliğinin kaldırılması konusunda gerekli girişimleri Dışişleri Bakanlığının ilgili birimiyle eşgüdüm içerisinde yürütür.
ı) Dışişleri Bakanlığı Kütüphanesini yönetir; basılı ve sayısal ortamda yayın satın alma ve abonelik gibi işlemleri Bakanlık birimleriyle eşgüdüm içinde yürütür.
i) Arşiv hizmetleri konusunda Bakanlık personeli için eğitici etkinlikler düzenler.
j) Yıpranmış, tahrip olmuş arşiv malzemesinin onarım ve restorasyonu için ihtisas birimi oluşturur ve çalışmalarını denetler.