Madde 17 — Elektronik arşiv
MADDE 17 – (1) Birim arşivlerinden Merkez Arşive devrolunan arşiv malzemesi, devralındığı şekilde elektronik ortama aktarılabilir. Elektronik ortama aktarılacak malzeme için dikkate alınacak kriterler şunlardır:
a) Dışişleri Bakanlığı bünyesinde yer alan arşiv malzemesi, fiziki hali üzerinde mevcut hiçbir bilgi kaybedilmeden orijinal haliyle sayısallaştırılır. Sayısallaştırılan tüm veriler, gizliliği kaldırılıncaya kadar internetle hiçbir bağlantısı olmayan ve veri sızdırmalarına karşı tüm önlemlerin alınmış olduğu sunucularda e-imzalı olarak saklanır; sunucunun yer aldığı mekâna ve sayısallaştırılan verilere erişim hakkı sadece yetkili personele verilir.
b) Arşiv malzemesi, en az optik 400 DPI çözünürlükte taranır; fiziki haline eşdeğer olacak ve çıplak gözle okunabilen netlikte görüntü kalitesi sağlanacak şekilde sayısallaştırılır.
c) Tarama işlemi bittikten sonra arşiv malzemesi tarama işleminden önce alındığı sıra ile ait olduğu gömlek ve kutuya tekrar yerleştirilir ve dosya bütünlüğü korunur.
ç) Sayısallaştırma esnasında veya sonrasında çözünürlük herhangi bir işlem uygulanarak değiştirilemez, çözünürlük değerleri optik olarak sağlanır.
d) Sayısallaştırma yapılan her bir görüntünün ana kopyası, sıkıştırmasız TIFF formatında ve 24 bit renk derinliğine sahip olarak, hiçbir filtre kullanılmadan taranarak kaydedilir. Her bir görüntünün üst bilgileri (exif) ilgili dosya içerisine belirlenen içerik ve formatta yazılır.
e) Sayısallaştırma yapılan her bir görüntünün dolaşım kopyası %80 kalite jpeg formatında ve 24 bit renk derinliğine sahip olarak, hiçbir filtre kullanılmadan taranarak kaydedilir. Her bir görüntünün üst bilgileri (exif) ilgili dosya içerisine belirlenen içerik ve formatta yazılır.
f) Sayısallaştırılan belgeler aranabilir ibareli formatta hazırlanır.
g) İlk tarama işleminden sonra sayısallaştırılan malzeme üzerinde herhangi bir resim iyileştirme işlemi (kesme, döndürme, çevirme, pozlandırma, gürültü temizliği ve benzeri) uygulanmaz.
ğ) Sayısallaştırma aşamasında, arşiv malzemesinin kimyasal yapısını bozabilecek tarzda yardımcı malzeme ve yöntemler kullanılmaz.
h) Sayısallaştırma işlemi bitiminde, sayfalara ait indeks bilgileri sisteme girilerek taranan görüntülerle eşleştirilmesi yapılır.
ı) Arşiv depoları içerisinde yer alan arşiv saklama üniteleri/dolapları, kutular ve gömlekler barkodlanıp etiketlenir. Arşiv kutu ve klasörlerine ait olduğu fon, dosya bilgisini içeren tanıtıcı sırt bilgisi, tarih ve sıra numarasını gösteren sırt etiketi yapıştırılır.
i) Üretilen barkod numarasıyla ilişkili olarak tüm kutu ve gömlekler için üstveri indeks bilgileri sisteme kaydedilir.
j) Arşiv malzemelerinin bütünlüğünün korunması, nicelik olarak eksiksiz ve tam sayısallaştırılması hususu kontrol edilir.
k) Sayısallaştırılmış her belge için aşağıdaki kalite kontrol ölçütlerine uygunluk kontrol edilir:
1) Görüntü ebadı orijinal belgenin asıl ebadıyla aynı yapılır.
2) Taranmış görüntüde belgedeki ayrıntılar azami ölçüde yansıtılır.
3) Sayısal nüshaların formatı istenilen ölçütlere uygun ve kayıpsız sıkıştırma uygulanarak kaydedilir.
4) Asıl nüsha ve dolaşım nüshaları, çoklu sayfa şeklinde değil her sayfa için ayrı ayrı üretilir.
5) Görüntü yönü ilgili malzemenin yönü ile aynı olur.
6) İndeks ve katalog bilgileri belge içeriğiyle uyumlu ve doğru olarak girilir.
l) Fiziki ortamdaki damgalama işlemi, Elektronik Referans Numarası oluşturulmak suretiyle elektronik ortamda da tatbik edilir.
m) Elektronik ortamda oluşturulan bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla, bir kopyası sabitdisk veya geliştirilmiş benzeri kayıt ortamlarına aktarılmak suretiyle muhafaza edilmesi sağlanır.
(2) Söz konusu sabitdisk veya geliştirilmiş benzeri kayıt ortamının yedeklemesi de yapılır. Sayısal ortama aktarılan verilerin yedek kayıtlarının bulunduğu medya, fiziki güvenlikli bölgede bulunan anahtarlı ve üç kombinezonlu kilit ile korunan çelik kasada saklanır ve bu bölge kapalı devre kayıt sistemleriyle sürekli gözetim altında tutulur.
Arşiv malzemesinin yangından korunması