Madde 16 — Birimlerin Merkez Arşivinden yararlanması

MADDE 16 – (1) Bakanlık birimlerinin görevlendireceği personelin Merkez Arşivinde resmi amaçlarla inceleme, araştırma yapabilmesi için gerekli koşullar DİAD tarafından sağlanır.  Bu amaçla Birim amirinin Ek-7’deki form çerçevesinde DİAD Başkanına yazılı bildirimde bulunması yeterlidir.

(2) Bu tür çalışmalar, Birimin daha önce devrettiği kendisine ait arşiv malzemesi de dahil olmak üzere sayısal ortamda ve ekran üzerinde gerçekleştirilir.  Gizlilik ibaresi taşımayan belgelerin örnekleri sayısal ortam üzerinden alınabilir.

(3) İncelenecek arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması süreci henüz tamamlanmamışsa, araştırma ve inceleme işlem dosyaları üzerinde fiziki ortamda yapılır. Bu durumda da usûlüne uygun örnekler alınabilir.

(4) İstisnai durumlarda, Birimin gerekçeli yazılı talebi üzerine belgelerin asılları DİAD Başkanı’nın onayıyla, tutanak karşılığı, 10 gün içinde iade edilmek üzere verilir. Talepte bulunan Birim amiri, belgenin sorumluluğunu üstlenmiş olur.

Elektronik arşiv