Madde 27 — Rapor Yazma Süresi
MADDE 27 – (Başlığıyla birlikte değişik:RG-3/9/2008-26986)
Müfettişler kendilerine verilen işleri Başkanlıkça belirlenen süreler içerisinde sonuçlandırıp, raporları zamanında düzenleyerek Başkanlığa teslim ederler.
Eğer Başkanlıkça bir süre belirlenmemiş ise, müfettişlere verilen inceleme ve soruşturma görevlerine ilişkin raporların, bilgi ve belge temini işlerinin tamamen sonuçlandırılmasından itibaren en geç otuz gün içinde düzenlenip başkanlığa verilmesi esastır. İnceleme ve soruşturma raporlarının bu süre içerisinde ya da her halükarda görevlendirme tarihinden itibaren en geç üç ay içinde verilmemesi halinde, durum gerekçeli bir yazı ile Başkanlığa bildirilir. İzin, rapor ve öncelikli diğer görevler gibi geçerli nedenlerin bulunması halinde, işin özelliği de dikkate alınarak başkan tarafından bu süre yeteri kadar uzatılabilir.
Madde:28- İşin Devri:
Müfettişe verilmiş olan işlerin bizzat yerine getirilmesi ve başkasına devredilmemesi asıldır. Müfettişler,ellerindeki işleri ancak Teftiş Kurulu Başkanlığı’nın yazılı talimatı ve müsaadesi ile başka bir müfettişe devredilebilir.
Devredilecek işler için, devri yapacak olan müfettiş tarafından bir “devir notu” hazırlanarak, o güne kadar yapılmış çalışmaların boyutu ve tespit edilmiş hususlar ile varılan kaanat hakkında işi devralan müfettişi bilgilendirir ve devredilen iş ile ilgili belgeleri bir dizi pusulasına ekli olarak teslim eder.
Madde:29- Görevin Bizzat İfa Edilmesi:
Teftiş ve tahkik çalışmaları sırasında, yardım amacıyla, görevli personelden veya diğer bir müfettişten çalışmalara kolaylaştırıcı katkıda bulunmasının kabul edilmiş olması, teftiş ve tahkik görevi verilmiş olan Müfettişin görevden doğan sorumluluklarını hiçbir şekilde kaldırmaz ve hafifletmez. Müfettiş, görevlendirildiği işleri, bizzat yapmakla yükümlü, aksi davranışlardan sorumludur.
Madde:30- Teftişe Başlayış:
Teftiş çalışmalarının habersiz ve ani olarak başlatılması esastır. Bunun için müfettiş, görevli olarak gideceği yer ve yapacağı işler hakkında kimseyi haberdar etmeyecek şekilde hareket eder. Teftiş amacıyla gidilen çalışma mahallinde ilk yapılacak işler şunlardır:
a- Teftiş mahalline mesai saatleri içinde varılması halinde müfettiş, vakit kaybetmeden, doğrudan işyerinin para ve nakit hükmündeki kıymetlerinin (kasa) sayımını yapar. Kasa işlemleri ile ilgili fiş, çek ve benzeri belgeleri tesbit eder ve kasa defterine gerekli şerhi vermek suretiyle imzalar.
b- Teftiş mahalline mesai saatleri dışında varıldığında, zamanın müsait olması halinde yine doğrudan işyerine gidilerek, yetkililere haber gönderilir ve kıymetlerin muhafaza edildiği kasa ile gerektiğinde depo, dolap, gibi yerler mühür altına alınır ve durum tutanakla tevsik olunur. Ancak, bu uygulamanın özel önem arzeden istisnai teftişlere münhasır kılınması şeklindeki mutad prensipler de gözönünde bulundurulur. İşaret olunan türden özel mahiyet arzeden bir durum yoksa, teftiş mahalline mesai saatleri dışında varılması halinde müfettiş, hüviyetini belli etmeden müteakip mesai gününü bekler ve mesai başlangıcından önce ilgili birime giderek mutad şekilde çalışmalara baslar.
Madde:31- Sayım:
Teftiş çalışmaların, nakit ve kıymetlerin sayımı ile başlanır. Sayım ve mutabakat çalışmalarında aşağıdaki hususlara riayet edilir.
a- Sayımı yapılan kıymetlerle ilgili görevlilerin sayım sırasında hazır bulunmaları ve tesbit tutanaklarını imzalamaları gereklidir.
b- Bir günden fazla devam edecek sayımlarda günlük sayım tutanakları, tanzim edilir ve depolar müşterek muhafaza esasına göre mühürlenerek keyfiyet bir tutanakla da tevsik edilir.Ertesi gün yine bir tutanakla müştereken açılır.
c- Sayım ve mutabakat çalışmaları tam ve sağlıklı olarak sonuçlandırılmadan, diğer işlemlerin tetkikine başlanılmaması esastır.Ancak nakit ve nakit hükmündeki varlıklar dışında kalan kıymetlerin mutabakatının zamana ihtiyaç göstermesinin mutad olduğu hallerde, bir yandan mutabakat çalışmalarına kontrollü olarak devam edilirken, diğer yandan da muamelat tetkikine geçilmesi, işin icaplarına uyması halinde görevli Müfettişin taktirindedir.
d- Teftiş çalışmalarının başlatılması ile birlikte sayımı yapılacak kıymetler şunlardır. Kasadaki paralar, çekler, çek karneleri, alacak senetleri, menkul kıymet portföyü, teminat mektupları, demirbaş ve kayda tabi malzemeler, ambar mevcutları, nakil vasıtaları ve iş makinaları, stoklar, kullanılmamış makbuzlar, ekonoma ile sayımında fayda görülen diğer mevcut ve kıymetler.
e- Bütün kıymetlerin noksansız şekilde sayılıp ölçülmesi ve teftişin başlangıcındaki mevcutların kayıtlarla karşılaştırılması esastır. Ancak, stok mevcutlarının fazla olduğu işletmelerde, sayımın sondaj esasına göre de yapılması mümkün olduğu gibi, ölçmenin fazla zaman ve masrafa ihtiyaç gösterdiği hallerde, örnekleme metodu ile tesbit yapılabilir Ancak, sayıma tabi kıymet ve stoklar hakkında şüphe ya da usulsüzlük sözkonusu ise veya soruşturma amaçlı bir tetkik halinde tahmin ve sondaj usullerinin kullanılmasına yer olmayıp, sayımların tam yapılması gerekir.
f- Senede bağlı kalacaklar ile menkul kıymetler ve teminat mektupları gibi kıymetli kağıtların sayım ve mutabakatı fiili çekim esasına göre yapılır. Banka ve müşteri cari hesaplarının nihai durumu, teftişe başlandığı tarih itibariyle ilgili kuruluştan yazılı olarak sorulur.
g- Mevcutların tam ve kıymetlerin muntazam olduğuna kanaat getirilen birimlerde, demirbaş ve tesisler sondaj suretiyle sayılabilir.
h- Teftişin başladığı gün itibariyle ilgililerden bir teftiş mizanı istenir, yardımcı hesap bazındaki kayıtları ihtiva edecek olan bu mizan ile fiili sayımlar karşılaştırılmak suretiyle muhasebe mutabakatı temin edilir.
i- Bütün sayım sonuçlarının tutanağa bağlanması esastır. Ancak, sayım yapılan ünitelerin durumu da dikkate alınarak, faklılık gösteren durumların tutanağa geçilmesi hususunda müfettiş takdir yetkisini kullanabilir.
j- Sayım ve mutabakat çalışmalarının hangi usulle (tarama, sondaj vb) yapıldığı hususuna raporda işaret olunur.
Madde:32- Teftişlerde Riayet Edilecek Hususlar:
Teftişe tabi bütün servislerin Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Genelge ve emirler doğrultusunda, işletmecilik ilkeleri ile karlılık ve verimlilik esaslarına uygun şekilde çalışıp çalışmadıkları tetkik ve tahlil edilerek, sonuçlarına teftiş raporunun ilgili bölümünde yer verilir. Gerek ve yarar görülmesi halinde ayrı bir rapor düzenlenebilir
Muhasebe teftişlerinde, bütün mali kayıtlar ile müsbit evrak ve belgelerin, defter kayıtları ile karşılaştırmalı olarak ve tarama usulü ile incelenmesi esastır.
Önceki yıl teftişleri üzerine Genel Müdürlükten gönderilmiş talimatlarda işaret olunmuş işlem ve tedbirlerin yerine getirilip getirilmediğinin tetkiki ile sonuçlarının rapora derci gereklidir.
IV. BÖLÜM
MÜFETTİŞLERİN VERECEKLERİ RAPORLAR
Madde:33- Rapor Düzenleme Zorunluluğu:
Müfettişlerce yapılan her teftiş inceleme ve soruşturma mutlaka bir rapora bağlanır. Rapor ve eklerinin her sehifesi, müfettiş tarafından mühürlenip paraf edilir. Raporların kapsamı ve uygulamaya ilişkin usuller Başkanlık’ca tesbit edilir.
Madde:34- Rapor Türleri:
Raporlar, konularına ve tabi tutulacakları işlemin mahiyetine göre;
a- Cevaplı Teftiş Raporu,
b- İnceleme Raporu (Basit Rapor),
c- Tahkikat (Soruşturma) Raporu
d- Genel Durum Raporu
biçiminde tanzim edilir.
Madde:35- Cevaplı Teftiş Raporu:
Cevaplı teftiş raporları, yapılan teftişler sonunda, Kanun, Tüzük, Yönetmelik, Ana Sözleşme, Sözleşme, Yönetim Kurulu Kararı, Genel Müdürlük Talimatları gibi mevzuat hükümleri ile karlılık ve verimlilik ilkelerine uymayan yanlış ve hatalı uygulamalarla kurumun çalışma presiplerine uymayan usul ve davranışların tesbiti ile, hangi mevzuata aykırı olduğunu göstermek ve yapılması gereken işlem veya alınması icap eden önlemleri belirlemek üzere düzenlenen raporlardır.
A- Cevaplı Raporların Düzenlenmesi:
Cevaplı teftiş raporları, teftişi yapan müfettiş sayısı da dikkate alınarak, en az 4 nüsha düzenlenir. 1. ve 3. nüshalar, teftiş sonuçları üzerinde gerekli işlemlerin yapılabilmesi için bir yazı ekinde Kurul Başkanlığı’na, 2. nüsha ise yine bir yazı ekinde teftiş edilen birime verilir. 4. nüsha ise, teftiş yapan müfettişte kalır.
Raporda, hangi tarihler arasındaki muamelatın teftiş edildiği , hangi işlem grubunun hangi usulle (tarama veya sondaj) incelendiği, hatalı ve noksan görülen hususların, mevzuatın hangi hükümlerine ve ne sebeple uygun bulunmadığı, mevzuatına göre yapılması gereken işlemin ne olduğu hususları, açık bir ifadeyle belirtilir. Her tenkit, tahlil ve temenni, behemahal objektif bir kıstasa dayandırılır.
Raporlarda, muğlak ifadelere yer verilmez, kolay anlaşılabilen, kararsızlık yansıtmayan, açık ve sade bir üslup kullanılır.
Raporlarda, hacimden ziyade, muhtevaya itibar edilmesi esas olduğundan, gereksiz ayrıntıya girilmek yerine, kısa, öz ve anlamlı yazılması lazımdır.
Cevaplı raporların, teftiş edilen birimin fonksiyonlarını yansıtacak bölüm dizaynına sahip olması ve şekil yönünden Başkanlık tarafından tesbit ve temin edilecek formatlara uygun olarak hazırlanması esastır. Bu esaslar, gelişen ve değişen şartlar ve periyodik teftiş sonuçları da dikkate alınarak, Başkanlık’ca yeniden düzenlenir. Müfettişler, yeni düzeltmeleri titizlikle uygulayıp, Kurum camiasında yeknesaklığı temin eder.
B- Raporların Cevaplandırılması:
Teftiş çalışmaları sonucunda kendisine rapor tebliğ edilen ünite, raporda konu edilen işlemleri değerlendirerek, tespit ve görüşlerini en geç 15 gün içinde doğrudan teftişi yapan müfettişe gönderir. Rapor cevapları, müfettişin rapor tevdiine ilişkin yazısında kayıtlı şekil ve sayıda hazırlanır, her sahifesi mühürlü ve yetkililerce imzalanmış olarak, bir takdim yazısı ekinde müfettişlik adresine gönderilir.
Teftiş edilen birim yetkilileri, cevaplı teftiş raporunda, kayıtlı maddelere verecekleri cevapların açık ve istenilen hususların tam karşılığı olmasına bilhassa özen gösterirler. Rapor cevaplarında, anlaşılması zor, mesnetsiz, konuyu amacından saptıran, sadelikten
uzak ve muğlak ifadelere, keza kişisel görüşlere ve rapor metninde kayıtlı bulunmayan konulara yer verilmez.
Rapor’un verilen 15 günlük süre içinde cevaplandırılmasının kabul edilebilir sebeplerle mümkün olmayacağının anlaşılması halinde, teftişe tabi ünite yetkilileri, teftişi yapan Müfettişe müraacat ederek ek süre talebinde bulunurlar. Müfettiş, ilk cevap süresini aşmamak kaydıyla ek süre verebilir. Bu süre zarfında da rapor cevabının alınmaması halinde, durum, müfettiş tarafından yazılı olarak Başkanlığa bildirilir ve alacağı talimata göre işlem yapar.
Müfettiş, tanzim ve tevdi ettiği raporların, verilen süreler içinde cevaplandırılmasını takip ve teminden sorumludur.
Kabul edilebilir haklı bir sebep olmadıkça, kendisine tevdi edilen rapor ve yazılara süresi içinde, işin gereklerine ve usule uygun şekilde cevap vermeyen görevliler hakkında yürürlükteki mevzuat çerçevesinde disiplin işlemine başvurulur.
C- Müfettişin Son Görüş Hazırlaması:
Teftiş raporlarına, ilgili ünite tarafından verilen cevaplar, Müfettişlikçe değerlendirilir. Raporda kayıtlı hususlarla, verilen cevaplar arasında farklılık mevcutsa, müfettiş; öneriler ile verilen cevabı kısaca özetleyerek iştirak edilmeyen hususları gerekçeleri ile izah ederek, varsa bilgi ve belgeler de ekleyerek yapılmasını uygun bulduğu, işlem hakkında uygulamaya esas net ve kesin görüş bildirir. Raporla cevap arasında bariz fark varsa müfettiş, gerektiğinde mahalline giderek konuyu yeniden tetkik eder ve son görüşünü buna göre hazırlar. Eğer raporda kayıtlı hususlar ile ünite cevabı arasında mutabakat varsa, müfettiş; mütalâasında, verilen cevabın yeterli bulunduğunu bildirir.
Müfettişlikçe tanzim edilen son görüşlerin 1. ve 2. Nüshaları ile ünite cevabının ilk iki nüshası, bir yazı ekinde geciktirilmeden Başkanlığa verilir. Bu evraka, teftişe tabi üniteden alınmış ve rapor cevabının gönderildiğine dair takdim yazısının bir kopyası da eklenir.
Hastalık, askerlik vesair zaruri nedenlerle müfettişçe tekemmül ettirilmeyen son mütalâa raporları, Başkanın görevlendireceği bir müfettiş tarafından hazırlanır,
Madde: 36- İnceleme Raporu:
Teftiş çalışmaları sırasında, yürürlükteki mevzuata ve kurumun çalışma usullerine uvgun olmayan, işlem ve uygulamaların, mevcut olduğunun anlaşılması ve bu konuda yeterli kanaat oluşturacak belge ve bilgilerin tesbit edilmesi halinde, durum teftiş sonuçları beklenmeden bir ön raporla (basit rapor) Başkanlığa bildirilerek, alınacak talimata göre hareket edilir. Bu raporda, tesbit edilen işlemin mahiyeti ana hatları ile anlatılır ve bu konu hakkında yeterli kanaat oluşturacak belgeler de eklenerek, Müfettişin görüş ve kanaati açık olarak belirtilir.
Şikayet ve ihbar üzerine, yapılan inceleme ve soruşturma sonucunda kovuşturmayı gerektirir bir durum görülmediği takdirde, yine inceleme raporu düzenlenir.
Genel Müdür tarafından, incelenmesi istenen konular ve bunların düzeltilmesi yollarına ilişkin Müfettişlik görüş ve önerileri inceleme raporları kapsamındadır.
İnceleme raporlarının ilk iki nüshası bir yazı ekinde Başkanlığa gönderilir. Başkanlıkça gerek görüldüğünde bu raporlar ilgili yerlere gönderilir ve konu hakkında görüşleri alındıktan sonra Genel Müdür’e sunulur.
Madde:37- Tahkikat (Soruşturma) Raporu:
Yürürlükteki mevzuata ve Kurumun çalışma esas ve usullerine uymayan durumlarda ve bu işlem ve uygulamalar ilgililerin sorumluluğunu gerektirdiği hallerde, yapılan tetkik ve tahkikat sonucunda düzenlenen raporlar, soruşturma raporlarının mevzuunu teşkil eder.
Bir konu hakkında tahkikat açılabilmesi için, kurumun en üst yetkilisi olan Genel Müdür'ün Onay’ının bulunması gerekir.
Müfettişler;
a- Kurul Başkanı tarafından kendilerine verilen talimata istinaden,
b- Kimliği belli kimseler tarafından imzalı olarak kendilerine verilen ihbar ve şikayet mektuplarında yazılı olup, tetkik ve tahkiki gerektiren,
c- Teftiş sırasında ortaya çıkardıkları ve soruşturmayı icabettiren hususlar hakkında soruşturma yapmak ve rapor düzenlemekle yükümlüdür.
Ancak, (b) ve (c) bentleri uyarınca soruşturmaya başlanabilmesi için, durumun Başkanlığa bildirilerek izin alınması gerekir. Şu kadar ki, soruşturmaya başlanamaması durumunda ceza veya disiplin hukuku yönünden suç sayılan durumların veya usulsüzlüklerin tekrarlanacağına ya da delillerin yok olacağına yahut Kurumun maddi veya manevi zarara uğratılacağına kanaat gatirilirse, Müfettiş tarafından tahkike hemen başlanır ve durum aynı gün ve en seri araçla Başkanlığa bildirilir.
Tahkikat raporları, prensip olarak şu bölümlerden oluşur.
I- Konu ve Müfettişliğe İntikali,
II- Yapılan İnceleme ve Soruşturma,
III- Netice ve Kanaat.
Tahkikat konusunun çok geniş ve grift olması halinde, raporun III. Bölümünün “Tahlil ve Mütalaa” olarak tanzim edilip, Netice ve Kanaatin IV. Bölüm olarak düzenlenmesi de mümkündür.
Tahkikat raporlarında değerlendirmeye alınan ve sonuca esas teşkil eden konuların geçerli delillere dayandırılması ve tevsik edici evrakın rapora eklenmesi şarttır. İlgililer yönünden sorumluluk doğuran işlemlerde yüzeysel tesbit, muğlak ifade veya zan’a itibar olunamaz.
Tahkikat raporlarının 1. ve 2. nüshaları, bir yazı ekinde geciktirilmeden Başkanlığa sunulmakla, müfettişin konu ile ilgisi sona erer.
Müfettiş kendisine verilen tahkikat görevini sürüncemede bırakmadan ve öncelikle sonuçlandırır.
Madde:38- Genel Durum Raporu:
Teftiş edilen ünitenin faaliyetlerinin genel olarak değerlendirilmesi ve mutad teftiş raporlarından bağımsız olarak kurumun üst yönetiminin bilgisine sunulmasında yarar görülen hallerde düzenlenen inceleme raporları bu kapsamdadır.
Bu raporlarda, topyekün faaliyet değerlendirmesi ile karlılık ve verimlilik analizleri yapılır, fayda-maliyet ve sebep-sonuç ilişkileri irdelenir, program-gerçekleşme mukayesesi yapılır, aktif-pasif yapısı tahlil edilir, piyasa etkinlikleri, rekabet şartları ve sektör göstergeleri gibi faktörler dikkate alınır, hukuki mevzuata uygunluk yanında teknik gereklere, ekonomik hesaplara ve işletmeciliğin icaplarına ne derece uygun hareket edildiği ve Kurumun amaçlarına ulaşmasında tetkike konu faaliyet veya ünitenin müspet ve/veya menfi katkılarının ne durumda bulunduğu hususları tetkik, tahlil ve değerlendirme konusu yapılır. Bu raporlarda, tetkike konu birimin mevcut imkan ve ihtiyaçları ile Müfettişin mesleki kanaat ve önerilerine de yer verilir.
Müstakil bir çalışmaya ihtiyaç olmayan durumlarda, teftiş edilen ünitenin genel faaliyet değerlendirmesine, cevaplı teftiş raporu içinde ayrı bir bölüm olarak yer verilebilir.
Genel durum raporları, bir veya birkaç işlemden ziyade, ünitenin genel performansını, daha çok ekonomik ve işletmecilik yönleri ile analiz edip, sonuç çıkarmayı amaçladığından, muhteva olarak basit rapordan farklı, ancak tanzim şekli ve işlem prosedürü yönünden benzer durumdadır.
Madde:39- Öncelikli (Müstacel) Cevaplı Not:
Teftiş çalışmaları sırasında tesbit edilen ve teftiş raporunun tanzimini beklemeden, teftişe tabi ünite yetkililerince tedbir alınmasında yarar görülen ve açıklamada bulunmalarına ihtiyaç duyulan işlem ve konular hakkında, görevli Müfettiş tarafından, teftişe tabi birimin amirliğine yazılı tebligatta bulunulabilir. Bu tebligatlar, ünite amirleri tarafından öncelikle cevaplandırılır ve işlemin mahiyet ve sonuçlarına cevaplı teftiş raporunda konunun önemine göre yer verilir.
Raporlar Üzerine Yapılacak İşlemler: