Madde 12 — Vekalet toplama çağrısı
MADDE 12 – (1) Çağrı yoluyla vekalet toplamak suretiyle oy kullanmak istenmesi halinde, Ek-2’de yer alan vekaletname formu ve Ek-3’te verilen bilgi formunun kullanılması zorunludur. Çağrıda kullanılacak bilgi formu ve vekalet formunun bir örneği çağrıda bulunarak vekalet toplayacak kişi tarafından hazırlanır. Bilgi formu çağrıda bulunarak vekalet toplayacak kişi tarafından imzalanır. Vekalet formunda yer alan çağrıda bulunan tarafından görüş belirtilen gündem maddelerine ilişkin önerilerin bilgi formu ile uyumlu olması şarttır. Pay sahibi, çağrı yoluyla vekalet toplayan kişiye, çağrıda bulunan tarafından görüş belirtilmeyen gündem maddelerine ilişkin talimatlarını Ek-2’de yer alan vekalet formunu kullanarak bildirir.
(2) Payları kayden izlenen ortaklıklar için çağrı yoluyla vekalet toplayacak kişi vekalet ve imzalı bilgi formunun bir örneğini, notere onaylattırarak KAP’ta yayınlanmak üzere KAP’ın işletmesinden sorumlu Kurum’a iletir. Çağrı yoluyla vekalet toplama işlemi iletilen formların KAP’ta yayınlanması ile başlar. Vekalet ve bilgi formlarının aynı şekilde düzenlenmiş bir örneği ortaklık merkezine de tebliğ edilir. Ortaklıklar, ilgili formları kendilerine tebliğini izleyen gün saat 9:00’a kadar ortaklık internet sayfasında genel kurula ilişkin dokümanlar arasında pay sahipleri tarafından kolaylıkla fark edilecek biçimde ayrı bir başlık altında yayımlamalı ve EGKS’de genel kurula ilişkin dokümanlar arasına eklemelidir.
(3) Payları kayden izlenmeyen ortaklıklarda çağrı yoluyla vekalet toplama işlemi, hazırlanan vekalet ve imzalı bilgi formlarının noter onaylı bir örneğinin gazete, dergi ve benzeri yerlerde ilanı yolu ile başlatılır. Noter onaylı vekalet ve imzalı bilgi formlarının bir örneği gazete, dergi ve benzeri yerlerdeki ilanların yayınlanması öncesinde özel durumlara ilişkin düzenlemeler kapsamında yayınlanmak üzere Kurula ve varsa ortaklık internet sayfasında kamuya duyurulmak üzere ilgili ortaklığa iletilir. Ortaklıklar, ilgili formları bunların kendilerine tebliğini izleyen gün saat 9:00’a kadar ortaklık internet sayfasında genel kurula ilişkin dokümanlar arasında pay sahipleri tarafından kolaylıkla fark edilecek biçimde ayrı bir başlık altında yayımlar.
(4) Payları kayden izlenen ortaklıklar için çağrı yoluyla vekalet toplama girişiminde bulunanlar, masrafları kendisi tarafından karşılanmak üzere, MKK tarafından belirlenerek Kurulca onaylanacak yatırımcı bilgilendirme uygulama esasları çerçevesinde MKK’ya başvurarak çağrı yolu ile vekalet toplama girişimi hakkında pay sahiplerinin elektronik yöntemler ve posta ile bilgilendirilmesini talep edebilir.
(5) Payları kayden izlenmeyen ortaklıklar, bu Tebliğ hükümleri uyarınca çağrı yoluyla vekalet toplama girişiminde bulunan kişilerin başvurusu üzerine pay defterine kayıtlı nama yazılı pay sahiplerinin adı, soyadı ve adreslerini vermek zorundadır.
(6) Yönetim kontrolünü elinde bulundurmayan kişiler tarafından çağrı yoluyla vekalet toplama girişiminde bulunulması durumunda, ilgili ortaklık yönetim kurulu da bir yönetim temsilcisi önerebilir. Bu işlem Tebliğ Ek-2’deki vekaletname formu ve Ek-3’teki bilgi formu kullanılarak yapılır. Çağrıda kullanılacak bilgi formu ve vekalet formu birinci fıkrada belirtilen esaslar çerçevesince hazırlanır, bilgi formu imzalanır. Bu formlar, ortaklık türüne göre bu maddenin iki ve üç numaralı fıkralarında belirlenen şekilde pay sahipleri tarafından kolaylıkla fark edilecek biçimde ayrı bir başlık altında kamuya duyurularak çağrı gerçekleştirilir.
(7) Pay sahipleri çağrı yoluyla vekalet toplayan kişileri EGKS aracılığı ile de vekil tayin edebilirler.
(8) Çağrı yolu ile vekalet toplanması nedeni ile ortaya çıkacak bilgi formlarının gazete ve dergilerde ilanı, pay sahiplerinin bilgilendirilmesi gibi masraflar çağrıda bulunarak vekalet toplayan tarafça karşılanır, çağrıda bulunarak vekalet toplayan taraf yönetim temsilcisi olsa dahi hiçbir şekilde bu masraflar ortaklıktan talep edilemez. Masrafların kim tarafından karşılanacağı hususuna bilgi formunda yer verilir.
Çağrı yoluyla vekalet toplanmasında süre