Madde 12 — Fon iç kontrol sistemi ve denetçisi
MADDE 12 – (1) İç kontrol sistemi; fonun faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin, finansal ve idari konulara ait bilgilerin güvenilirliğinin ve zamanında elde edilebilirliğinin sağlanmasını, fon faaliyetlerinin ilgili mevzuata, sözleşmelere, fon içtüzüğüne, ihraca ilişkin belgelere uygun yürütülmesini, hata, hile ve usulsüzlüklerin önlenmesini ve tespitini, muhasebe kayıtlarının doğru ve eksiksiz olmasını ve finansal bilgilerin doğru ve güvenilir olarak zamanında hazırlanmasını temin etmek amacıyla uygulanan usul ve esaslardır. Fonun iç kontrol sistemine ilişkin prosedürler ile diğer usul ve esasların fon kurulu kararı ile yazılı hale getirilmesi zorunludur.
(2) Fon iç kontrol sistemi asgari olarak;
a) VİDMK’nın ihraç tarihinde ve fonun faaliyet süresince Kanuna, bu Tebliğe, fon içtüzüğüne ve izahname, ihraç belgesi veya ihraca ilişkin diğer belgelere uygunluğunu,
b) Hizmet sağlayıcının görevinin bu Tebliğ ve hizmet sözleşmesi hükümlerine uygun olarak yapılmasını,
c) Fon hesaplarından yatırımcılara ve ilgili kişilere yapılan ödemelerin bu Tebliğ hükümlerine uygunluğunu,
ç) Fon varlıklarının bu Tebliğ hükümleri çerçevesinde yönetimini, fona ilave edilmesini veya fondan çıkarılmasını,
d) Fon varlıklarının kurucunun ve kaynak kuruluşların malvarlığından ayrı olarak muhafazasını, saklanmasını ve bu Tebliğ uyarınca muhasebe, belge ve kayıt düzeninin etkin bir şekilde işlemesini,
e) Fon içtüzüğü, izahname, ihraç belgesi ve ihraca ilişkin diğer belgeler veya Kurul düzenlemesiyle getirilebilecek diğer yükümlülüklerin yerine getirilmesini,
sağlayacak şekilde oluşturulur.
(3) Türev araç işlemlerine taraf olacak KFF’nin iç kontrol sisteminin; ikinci fıkrada belirtilenlere ilave olarak, fonun karşılaşabileceği temel risklerin tanımlanmasına, risk tanımlamalarının düzenli olarak gözden geçirilmesine, önemli gelişmelere paralel olarak güncellenmesine ve maruz kalınan risklerin tutarlı bir şekilde değerlendirilmesine imkan verecek bir risk ölçüm mekanizmasının geliştirilmesine yönelik risk yönetim prosedürlerini de kapsaması zorunludur. Risk yönetim prosedürleri, iç kontrol sistemi bünyesinde Sermaye Piyasası Faaliyetleri İleri Düzey ve Türev Araçlar Lisanslarına sahip ayrı bir birim personeli tarafından oluşturulur ve takip edilir.
(4) Fonun faaliyetlerinin iç kontrol usul ve esaslarına uygun olarak işleyişi fon denetçisi tarafından denetlenir.
(5) Fon kurulu, fon operasyon işlemlerinde fiilen görev almayan ve 11 inci maddenin ikinci fıkrasında yer alan nitelikleri haiz bir kişiyi fon denetçisi olarak atar. Fon denetçisinin Sermaye Piyasası Faaliyetleri İleri Düzey Lisansı belgesine sahip olması zorunludur. Fon denetçisinin Türev Araçlar Lisansına da sahip olması halinde, üçüncü fıkrada belirtilen görev fon denetçisi tarafından da yerine getirilebilir.
(6) Fon denetçisi tarafından yapılan tespitleri ve denetleme sonuçlarını ihtiva eden raporlar takvim yılını izleyen üç ay içerisinde fon kurulunun bilgisine sunulur. Fon kurulu rapor sonuçlarına ilişkin olarak alınacak tedbirleri karara bağlar. Bu raporların en az beş yıl süre ile saklanması zorunludur.
(7) Fon denetçisi, görevin ifası sırasında Kanun, bu Tebliğ veya fon içtüzüğü hükümlerine herhangi bir aykırılığın varlığını veya fonun geri ödeme güçlüğü içine düştüğünü tespit etmesi halinde hazırlayacağı denetim raporunu en kısa sürede fon kuruluna sunar.
(8) Fon kurulu ve fon operasyon sorumlusu; fon portföyüne alınan varlıklara ilişkin belgeler, fonun finansal tabloları, iç kontrol ve risk yönetimine ilişkin prosedürler, bu Tebliğ kapsamında hazırlanması gereken raporlar, inceleme ve bağımsız denetim raporları ile hizmet sağlayıcı tarafından hazırlanan raporlar dahil fonun tüm defter, kayıt ve belgelerini fon denetçisine sağlamakla yükümlüdür.
Hizmet sağlayıcı