Madde 38 — Birimlerde işlemi tamamlanan evrakın gönderilmesi

MADDE 38 – (1) Valilik birimlerinde hazırlanan ve imzalanan evrak, evrak sayısını elektronik ortamda alır ve evrakı postalayacak görevliye sistem üzerinden ulaşır. Kaydının tamamlanmasını müteakip kurum, kuruluş veya kişilere elektronik ortamda gönderilir. Elektronik olarak teslimi mümkün olmayan kurumlara iletilecek yazılar ise kâğıda dökülerek gönderilir.

(2) Güvenli elektronik imzayla imzalanarak üretilmiş bir belgeden çıktı alınıp gönderilmesine ihtiyaç duyulması hâlinde bu işlem sadece idarece yetkilendirilmiş görevli tarafından gerçekleştirilir. Çıktının uygun bir yerine Belgenin Aslı Elektronik İmzalıdır ibaresi konulur. Çıktı, idarece yetkilendirilmiş görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle görevli tarafından imzalanır ve kırmızı ya da mavi mühürle mühürlenir. İmza ile mührün üst üste gelmemesine dikkat edilir.

(3) Resmî yazılar, yazının içeriği ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faks ile yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılır. Faks ile yapılan yazışmaların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidi yapılır.

(4) Birimlerden gönderilen evrakın, taahhütlü veya iadeli taahhütlü, Acele Posta Servisi veya kargo gibi özellik taşıyan posta ile gönderilmesi düşünülüyorsa; hangi posta ile gönderilmesi gerektiği, ilgilisince, dağıtım masasına bildirilir.

(5) Dağıtım masasına sevk edilmek üzere bırakılan evrak, ya dağıtıcı aracılığı ile yahut evrakın niteliğine göre gerekiyorsa zarflanma ve pullanma işleri de yapılarak posta ile ilgili birimlere ulaştırılır.

(6) Bu Yönetmelikte belirtilen valilik birimlerinin gidecek olan evrakı zimmetsiz; bu birimler dışında kalan fakat evrak kabul ve sevk işlemleri valilik evrak şefliklerince yürütülen Bakanlık birimlerinin gidecek evrakı ise zimmetle dağıtım masası görevlilerine teslim edilir.