Madde 35 — Evrakın gönderilmesi ve dağıtımı

MADDE 35 – (1) Elektronik ortamda hazırlanan evrak imzalandıktan sonra sistemden otomatik olarak evrak sayısı alarak postalanmaya hazır hale gelir ve ilgili görevli tarafından elektronik ortamda gönderilir. Elektronik ortam haricinde dağıtım masasına gelen evrak süratle dağıtıma tabi tutulur.

(2) Bu Yönetmelikte düzenlenen valilik birimlerine gidecek, özellik taşıyan ve değerli evrak ile evrak şefinin gerekli gördüğü normal evrak zimmetle; diğer normal evrak zimmetsiz olarak verilir. Diğer evrak gidecekleri yere göre ayrılır. Bunlardan gizlilik dereceli olmayanlar zarflanmadan, gizlilik dereceli olanlar ise zarflanarak, havale edildikleri yerlere zimmetle verilir.

(3) Sistem içi ve sistem dışı gelen zimmetli evrak; elektronik ortamda düzenlenen teslim fişinin çıktısı alınarak ilgilisine imzalatılır. Bu imkân yoksa zimmet kaydı yapılmak suretiyle teslim edilir.

(4) Zimmet kaydında; kayıt edilen evrakın türü, geliş yeri, konusu, varsa eki, valilik evrak şefliğinde aldığı genel sayı, havale edildiği veya gönderildiği yer, teslim edildiği tarih ve teslim alanın ad ve soyadı, görev unvanı ve imza sütunları bulunur.

(5) Dağıtımı yapılacak evrak, günde en az bir defa, dağıtıcılar tarafından ilgili birimlere ulaştırılır.

(6) İvedi dereceli evrak, havale edildikçe dağıtıma verilir veya ilgili birimlerce özel görevli ile aldırılmaları sağlanır.