Madde 26 — İş bölümü
MADDE 26 – (1) Valiliğe gelen her türlü evrakın kabulü, elektronik ortama kaydı, verilmiş yetki çerçevesinde havalesi ve dağıtımı ile birimlerden gönderilecek evrakın dağıtım ve postalama işleri İl Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Şefliği tarafından yapılır.
(2) Gelen evrakın niteliğine göre hangi görevli veya görevliler tarafından ilgili birim veya mercilere havale edileceği, valilik tarafından çıkarılacak İmza Yetkileri Yönergesi ile belirlenir. Doğrudan vali tarafından havale ve imza edilecek evrak da bu Yönergede gösterilir.
(3) İsme gelen veya elden verilen evrak, havale edildikten sonra evrak servisine verilir ve bu maddenin birinci fıkrasındaki işleme tabi tutulur.
(4) Özellik taşıyan evrak; çalışma gün ve saatleri dışında, posta yoluyla, güvenlik güçlerinin haberleşme görevlileri tarafından valiye, özel kalem müdürüne, şifre memuruna veya yetki verilen görevlilere teslim edilebilir.
(5) (Değişik ibare:RG-12/9/2018-30533) Cumhurbaşkanlığı ve TBMM Başkanlığı Genel Sekreterliğinden gelen evrak ile (Mülga ibare:RG-12/9/2018-30533) (...) Bakan imzasını taşıyan evrak, özellik taşıyan evrak gibi işlem görür.
(6) Evrak şefliği ilke olarak; kabul ve ayırma, normal evrak, gizli evrak ve dağıtım masalarına ayrılır:
a) Kabul ve ayırma masasında; elektronik ortamda ve elektronik ortam haricinde gelen evrakın alınması, açılması ve ayrılarak ilgili masalara aktarılması,
b) Normal evrak masasında; elektronik ortamda ve elektronik ortam haricinde gelen normal evrakın ve dilekçelerin yetkilisince havalesi ve imzalattırılması ve kaydı,
c) Gizli evrak masasında; özellik taşıyan ve değerli evrakın yetkilisince havalesi, imzalattırılması ve kaydı,
ç) Dağıtım masasında; gelen evrakın havale olunduğu birimlere dağıtımı, valilik ve kaymakamlık birimlerinden giden evrakın ilgili yerlere gönderilmesi,
işleri görülür.
(7) İş hacminin çok yüksek olduğu illerde ihtiyaca göre ayrı masalar teşkil edilebileceği gibi iş hacminin düşük olduğu yerlerde birden fazla masanın işleri bir masada gördürülebilir.
(8) Gizli evrak masası hizmetleri, imkânlara bağlı olarak, şeflik içinde ayrı bir oda veya bölmede yürütülür.
Evrak kabul görevlileri ve dağıtıcılar