Madde 12 — Sekretaryanın görevleri

MADDE 12 – (1) Sekretarya, Heyetin görev ve yetkilerini yerine getirmesinde yardımcı olmak üzere aşağıdaki görevleri ifa eder:

a) Heyet toplantılarının düzenlenmesine ilişkin ön hazırlıkları ve yazışmaları yapmak.

b) Heyetin toplantı tarihlerini, yerini ve gündem taslağını üyelere bildirmek ve ilgili kurumlar ile iletişim sağlamak.

c) Heyet toplantıları için gerekli koordinasyonu sağlamak, mekânsal ve teknik altyapı ile ilgili düzenlemeleri yapmak.

ç) Heyet çalışmalarını koordine etmek, gündemlerini takip etmek ve toplantı karar metinlerini yazmak.

d) Heyetin raportörlük, tutanak, dosyalama, evrak giriş ve çıkış işlemleri ile arşiv faaliyetlerini yürütmek, alınan kararları ilgili kurum ve kuruluşlara göndermek.

e) Heyet çalışmalarının değerlendirildiği aylık izleme raporları hazırlamak.

f) Heyete sunmak üzere, görev alanı ile ilgili kamu ve sivil paydaş kurumların yaptıkları çalışmalar hakkında ilgili kurumların katılımı ile rapor hazırlamak.

Gizlilik ilkesi