Madde 10 — İhale komisyonunun çalışma esasları ve görevleri

MADDE 10 – (1) İhale komisyonu üyelerince talep edilmesi durumunda gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyası, ilan veya davet yapıldığı tarihten itibaren Satınalma Birimi tarafından ihale komisyonu üyelerinin incelemesine açılır.

(2) İhale komisyonu eksiksiz toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.

(3) İhale komisyonu tekliflerin idari, teknik ve ticari yönlerden ihale dokümanlarına uygunluğunu inceler ve değerlendirir. En uygun teklif için karar alır ve alınan kararın tatbiki için ihale dosyasını Satınalma Birimine gönderir.

(4) İhale sürecindeki bütün değerlendirmeler İhale Komisyonu tarafından gerektiğinde ihtisas komisyonlarından, ilgili birimlerden veya diğer idarelerden Satınalma Birimi vasıtasıyla yazılı görüş alınarak yapılır.

(5) İhale komisyonu, ihaleye iştirak eden isteklilerin tekliflerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi safhasında tekliflerinin esasını değiştirmemek kaydıyla isteklilerden tamamlayıcı bilgi ve belgeleri Satınalma Birimi vasıtasıyla isteyebilir.

(6) İhale komisyonu, ihaleye iştirak eden isteklilerin tekliflerinin ana hatlarını, ihale bedelini, şartlarını, teslim yerini ve sürelerini belirten bir tutanak düzenler. İhale komisyonunun kararlarında;

a) Karar tarihi, numarası ve dosya numarası,

b) Talepte bulunan ünitenin adı,

c) Sipariş konusu mal veya hizmetin cinsi,

ç) Teklif veren istekliler ve fiyatları,

d) Teklifin şartnamelere uygunluğu,

e) Ödeme ve teslim şartları,

f) Birim fiyatı (siparişe esas olan para cinsi ile ifade edilmeli ve fiyatın sabit veya eskalasyonlu olup olmadığı toplam bedeli kaydedilmek suretiyle açıkça belirtilmelidir.),

g) Seçilen isteklinin adı ve diğerlerine tercih nedeni,

ğ) Tek teklif üzerinden ihale kararı veriliyorsa bunun, değilse dikkate alınmayan diğer tekliflerin varsa sebep ve gerekçelerinin açıklanması,

h) Varsa diğer açıklama ve düşünceler,

yer alır.

(7) İhale komisyonu kararları ihale yetkilisince onaylanır veya gerekçesi belirtilmek suretiyle iptal edilir. İhale; ihale yetkilisince kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.

(8) İhale Komisyonunun sekretarya görevi Satın alma birimi bünyesinde yer alan raportörlük ünitesince yerine getirilir. Sekretarya;

a) Satınalma ve ihale komisyonu gündemini tespit ederek üyelere duyurmak,

b) Komisyonun toplanmasını sağlamak,

c) Teklif zarflarından çıkan geçici teminat ile diğer evrakın noksan ve/veya usulüne uygun olup olmadığının ihale komisyonunca kontrolünü müteakip, tespit edilen hususları tutanağa geçirmek,

ç) Komisyon yazışmalarını opsiyon sürelerini dikkate alarak yapmak,

d) İhale komisyonu üyelerince istenmesi durumunda, ihale dosyasını, raportörlüğe tevdi edildiği tarihten itibaren gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak üzere, ihale komisyonu üyelerine açmak,

e) Tutulan tutanakları ve komisyon kararlarını hazırlayıp üyelere imzalatmak,

f) Gizliliğin korunması için gerekli tüm tedbirleri almak,

ile görevlidir.