Madde 19 — Cevaplı Raporun Düzenlenmesi
MADDE 19. –
a) Cevaplı raporun başlangıcında;
1) Teftiş edilen ünite,
2) Teftiş dönemi,
3) Raporun üniteye verildiği tarih,
4) Raporun numarası,
5) Ek sayısı,
Ayrıca, teftiş ile ilgili talimatın tarih ve numarası ile işe başlama tarihi belirtilir. Teftiş ile ilgili sayım tutanakları ve yazışmalar rapora eklenir.
b) Cevaplı raporun düzenlenmesinde aşağıdaki hususlar dikkate alınır:
1)Raporlar kısa, özlü, kolay anlaşılır bir dille yazılır.
2)Eleştiriler zan ve tahminlere değil, olay ve gözlemlere dayandırılır.
3)Teftiş edilenlerin ve özellikle ünite amirlerinin şahıslarını ilgilendiren eleştirilere yer verilmez. Bu husustaki kanaât ve gözlemler, olayın niteliğine göre ayrı bir yazı ile veya inceleme raporu düzenlenerek başkanlığa bildirilir.
c) (Değişik: RG-11/07/1998-23399) Cevaplı raporlar üç nüsha düzenlenir. İkinci nüshası teftişi yapılan ünitenin en üst âmirine, teftişin yapıldığını ve cevaplandırma süresini bildiren bir yazı ekinde verilir. Verilecek süre, raporun kapsamı dikkate alınarak belirlenir ve kırk günü geçemez. Cevapların tanınan süre içinde verilmesi mümkün olmadığı takdirde, durum ilgili ünitece Teftiş Kurulu Başkanlığına bildirilerek ek süre istenir.
Ünite cevabı, teftiş edilen ünitenin ilk âmiri ile üst âmiri tarafından imzalanarak süresinde, cevaplı raporu düzenleyen müfettişe gönderilir.
d) Cevaplı raporların ilgililerce zamanında cevaplandırılması hususunu müfettişler bizzat takip ederler. Verilen süre içinde cevap vermeyenler hakkında gereği yapılmak üzere müfettişlerce Teftiş Kurulu Başkanlığı'na bilgi verilir.
e) Teftişi yapan müfettiş, teftiş edilen ünitenin cevabına karşı hazırladığı son görüşlerini, cevaplı raporun aslı ve diğer nüshası ile birlikte Başkanlığa verir.