Madde 10 — İhale komisyonunun çalışma esasları ve görevleri
MADDE 10 – (1) Talep sahibi birimler, ihale konusu iş ile ilgili teknik karakteristikleri, şartnameye konulması istenen özel hükümleri, şartnamesini, varsa konuyla ilgili istekli veya mal veya hizmet alımı tedarikçileri ile iletişim listesini, kapalı zarf içerisinde yaklaşık maliyet hesap cetvelini, ihale yetkilisince onaylanmış ihale onay belgesini, detaylı açıklamaların bulunduğu mal veya hizmet alım taleplerini; Satın Alma Müdürlüğüne intikal ettirir. İhale Komisyonunun sekretarya görevi Satın Alma Müdürlüğü ünitesince yerine getirilir. Sekretarya;
a) İhale yetkilisince seçilecek başkan ve komisyon üyelerinin onay işlemini tamamlamak,
b) Satın Alma ve ihale komisyonu gündemini tespit ederek üyelere duyurmak,
c) Komisyonun toplanmasını sağlamak,
ç) Teklif zarflarından çıkan geçici teminat ile diğer evrakın noksan ve/veya usulüne uygun olup olmadığının ihale komisyonunca kontrolünü müteakip, tespit edilen hususları tutanağa geçirmek,
d) Komisyon yazışmalarını opsiyon sürelerini dikkate alarak yapmak,
e) İhale komisyonu üyelerince istenmesi durumunda, ihale dosyasını, Satın Alma Müdürlüğüne tevdi edildiği tarihten itibaren gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak üzere, ihale komisyonu üyelerine açmak,
f) Tutulan tutanakları ve komisyon kararlarını hazırlayıp üyelere imzalatmak,
g) Gizliliğin korunması için gerekli tüm tedbirleri almak,
ile görevlidir.
(2) İhale komisyonu eksiksiz toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır.
(3) İhale komisyonu tekliflerin idari, teknik ve ticari yönlerden ihale dokümanlarına uygunluğunu inceler ve değerlendirir. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif için karar alır ve alınan kararın tatbiki için ihale dosyasını Satın Alma Müdürlüğüne gönderir.
(4) İhale sürecindeki bütün değerlendirmeler İhale Komisyonu tarafından gerektiğinde ihtisas komisyonlarından, ilgili birimlerden veya bedeli karşılığı diğer idarelerden Satın Alma Müdürlüğü vasıtasıyla yazılı görüş alınarak yapılır.
(5) İhale komisyonu, ihaleye iştirak eden istekliler ile mal veya hizmet alımı tedarikçilerinin tekliflerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi safhasında tekliflerinin esasını değiştirmemek kaydıyla isteklilerden tamamlayıcı bilgi ve belgeleri Satın Alma Müdürlüğü vasıtasıyla isteyebilir.
(6) İhale komisyonu, ihaleye iştirak eden istekliler ile mal veya hizmet alımı tedarikçilerinin tekliflerinin ana hatlarını, ihale bedelini, şartlarını, teslim yerini ve sürelerini belirten bir tutanak düzenler. İhale komisyonunun kararlarında;
a) Karar tarihi, numarası ve dosya numarası,
b) Talepte bulunan ünitenin adı,
c) İhale konusu mal veya hizmetin cinsi,
ç) Teklif veren istekliler ile mal veya hizmet alımı tedarikçileri ve fiyatları,
d) Teklifin şartnamelere uygunluğu,
e) Ödeme ve teslim şartları,
f) Birim fiyatı (ihaleye esas olan para cinsi ile ifade edilmeli ve fiyatın sabit veya eskalasyonlu olup olmadığı toplam bedeli kaydedilmek suretiyle açıkça belirtilmelidir.),
g) Seçilen isteklinin veya mal veya hizmet alımı tedarikçisinin adı ve diğerlerine tercih nedeni,
ğ) Tek teklif üzerinden ihale kararı veriliyorsa bunun, değilse dikkate alınmayan diğer tekliflerin varsa sebep ve gerekçelerinin açıklanması,
h) Varsa diğer açıklama ve düşünceler,
yer alır.
(7) İhale komisyonu kararları ihale yetkilisince onaylanır veya gerekçesi belirtilmek suretiyle iptal edilir. İhale; ihale yetkilisince kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır.
Yetki limitleri ve yetki devri