Madde 20 — Değerlendirme Komisyonu Kurulması ve Çalışma Esasları
Madde 20- Değerlendirme Komisyonu kurulması ve çalışma esasları aşağıda belirtilmiştir.
a) Değerlendirme Komisyonunun Kuruluşu : Değerlendirme komisyonu; talep sahibi daire başkanlığınca ihale yetkilisinin onayı ile, birinci derecede imzaya yetkisi olan bir personelin başkanlığında, biri en az ikinci derecede imza yetkisi olan en az üç kişiden veya teklifin niteliğine göre ihtisas üniteleri ve diğer birimlerden de eleman alınarak, daha fazla tek sayıda kişiden teşekkül eder.
b) Değerlendirme Komisyonu Çalışmaları: Değerlendirme komisyonu, satınalma ve ihale komisyonunca değerlendirilmek üzere intikal ettirilen teklifleri inceler. Komisyon çalışmalarını satınalma ve ihale komisyonundan ayrı bir mahalde sürdürür. Belgeler, bu mahallin dışına çıkartılamaz. Komisyon çalışmaları sırasında belgelerin korunması, gizliliğin ve alım emniyetinin sağlanması komisyon başkan ve üyelerinin müşterek görev ve sorumluluğundadır.
Değerlendirme Komisyonu, ihale yetkilisinin onayı ile firmaların iş mahallinde idari ve teknik inceleme yapabilir. Kamu kurum ve kuruluşları ile üniversitelerden görüş isteyebilir. Ayrıca, teklif değerlendirme sırasında uzman kuruluşlardan ve danışmanlardan hizmet alımı yolu ile destek sağlayabilir. Fiyat, tenzilat ve esasa taalluk eden bilgi ve belge yeniden istenemez. Teknik konular ile ilgili bazı tamamlayıcı bilgi ve belge alınması gerektiğinde, durum komisyon başkanının talebi doğrultusunda, ihaleyi yapan birimce bir yazı ile ilgili firmalardan istenebilir. Hangi hususlarda, hangi sebeplerle bilgi ve belge istendiği ve alınan bu bilgi ve belgelerin mahiyeti komisyon raporunda belirtilir.
Değerlendirme Komisyonu, firmaların ihale konusuyla ilgili belgelerini incelerken, daha önceki benzeri ihalelerle ilgili fiyatları, aynı baza getirerek kalite, eskalasyon, teslim müddeti, evsaf garantisi, ve benzeri hususları göz önünde bulundurarak bir rapor hazırlar. Firma tekliflerinin teknik ve idari şartnameye uygunluğunu saptayarak değerlendirmeye esas fiyat mukayese cetvelini düzenler.
Değerlendirme Komisyonu, verilen süre içerisinde hazırladığı raporunu ve kendisine teslim edilmiş olan ihale dokümanlarını satınalma ve ihale organına intikal ettirmek üzere başkanlığına teslim eder.
Değerlendirme komisyonu, çalışmalarını süratle sonuçlandırmakla yükümlü olduğu gibi, gerçekleri satınalma ve ihale komisyonuna doğru ve aynen yansıtmakla da mükellef olup, bu görevlerini yerine getirmemelerinden, gizliliği ve alım emniyetini bozan davranışlarından sorumludurlar.
Satınalma ve İhale Komisyonlarının Göz Önünde Bulunduracağı Hususlar