Madde 24 — İhale komisyonunun kurulması ve çalışma esasları
MADDE 24 – (1) İhale komisyonu, talep sahibi ünitenin teklifi ve ihale yetkilisinin onayıyla; biri başkan olmak üzere tek sayıda personelden ve en az beş kişiden oluşturulur. Bu personellerden ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması, birinin muhasebe veya malî işlerden sorumlu bir personel olması zorunlu olup, bir üyenin de satın alma biriminden görevlendirilmesi esastır. Komisyonda işin uzmanı üyeler açık şekilde ifade edilmemişse, talep sahibi üniteden katılan personeller, işin uzmanı üye olarak addedilir.
(2) Komisyon oluşturulurken yeterince yedek üye belirlenir. Yedek üye belirlenirken, başkan, muhasebe veya malî işlerden sorumlu personel ile uzman personellerin yedekleri özellikle isim isim belirtilir. Bunun dışındaki yedek üyeler, asil üyenin bulunmadığı durumlarda, belgede yazılış sırasına göre komisyon toplantılarına iştirak eder. Yeterli yedek üye atanmamış olduğu veya tespit edilen yedek üyelerin de bulunmadığı durumlarda, bulunmayan üyenin yerine ihale yetkilisi gerekli nitelikleri haiz başka bir personel görevlendirir.
(3) İsteklilerin ihaleye katılırken vermek zorunda olduğu belgelerden, eğer o ihalede isteniyorsa ve belgelerin var olup olmadığı konusu hariç olmak üzere;
a) Referans mektubu ve malî durum bildirimi; isteklinin ilgili mevzuatı uyarınca yayınlanması zorunlu olan bilançosu veya bilançosunun gerekli görülen bölümleri, yoksa bunlara eşdeğer belgeleri; isteklinin iş hacmini gösteren toplam cirosunu gösteren belgeleri inceleme sorumluluğu muhasebe veya malî işlerden sorumlu personele,
b) İsteklinin ihale konusu işle ilgili taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarını gösteren belgeler, iş deneyim belgesi, anahtar personel bildirimi ve benzeri ile tip test raporları, garantili özellikler listesi ve benzeri gibi teknik şartname gereği istenilen belgeleri inceleme sorumluluğu ise işin uzmanı komisyon üyesi personellere aittir. Ancak, diğer komisyon üyeleri de diledikleri durumda lehte veya aleyhte görüş bildirebilirler. Görüş bildiren üyeler, o belgenin sorumluluğuna iştirak etmiş olurlar.
(4) İhale komisyonu dışında başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın, ihale sürecindeki bütün değerlendirmeler ihale komisyonu tarafından yapılır.
(5) Komisyonun ara toplantılar için çağrılması ve geciktirmeden ihale kararının oluşturulması, komisyon başkanının sorumluluğundadır. Komisyon çalışmalarından sekretaryaya, 15 gün içinde bilgi akışının olmaması durumunda sekretarya, komisyon başkanına bu durumu yazılı olarak bildirir.
(6) İhale komisyonunun toplantılarına, asıl üyelerin bizzat kendilerinin katılması esastır. Yedek üyeler ancak asıl komisyon üyelerinin izinli, raporlu veya görevli olarak il dışında bulunmaları hâlinde toplantıya katılır.
(7) İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır ve kararlar çoğunlukla alınır. Komisyon üyeleri, kararlarda çekimser kalamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumlu olup; karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçelerini yazılı olarak belirtmek ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır. Oturumlara, yedek üyelerin katılmalarının gerekmesi hâlinde karar veya toplantı tutanağı metnine, yedek üyenin adı soyadı ve görev unvanının yanı sıra, katılamayan asil üyenin adı soyadı ve toplantıya hangi gerekçeyle katılmadığı yazılır.
(8) İhale komisyonları teklif veya başvuru ekinde yer alan belgelerden gerekli gördüklerinin doğruluğunu, ilgili mercilerden teyit ettirebilir.
(9) İhale komisyon kararları, ihale yetkilisinin onayıyla yürürlüğe girer. Komisyon kararlarının asılları, suretleri veya fotokopileri, mevzuat gereği zorunluluk bulunan yetkililer ve kurumlar hariç üçüncü şahıslara verilemez.
İhale işlem dosyası