Madde 13 — Alım Satım ve İhale Yöntemleri
Madde 13 — Bu Yönetmelik ile ilgili alım, satım ve ihale işleri aşağıdaki yöntemlerle yapılır.
I — Kapalı Zarf Yöntemi,
Bu Yönetmelikte yazılı alım, satım ve ihalelerde kapalı zarf yönteminin uygulanması esastır.
a) Kapalı Zarf yönteminde teklif zarflarının hazırlanması:
Kapalı Zarf Yönteminde teklifler yazılı olarak yapılır ve tekliflerinin orijinal olması esastır. Ancak yurt dışı ihalelerde, zarfların açıldığı günden itibaren beş gün içinde orijinalleri gönderilmek kaydıyla, kapalı zarf içinde telefaks teklifler de kabul edilir.
Teklif mektubu, bir zarf içerisine konulup kapatıldıktan sonra, zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı ve açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir. Bu zarf geçici teminata ilişkin alındı veya banka teminat mektubu ve istenilen diğer belgeler ile birlikte ikinci bir zarfa konularak kapatılır. Dış zarfın üzerine yalnız teklif mektubunun hangi işe ait olduğu yazılır.
b) Bu yönteme göre hazırlanan teklif mektuplarında;
1 — İşin cins ve miktarının belirlenmiş olması,
2 — Şartnamenin okunup tümünün kabul edildiğinin belirtilmiş olması,
3 — Teklif edilen fiyatın rakam ve yazı ile açık olarak yazılmış olması,
4 — Teslim süresi ve yerinin belirtilmiş olması,
5 — Açık adresli ve imzalı olması,
6 — Kazıntı ve silinti olmaması, gereklidir.
c) Kapalı zarf yönteminde teklif mektuplarının veriliş ve kabul şekli;
Teklif mektupları belirtilen gün ve saate kadar komisyona verilir. Alınan teklifler bir tutanakla tespit edilir. Posta ile gönderilen teklif mektuplarının belirtilen gün ve saate kadar komisyona gelmiş olması gerekir. Bu saatten sonra gelen teklif mektupları kabul edilmez. Postada gecikmiş teklifler dikkate alınmaz. Komisyona verilen teklifler herhangi bir sebeple geri alınmaz ve ek teklif kabul edilmez.
d) Kapalı zarf yönteminde oturum ve zarfların açılması. Usulüne uygun olarak verilen veya gönderilen teklif mektupları, ilgili komisyon tarafından, hazır bulunmak isteyen teklif sahipleri veya vekilleri huzurunda sıra ile açılır. Kimlerin ihaleye kabul edildiği hazır bulunanlara duyurulur. İhaleye kabul edilmeyen isteklilerin iç zarflan açılmayarak kendilerine veya vekillerine iade olunur. İhaleye kabul olunmayanlar komisyon toplantı mahallinden çıkarılır. Bundan sonra iç zarflar sıra ile açılarak yüksek sesle okunur. Komisyon oturum neticelerini bir tutanakla tespit eder.
e) Teklifler her yönü ile komisyon oturumunda değerlendirilir ve en uygun fiyatın seçimi yapılır. Mümkün ise, ihale karan verilir. Eğer işin özelliği, tekliflerin teknik, idari ve ticari yönünden incelenmesini gerektiriyorsa, bu takdirde teklifler, verilen numara sıralarına göre, firma adı ve adresleri de yazılarak, inceleme kararı alınır. İhalenin teklif opsiyonu içinde sonuçlandırılması esastır.
Kapalı zarf yöntemi ile yapılan ihalelerde, tek teklif alınması ve teklif edilen bu bedelin komisyonca uygun görülmemesi veya yeniden ihaleye çıkılmasında yarar bulunmadığının anlaşılması halinde, 9 uncu maddedeki yetkililerden onay alınmaksızın pazarlık yapılır.
f) Kapalı zarf yöntemine göre yapılan alım veya satımlarda, birkaç iştirakçi tarafından, aynı fiyat teklif edildiği ve bu teklifler uygun bulunduğu takdirde, komisyon, tekliflerin ve yüklenicilerin diğer niteliklerini gözönünde tutarak, bu tekliflerden birini tercih edebilir.
g) Kapalı zarf yönteminde tekliflerin geçersizliği;
Teklif Mektuplarında
1 — İstenilen teminatın verilmemiş olması,
2 — Fiyatın bildirilmemiş olması veya kuşkuya, yanlış anlayışa meydan verecek şekilde yazılmış olması,
3 — Tekliflerin imzasız olması durumlarında teklif geçersiz sayılır.
h) Kapalı zarf yönteminde tamamlattırılabilir eksiklikler :
Şartnamesinde yazılı olup, tekliflerle birlikte verilmesi gereken ticaret odası ve/veya sanayi odası ve/veya meslek odası belgesi, yeterlilik belgesi, vekaletnamenin teklif zarfından çıkmaması, şartname hükümlerinin okunup aynen kabul edildiğinin, teslim süresinin teklif mektubuna yazılmamış olması ve geçici teminatlardaki %20'ye kadar eksiklikler Komisyonca oturuma katılan istekliler huzurunda teklifi eksik olan istekliye tamamlattırabilir.
Görülen eksik teklifler, komisyon huzurunda teklif sahibince tamamlanmadığı veya isteklinin komisyonda bulunmaması nedeniyle ikmal edilmediği takdirde, bu gibi eksik teklifler geçersiz sayılır.
Ancak, teklife yapıştırılması gerekli olan pullardaki eksiklikler, istekli komisyonda hazır değilse bile eksik pul, komisyonca yapıştırılmak suretiyle teklif geçerli sayılır.
II — Sınırlı Teklif Alma Yöntemi
Teknik liyakat ve yetenekleri bilinen tecrübeli firmalardan teklif alınarak 9 uncu maddede belirtilen yetkililerin onayı ile gerçekleştirilecek alım, satım ve ihaleler için uygulanır.
Ehliyet belgeleri, mali yeterlik, iş durumları ve mamulleri gözönünde tutularak teklif istenecek firmaların veya uzmanların isimleri 9 uncu maddede belirlenen yetkililerin onayı ile tespit edilir.
Sınırlı teklifalma için hazırlanacak şartname dosyası en az üç firmaya gönderilir. Bu yöntemde de teminat, diğer yöntemlerdeki gibi istenir.
Sınırlı teklifalma yöntemi, gerek iç gerekse dış piyasadan yapılacak alım veya satımlar için uygulanır.
Komisyonlar, firmalara 16 ncı maddede belirtilen teklif isteme şekillerinden biri ile duyurma yaparlar. Bununla beraber, sınırlı teklif alma yöntemi uygulamasından evvel, yararlı veya gerekli görüldüğü takdirde, firmaları bir ön seçime tabi tutmak için gazete veya diğer ilan yollarına başvurulurak, firmalardan kendilerini, malzeme, iş ve hizmetlerini tanıtmaları maksadıyla fiyatsız teklifler alınabilir.
a) Sınırlı Teklifalma Yönteminde Teklif Zarflarının Hazırlanması ve Verilmesi
Sınırlı teklifalma yönteminde, kapalı zarf yönteminde olduğu gibi iki zarf kullanılması zorunluluğu yoktur. Şartnamesinde istenilen belgelerle teklif mektubu bir zarf içerisine konularak gizliliği bozulmayacak şekilde kapatıldıktan sonra, hangi işe ait olduğu zarf üzerine yazılarak, isteklinin teklif zarfını göndermesi veya elden vermesi yeterlidir.
b) Sınırlı Teklifalma Yönteminde Oturum ve Zarfların Açılması
Şartnamesinde belirlenen gün ve saatte komisyon (Başkan ve üyeler) oturuma geçer. Toplantıya katılmak üzere gelen istekliler toplantı salonuna alınırlar.
Belirlenmiş gün ve saate kadar kaç teklif alınmış olduğu istekliler önünde bir tutanakla saptanır. İlan ve şartnamesinde bazı belgeler istenilmiş ise bu belgeler ile teklif mektupları 13 üncü maddenin 1/g ve 1/h bentlerindeki esaslara göre gözden geçirilir.
Yukarıda zikredilenler dışında 13 üncü maddenin 1/d bendindeki hususlara aynen uyulur.
c) Sınırlı Teklifalma Yönteminde Sonucun Açıklanması
İhale kesinleştikten sonra, ihale, üzerinde kalan iştirakçiye tebliğ edilir. Teklif veren diğer firmalara da ileride yapılacak alımlarda rekabeti artırmak ve daha yararlı teklifler elde edebilmek amacıyla ihaleyi kazanan firma ve ülke adı ile yapılan ihalenin fiyat ve koşulları bir mektupla bildirilebilir.
13 üncü maddenin 1/f bendi Sınırlı Teklifalma Yöntemi için de geçerlidir.
III — Açık Eksiltme veya Artırma Yöntemi
Kapalı zarf veya sınırlı teklifalma yöntemleriyle sonuçlandırılamayan veya bu yöntemlerle sonuçlandırılmasında fayda umulmayan alım ve satımlar için, 9 uncu maddede belirlenen yetkililerin onayı ile açık eksiltme veya artırma yöntemi uygulanır.
Bu yöntemle iştirakçiler, tekliflerini genellikle sözlü olarak komisyona bildirirler. Bu türlü teklifler, pey sürme olarak adlandırılır. İsteklinin açık eksiltme veya artırmanın yapılacağı yere istenilen teminat ve belgelerle gelmesi gerekir. Bizzat iştiraki mümkün olmayan istekli veya istekliler, peylerini ve istenilen teminat ve belgelerini, mektupla eksiltme veya artırmanın yapılacağı gün ve saate kadar komisyona gönderebilirler.
Komisyonca, daha önce şartnamesinde belirlenmiş ve ilan yöntemlerinden biri veya birkaçı ile ilgililere duyurulmuş olan açık eksiltme veya artırmanın yapılacağı gün ve saatte komisyon oturuma geçer. İstekliler komisyon toplantı salonuna çağrılırlar.
Eksiltme veya artırmaya girebilme koşullarından, şartnamesinde ön görülen belgeler, kendilerinden, istenilerek tamam olup olmadıkları incelenir. Verdikleri teminat ve belgeleri eksiksiz olan isteklilerin, isim ve adresleri sıra ile yazılarak, kaç kişi oldukları bir tutanakla saptanır. İsteklilerden istenilen teminat ve belgeler yönünden oturuma katılmaya engel durumu olanlar, gerekçeleri tutanakla açıklanmak suretiyle oturumdan çıkarılırlar.
Oturuma katılmaları uygun görülenlere, eksiltme veya artırmaya ilişkin şartname okunur, anlaşılmamış bir husus varsa, komisyonca açıklanır. Şartname hükümlerini tamamen bildiklerine ve bu hükümleri aynen kabul ettiklerine ilişkin bir not, şartnamenin son bölümüne yazılarak, her istekliye ayrı ayrı imza ettirilir.
Tutanaktaki sıraya göre, her iştirakçiye malzeme, iş veya hizmetin teslim veya tesellüm yeri ile teslim veya tesellüm süresi birer birer sorulup, tutanaktaki isimlerin yanına yazılır.
Bu işlemlerden sonra, tutanaktaki sıraya göre, fiyat vermeye (pey sürmeye) çağırılırlar. Verilen fiyatlar, komisyonca tutulacak açık eksiltme veya artırma tutanağına yazıyla geçirilir.
Fiyat vermekten çekilen iştirakçinin, çekildiğine dair son verdiği fiyat karşısına, "çekildim" notu yazılır. İmzası alınmak suretiyle, ihaleden çekildiği saptanır.
Eksiltmede en düşük, artırmada ise en yüksek fiyat veren tek iştirakçi kalıncaya kadar, bu işleme devam olunur.
Bu yöntemde, iştirakçilerden birinin verdiği fiyatı, diğeri veya diğerleri kırmak veya artırmak durumundadırlar.
Mektupla pey alındığında, komisyonca eksiltmede en düşük, arttırmada ise en yüksek fiyat oluşana kadar, pey mektupları açılmaz.
Eksiltmede en düşük, artırmada en yüksek fiyat oluşunca, pey mektupları açılır. Teminat ve belgeleri incelenir, şartname hükümlerini kabul edip etmedikleri aranır. Bu hususlar tamam ise fiyatlara bakılır.
Açık eksiltmede, mektuptaki fiyat eksiltmede oluşan en düşük fiyattan pahalı ise, hakkını kaybetmiş sayılarak tutanağa geçirilir. Şayet düşük ise, eksiltme anında en düşük fiyatı veren iştirakçiye, yeniden pey sürme hakkı tanınır. Bu iştirakçi, gönderilen mektuptan çıkan peyi de kırdığı takdirde ihaleyi kazanır. Kıramaz ise, eksiltmeden çekilir. Bu takdirde ihale, mektuptan çıkan peyin sahibinde kalır.
Açık artırmada da bu işlemin, en yüksek fiyatı veren iştirakçiye nazaran, mektuptan çıkacak pey'in daha yüksek olması halinde, bu fiyatı da artırıp artıramayacağı hususunda, artırmada en yüksek fiyatı veren iştirakçiye, pey sürme hakkı verilir.
Bu iştirakçi gönderilen mektuptan çıkan peyi de arttırdığı takdirde ihaleyi kazanır. Artıramaz ise artırmadan çekilir. Bu takdirde ihale mektuptan çıkan peyin sahibinde kalır.
Eksiltmede en düşük, artırmada en yüksek fiyatı veren, tek iştirakçi kaldığında, işin oluşan bu fiyatla kabul edildiğine dair tutanak üzerine, pul yapıştırılır ve iştirakçinin imzası alınır.
Eksiltme veya artırmadan, müracaat tek ise veya muhtelif nedenlerle eksiltme dışı bırakılan firmalardan soma tek firma kaldığı takdirde, komisyon pazarlık yapar.
Bu durumda, 9 uncu maddedeki yetkililerin onayına gerek yoktur.
Eksiltmede verilen en düşük, artırmada verilen en yüksek fiyat, komisyonca yeterli görüldüğü takdirde, işin en uygun teklifi veren iştirakçiye ihalesi kararlaştırılır.
IV. Pazarlık Yöntemi
Alım, satım ve ihale işlerinin pazarlıkla yapılabilmesi için aşağıdaki durumlardan en az birinin bulunması zorunludur.
1 — Kapak zarf, sınırlı teklif alma, açık eksiltme veya artırma yöntemleri ile sonuç alınamaması,
2 — Malzeme, iş ve hizmetin özelliği veya önemi itibariyle, satın almanın belirli bir yükleniciden yapılmasının lüzumu, malzeme, iş ve hizmetin eksiltmeye konulmasında fayda görülmemesi,
3 — Malzeme, iş ve hizmetin borsaya tabi olması,
4 — Malzeme, iş ve hizmetin ivedilikle alınması ve yapılmasının zorunluluğu, bu durumlarda, 9 uncu maddede belirlenen yetkililerin onayı ile pazarlık yapılabilir.
Pazarlık yönteminde teklif yazılı mektup şeklinde verilmez. Bu yöntemle bir tarafta komisyon, diğer tarafta satıcı veya alıcı karşılıklı ve sözlü olarak işin her yönünü tartışarak, fiyat ve diğer koşullar üzerinde anlaşmaya çalışırlar.
Pazarlık Yönteminde Oturum
Komisyonca, daha önce şartnamesinde belirlenmiş ve ilgiliye duyurulmuş olan pazarlığın yapılacağı gün ve saatte komisyon (başkan ve üyeler) oturuma geçer. Oturum yeri, komisyonun, alışılagelmiş toplantı yeri olacağı gibi, parasal değeri küçük veya tek kimse elinde olan işlerde, komisyonca belirtilecek pazarlık yerine gelinmeyeceğinin anlaşılması halinde, komisyonun, satıcı veya alıcının ticaret yerine giderek pazarlık yapması şekli de uygulanabilir.
Komisyon toplantısına alman istekli veya isteklilerden, pazarlık yöntemi, eksiltme veya artırmaya girebilme koşullarından, şartnamesinde sayılan belgeler ile teminat istenilmiş ise, kendilerinden alınarak tamam olup olmadıkları incelenir ve pazarlık tutanağına geçirilir.
Verdiği belgeler eksiksiz olan istekli veya isteklilere, pazarlık şartnamesi okunarak, anlaşılmayan hususlar varsa açıklanır. Şartnameyi aynen kabul ettiklerine dair şartnamenin son bölümüne yazılan bir not, pazarlığa başlanmadan önce her istekliye ayrı ayrı imza ettirilir. Şartnamesinde herhangi bir hüküm bulunmadığı takdirde, her istekliden malzeme, iş ve hizmetin teslim veya tesellüm yeri ile süresi, pazarlığa başlanmadan önce sorularak, pazarlık tutanağına yazılır.
Bu işlemlerden sonra, Komisyon her iştirakçi ile ayrı ayrı pazarlık eder. Pazarlık sırasında her iştirakçinin vereceği ilk ve son fiyatlar, pazarlık tutanağına yazılır. Son verdikleri fiyatların yanına, işi kabul ettikleri yazılarak, imzaları alınır. Pazarlık sonucu belirlenen fiyat ve koşullar uygun bulunursa, ihalesine karar verilir. Pazarlık konusu işlerde, teknik ve idari incelemeyi gerektiren hususlar meydana çıktığında, incelenmek üzere, alım, satım ve ihale komisyonlarınca, ilgili uzmanlar görevlendirilir.
V — Mutemet Eliyle Satın Alma Yöntemi
Trenlerin trafik güvenliği ile ilgili veya gecikmesi sakıncalı olan küçük ve tutan önemsiz malzemenin rayiç bedelleri ile alımlarında uygulanır.
Bu yöntemde, şartname yapılmasına, ilan verilmesine, satıcılardan teklif alınmasına ve alım kararı verilmesine gerek yoktur.
Bu işleri yapacak mutemedi komisyon başkanları seçer. Komisyon gerek görürse, mutemedi bir uzman veya örnek ile, şayet alınacak malzeme, iş ve hizmeti biliyorsa yalnız başına piyasaya gönderir. Mutemet piyasa araştırması yaparak en uygun nitelikli malzeme, iş ve hizmeti bulur ve alır.
Alınan malzeme, iş ve hizmetin karşılığı, mutemette bulunan döner iş avansından hemen ödenebilir. Bu takdirde, komisyon adına alınacak faturaya "bedeli ödenmiştir" notu yazdırılır. Mutemette para olmadığı veya firma, alınan malzeme, iş ve hizmetin bedelinin daha sonra ödenmesini kabul ettiği takdirde, bedeli sonra ödenmek üzere, malzeme, iş ve hizmet ile birlikte alınır. Alınan malzeme, iş ve hizmet yerine tesellüm tutanağı karşılığında teslim edilir.
Malzeme, iş ve hizmet faturasının uygun bir yerine "yapılan harcama uygundur" notu yazılarak komisyon başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. Tesellüm tutanağı faturalar ile birleştirilerek, malzeme, iş ve hizmetin tutan döner iş avansından ödenmiş ise, avans mahsubu yapılır.
Malzeme iş ve hizmetin tutarı firmaya ödenmemiş ise, bu kez ödemesi yapılır.
İhale Safhasında Yöntem Değişikliği