Madde 10 — Alım Satım ve İhale Ön Hazırlığı
Madde 10 — Alım, satım ve ihale ön hazırlığı üç aşamada gerçekleşir.
a) Sipariş mektubu, sözleşme, idari şartname;
Hukuk Müşavirliği, Malzeme Dairesi ve Mali İşler Dairesinin işbirliği ile tip olarak sipariş mektubu, sözleşme ve idari şartname örnekleri hazırlanır.
Tip olarak hazırlanan ve Yönetim Kurulunca onaylanan bu örnekler bütün komisyonlarca kullanılır. Teslim süresi en çok 5 iş günü olan tekliflerin değerlendirilmesinde, yükleniciden kesin teminat almaya ve sözleşme imzalamaya gerek görülmeden, damga vergisi yükleniciye ait olmak üzere, sipariş mektubu (9012 model) düzenlenir. Garanti süresi olan veya teslim edildiği gün muayenesi mümkün olmayan malzemeye bu hüküm uygulanmaz. Teslimat yapılmadığı takdirde, geçici teminat irad kaydedilir.
b) Teknik Şartname;
Teknik Şartnameler, ilgili ünitelerce, gerektiğinde Kuruluş dışından da katılacak en az 3 uzmandan oluşan bir heyet tarafından hazırlanır.
Teknik Şartnamenin hazırlanması ve güncelleştirilmesinde TSE Standartları ile teknik gelişmeler gözönünde bulundurulur. Yukarıda belirtilen esaslara göre hazırlanmış Teknik Şartnameler ve Teknik Şartnamelerde yapılacak değişiklikler, merkezde Genel Müdürlüğün, taşrada ise, ilgili ünite amirinin onayı ile yürürlüğe girer.
Özellik taşımayan ve tüketimi sürekli olan malzemeler için teknik şartnameler, Malzeme Dairesince hazırlanır ve ünitelere duyurulur.
Teknik Şartnameler, rekabeti ortadan kaldıracak şekilde belli bir marka, sistem ve patenti hedef tutacak biçimde hazırlanamaz.
c) Şartname dosyasının kapsamı;
13 üncü Maddede belirtilen alım, satım ve ihale yöntem ve şekillerinden seçimi uygun görülecek birisine göre hazırlanmış alım, satım ve ihale şartname dosyası, hukuki, mali, teknik ve ticari hükümleri taşıyan ve alıcı ile satıcının hak ve yükümlülüklerini içeren bir dosya olup, belli bir marka, sistem ve patenti hedef tutacak biçimde hazırlanamaz.
Şartname dosyası:
1 — Sipariş mektubu veya sözleşme örneği,
2 — İdari Şartname,
3 — Teknik Şartname,
4 — İşin gereğine göre varsa resim, plan veya örnek,
5 — İş gerektiriyor ise, teminat mektubu örneğinden
oluşur.
İhaleye Katılabilme Koşullan ve Belgeleri