Madde 8 — Yetki verilmesi
MADDE 8 – (1) Değerlendirme, raporlama, onaylama ve kontrol görevlerinin bir kısmı veya tamamı aşağıdaki koşulların sağlanması şartıyla başka birimlere verilebilir:
a) Yetki verilen birim ile yönetim ve kontrol sistemlerine ait ilgili yapı, yetkililer ve birimler arasında sunulacak bilginin ve destekleyici belgelerin yapısını ve bu bilgilerin sunulmalarına yönelik bir zaman sınırı belirleyen yazılı bir anlaşma yapılır. Anlaşma yönetim ve kontrol sistemlerinin akreditasyon kriterlerine uymasına imkân tanır. Yeterli bir denetim izi muhafaza edilir.
Başka birimler tarafından yerine getirilen görevleri de içeren bütün sistem bir teşkilat şemasında düzenlenir.
Anlaşma, Türkiye veya AB’nin usulünce yetkilendirilmiş birim veya temsilcilerinin, bu yetki verilmiş birimler tarafından tutulan bilgilere erişimini ve bu görevlilerin projeler ve yardım alanlar hakkındaki kontrollerin yürütülmesi de dâhil başvuruların soruşturulması ve görevlerini yerine getirmek için gereksinim duydukları tüm diğer bilgileri sağlar.
b) İlgili yönetim ve kontrol sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimleri, her durumda fonun etkin yönetiminden sorumlu olmaya devam eder.
c) Yetki verilen birimin, özellikle Anlaşmalara uygunluğun kontrolü ve doğrulanmasına ilişkin sorumluluk ve yükümlülükleri açıkça tanımlanır.
ç) İlgili yönetim ve kontrol sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimleri, yetki verilen birimin sorumluluklarını başarılı bir şekilde yerine getirmesini sağlamak için etkili bir sistem kurmasını sağlar.
d) Yetki verilen birim, ilgili yönetim ve kontrol sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimlerine, sorumluluklarını gerçekten yerine getirdiğini açıkça teyit eder ve kullanılan vasıtaları açıklar.
e) Yönetim ve kontrol sistemlerinin ilgili yapıları, yetkilileri ve birimleri, yapılan işin tatmin edici standartta ve Anlaşmalarla uyumlu olduğunu teyit etmek üzere, yapılan kontrollerin örnekleme yoluyla tekrarını da içerecek şekilde, verilen görevleri düzenli olarak gözden geçirir.
f) Yönetim ve kontrol sistemlerinin ilgili yapıları, yetkilileri ve birimleri, uygulanan kontrollerin sonuçları hakkında düzenli olarak ve zamanında bilgilendirilir; böylece bir talep onaylanmadan veya sonuçlandırılmadan, ya da bir fatura ödenmeden önce kontrollerin yeterliliği her zaman için dikkate alınır. Yapılan iş, her başvuru ve talep, başvuru ve talep kümesi ile birlikte verilen bir raporda veya gerekli hallerde bir yılı kapsayan bir raporda ayrıntılı şekilde tarif edilir. Raporla birlikte onaylanan başvuru ve taleplerin uygunluğu ile yapılan işin yapısı, kapsamı ve sınırlarını tasdik eden bir belge verilir. Rapor, gerçekleştirilen fiziki ve idari kontrolleri, tarif edilen yöntemi, tüm teftişlerin sonuçlarını ve rapor edilen herhangi bir uyuşmazlık ve usulsüzlükle ilgili olarak yapılan işlemleri belirtir. Yönetim ve kontrol sistemine ait ilgili yapılar, yetkililer ve birimlere sunulan destekleyici belgeler, ödeme izni verilen talep ve faturaların uygunluğu üzerine gerekli tüm kontrollerin yapıldığı güvencesinin verilmesi açısından yeterli nitelikte olur.
g) Kurum, proje onaylanmadan ve destek verilmeden önce, yetki verilen diğer birimlerin bu Yönetmelikte şart koşulan kriterlere uygun usulleri izlediklerinden emin olur.
ğ) Onaylanmış talepler, yapılan harcamalar ve gerçekleştirilen kontroller ile ilgili belgeler ve hatta seçilmeyen projelerle ilgili belgelerin diğer birimlerde tutulması durumunda, hem bu birimler hem de Kurum; Ulusal Fon veya Kurum tarafından yapılan özel ödemelere ilişkin bu tür tüm belgelerin bulunduğu yerin kaydedilmesini sağlamaya yönelik usulleri belirler ve bu belgeleri bürolarında, aşağıda sıralanan ve bu tür belgeleri normal olarak teftiş etme hakkına sahip kişi ve birimlerin talebi üzerine teftişe hazır bulundurur:
1) Taleple ilgilenen Kurum personeli,
2) Ulusal Fon veya Kurumun iç denetim birimleri,
3) Ulusal Yetkilendirme Görevlisinin yıllık beyanını onaylayan Denetim Otoritesi,
4) Ulusal Yetkilendirme Görevlisi veya Yetkili Akreditasyon Görevlisinin usulünce yetkilendirilmiş görevli ya da temsilcileri,
5) Avrupa Birliğinin usulünce yetkilendirilmiş birim veya temsilcileri.
h) Denetim Otoritesi, verilen görevler hakkında, bunlar kendisi tarafından yönetiliyorlarmış gibi rapor verir.
ı) Ödeme ile taahhüt ve ödeme muhasebesi görevleri hiçbir şekilde devredilemez.
Yönetim ve kontrol sistemleri