Madde 11 — Başvuru ve taleplerin onaylanması prosedürleri
MADDE 11 − (1) Gerekli hallerde, yönetim ve kontrol sistemlerinin yapıları, yetkilileri ve birimleri, aşağıdaki prosedürleri veya eşdeğer güvence sunan prosedürleri kabul eder:
a) Talep, fatura, destek belgeler ve kontrol raporları ile başvuruların alınması, kaydedilmesi ve proje onayı için işlemden geçirilmesi için kullanılacak tüm belgelerin bir listesini de içeren ayrıntılı yazılı prosedürler belirlenir. Bu prosedürler, sadece ödeme taleplerinin veya proje seçim kriterlerine uygun olarak seçilen projelerin işlemden geçirilmesini ve projenin denetlenmesi için tüm ilgili belgelerin bulunduğu bir proje dosyasının tutulmasını sağlar.
b) Tahakkuktan sorumlu her personelin görevine ilişkin detaylı bir kontrol listesi hazırlanır ve ödeme talebinin ekleri arasında bu kontrollerin yapılmış olduğuna dair, sözkonusu personelin onayı yer alır.
c) Onaydan sorumlu her personelin elinde, yapması gereken teyitlerin ayrıntılı bir kontrol listesi bulunur ve talebi destekleyen belgeler arasında, söz konusu personelin bu kontrollerin yapıldığına dair tasdik belgesi yer alır. Bu tasdik, daha önce belirlenen ve kontrol şartlarına tabi elektronik araçlar ile de verilebilir. Yapılan iş daha kıdemli bir personel tarafından gözden geçirilir. Projelerin analizi, değerlendirilmesi ve kabulü yazılı olarak belgelendirilir ve proje analizi sağlam mali yönetim ilkelerine göre yapılır.
ç) Bir başvuru veya talebe ilişkin ödeme izni, ancak başvuru veya talebin Anlaşmalara uygun olduğunun doğrulanmasına yönelik yeterli kontroller yapıldıktan sonra verilir. Bu kontroller, özellikle ortaya çıkan risklerle yakından ilgili dolandırıcılık ve usulsüzlükleri tespit etmeye ve önlemeye yönelik olarak, ödeme talebi yapılan tedbire ilişkin düzenlemede yer alan kontroller ile Çerçeve Anlaşmanın ilgili maddesine göre gerekli kontrolleri içerir. Tahakkuk görevinin bir parçası olarak başvurular; hüküm ve koşullara uyulması, uygunluk, belgelerin tamlığı, destek belgelerin doğruluğu ve fatura tarihine yönelik kontrollere tabi tutulur. Gerçekleştirilecek tüm kontroller bir kontrol listesinde belirtilir ve her başvuru ve talep veya her başvuru ve talep kümesi için bunların yapıldığı kanıtlanır. Hizmet ya da temin edilen mallara ilişkin olarak yapılan kontroller aşağıdakileri kapsar:
1) Belge kontrolü: faturadaki mal veya hizmetlerin miktar, kalite ve fiyatının, sipariş verilen mal veya hizmetlerin miktar, kalite ve fiyatlarıyla tutarlı olmasını sağlar.
2) Fiziki kontrol: mal veya hizmetlerin miktar ve kalitesinin, faturada veya talep formunda belirtilenlerle tutarlı olmasını sağlar. Bu hizmet ve mal kontrolü ayrıca teslimat sırasında sürekli olarak, diğer bir ifade ile ilk veya ara ödemeler yapıldığında da yapılabilir.
d) Yönetim, yapılan kontrollerin sonuçları hakkında düzenli olarak ve zamanında, uygun düzeyde, bilgilendirilir. Böylece bu kontrollerin yeterliliği, talep sonuçlandırılmadan önce değerlendirilmiş olur.
e) Yapılan iş, her talep, talep kümesine eşlik eden bir raporda veya gerekli hallerde bir mali yılı kapsayan bir raporda ayrıntılı şekilde tarif edilir. Rapora, onaylanan taleplerin uygunluğu ve yapılan işin yapısı, kapsamı ve sınırlarına ilişkin bir tasdikname eklenir. Buna ek olarak yardımın verilmesi için gereken kriterlere uyulduğuna ve kamu alımı ve çevre kurallarına riayet başta olmak üzere Anlaşmaların tüm geçerli kurallarına uyulduğuna dair bir güvence bulunur. Fiziksel veya idari kontroller birkaç örnek üzerinden yapılmış ise, seçilen talepler ve örnekleme metodu açıklanır ve tüm incelemelerin sonuçları ile uyuşmazlıklar ve usulsüzlüklere ilişkin olarak alınan tedbirlerin sonuçları raporlanır. Destek belgeler, tahakkuku gerçekleşen ödemelerin uygunluğuna yönelik tüm gerekli kontrollerin yapılmış olduğunu kanıtlayacak nitelikte olur.
f) Talep sahiplerinden gelen başvurular, süresi içinde işleme tabi tutulur.
g) Onaylanan talepler ve uygulanan kontroller ile ilgili kağıt veya elektronik belgelerin başka birimlerde tutulduğu durumlarda, hem söz konusu birimler hem de yönetim ve kontrol sistemlerine ait ilgili yapılar, yetkililer ve birimler Kurum tarafından yapılan belirli ödemelere ilişkin bu tür tüm belgelerin bulunduğu yerin kaydedilmesini sağlamaya yönelik prosedürleri belirler.
ğ) Sektörel Anlaşmanın 61 inci maddesinin yedinci fıkrası hükümleri saklı kalmak koşuluyla, başvuruların değerlendirilme kriterleri ve bunların öncelik sıraları açıkça tanımlanır ve belgelenir.
Ödeme ve bütçe prosedürleri