Madde 18 — Tutanak tanzimi ve kararlar

MADDE 18 – (1) Tutanak tanzimi ve kararlar ile ilgili esaslar şunlardır:

a) Alım-satım tutanaklarının tanzimi sırasında ihtiyacı bildiren birimin görüşü veya gerekli görülmesi halinde teknik komisyon raporunun alınması gereklidir.

b) Bir zorunluluk olmadıkça, karar alınmasında ve tutanak tutulmasında ek-3’te yer alan alım-satım ve ihale tutanağı ile ek-4’te yer alan alım-satım ve ihale komisyonu karar ve onayı formları kullanılır.

c) Yönetim Kurulunun onayına sunulan alım-satım ve ihale komisyonu kararlarında belli bir şekil şartı aranmaz. Ancak, bu kararlar yeterli açıklıkta olmalıdır.

ç) Komisyon kararlarında; talepte bulunan birimin adı, karar konusu mal ve hizmetin cinsi, teklif veren istekli ve fiyatları, tekliflerin şartnameye uygunluğu, fiyatın sabit veya değişken oluşu, özel bir ödeme ve teslim şartı olup olmadığı, seçilen isteklinin diğerlerine tercih nedeni, tek bir teklif üzerinden ihale kararı veriliyorsa bunun ve diğer dikkate alınmayan tekliflerin varsa sebep ve gerekçeleri, diğer açıklama ve düşünceler ile ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir.

d) Tutarı ne olursa olsun onaya sunulan kararlara idari şartname ve varsa ekleri, ihale ilanı, temin edilen teklif mektuplarının asılları veya tasdikli fotokopileri varsa teklif mukayese tablosu, teknik komisyon raporu ve kararla ilgili diğer belgeler eklenir.

(2) Kararların suret ve fotokopileri mevzuat gereği zorunluluk bulunan yetkililer ve ilgililer hariç üçüncü şahıslara verilmez.

(3) Onayın gecikmesinde idarenin zarara uğramasının söz konusu olduğu acil hallerde kararın bilahare gönderilmesi şartıyla onay makamından telsiz, faks, e-posta veya telefonla onay alınabilir.