Madde 24 — İç kontrol birimi
MADDE 24 –(1) Faaliyetlerin icrasını gerçekleştiren her bir birim iç kontrol politikaları oluşturmaktan ve bu politikaların uygulanmasından birinci derecede sorumludur. Ancak, diğer birimler tarafından yürütülen süreçlerin veya kullanılan kontrollerin tasarımında bu birimlere destek olmak, söz konusu süreçlerin ve kontrollerin yeterliliğini, etkinliğini ve uygunluğunu bu birimlerle birlikte değerlendirmek, bu Yönetmelikte tanımlanan iç kontrol fonksiyonlarını yerine getirmek veya bu fonksiyonların yerine getirildiğini kontrol etmek üzere, bu Yönetmelik kapsamında iç sistemler kurma ve işletme yükümlüğü bulunan şirketler ve özellikli kuruluşlar tarafından, idari ve fonksiyonel açıdan denetim komitesine bağlı iç kontrol birimi kurulması zorunludur.
(2) İç kontrol birimi şirketlerin genel müdürlüklerinde ve özellikli kuruluşlarda ise merkezlerde yer alır. Türkiye’de şube açarak faaliyet gösteren yurt dışında kurulu şirketlerde iç kontrol birimi, Türkiye’de bulunan merkez şubede tesis edilir. Bölge müdürlüklerinin ve temsilciliklerinin büyüklüğü dikkate alınarak gerekmesi halinde bölge müdürlüklerinde veya temsilciliklerinde de iç kontrol birim personeli görevlendirilir.
(3) İç kontrol biriminde bir yönetici ile kuruluşun ölçeği, faaliyetlerinin niteliği ve karmaşıklığına uygun yeterli sayıda ve mesleki uzmanlığa sahip iç kontrol personeli görev yapar. Kuruluşun faaliyetinin büyüklüğü ve karmaşıklığı dikkate alınmak suretiyle bu Yönetmelikte iç kontrol biriminin görevleri arasında tanımlanan tüm faaliyetlerin bir personel ile sürdürülmesinin mümkün olduğu kuruluşlarda, yönetim kurulunun uygun görmesi ve Kuruma bildirim yapılması kaydıyla bu görevlerin iç kontrol birimi yöneticisi tarafından yerine getirilmesi mümkündür. Bu durumda yalnızca iç kontrol birimi yöneticisinin istihdamıyla iç kontrol birimi kurulmuş kabul edilir.
(4) İç kontrol faaliyetini yürüten personele, izledikleri, inceledikleri ve kontrol ettikleri hususlara ilişkin olarak kuruluş personelinden ilave açıklama isteme ve bunların fikirlerine başvurma yetkileri verilir.
(5) İç kontrol sistemi ile iç kontrol faaliyetleri ve bunların nasıl icra edileceği, kuruluşun gerçekleştirdiği tüm faaliyetlerin nitelikleri dikkate alınarak iç kontrol birimi, ilgili birimlerin üst düzey yöneticileri ve personeli ile birlikte tasarlanır.
(6) İç kontrol faaliyetlerinin, kuruluşun operasyonel faaliyetlerini gerçekleştiren personel ile iç kontrol personeli arasında dağılımına ilişkin usul ve esaslar ile hangi kontrol mekanizma ve yöntemlerinin kullanılacağı, üst düzey yöneticilerin ve ilgili personelin görüşleri alınmak suretiyle iç kontrol birimi yöneticisinin önerisiyle denetim komitesi tarafından belirlenir.
(7) İç kontrol birimi tarafından hazırlanan, denetim komitesinin görüşü alınmak suretiyle yönetim kurulu tarafından onaylanarak kabul edilen iç kontrol birimi yönetmeliğinde, iç kontrol biriminin çalışma usul ve esasları ile bu faaliyetleri yürütecek personelde aranan öğrenim durumu, deneyim, bilgi ve beceri seviyeleri ile diğer niteliklere yer verilir.
(8) Birimde çalışan personel kuruluşun tüm faaliyetlerinin güvenli bir biçimde icra edilmesini izlemek, incelemek ve kontrol etmek amacıyla ilgili birimlerden raporlamaya dayalı bilgi talebinde bulunur; çeşitli kontrol dokümanları ve araçları üzerinden genel veya özel gözlemlere ve izlemeye dayalı kontrol ya da inceleme yapar; tespitlerini raporlara bağlar veya uyarı mesajları hazırlayarak ilgili birimlere tebliğ eder.
(9) Kuruluş bünyesinde gerçekleştirilen iç kontrol faaliyetlerinin sonuçları iç kontrol birimine raporlanır. İç kontrol birimine raporlanan kontrol sonuçları bu birim bünyesinde muhafaza edilir. Raporlamalar, operasyonel faaliyetleri yürüten kuruluş personeli ve iç kontrol personeli tarafından yapılanlar olarak ayrıştırılır ve bunlar da niteliklerine göre sınıflandırılır.
(10) İç kontrol faaliyetlerinin yerine getirilip getirilmediği, kurallara ve sınırlamalara uyulup uyulmadığı, hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığı hususları, iç kontrol birimi yönetmeliğinde belirlenen yönetim kademelerinde ve ilgili kontrol basamak ve noktalarında kontrol edilerek tespitlerin niteliği de dikkate alınmak suretiyle normal veya acil bir şekilde iç kontrol personelince denetim komitesine bildirilir.
(11) İç kontrol birimi tarafından risk değerlendirmelerine dayalı ve yıllık olarak iç kontrol planı hazırlanır. Plan hakkında üst düzey yönetimin de görüşü alınır ve planlar en geç ilgili yılın aralık ayı sonuna kadar denetim komitesinin onayıyla yürürlüğe konulur. Gerekli hallerde, aynı prosedür takip edilerek iç kontrol planları yıl içinde güncellenebilir.
(12) İç kontrol fonksiyonu kapsamında gerçekleştirilen faaliyet ve bulgulara ilişkin olarak iç kontrol birimi tarafından üçer aylık dönemler itibarıyla genel müdüre ve denetim komitesine raporlama yapılır.
(13) İç kontrol fonksiyonu kapsamında yapılan raporlamada iş birimlerinin iç kontrol standartlarına uyum konusunda gösterdikleri performans değerlendirmelerine, tespit edilen eksiklik ve hatalar ile bunlara ilişkin verilen yanıtlara yer verilir.
(14) İç kontrol fonksiyonunu ve iç kontrol biriminin görevlerini yerine getirmeleri kaydıyla, iç kontrol birimi, uyum birimi ve benzeri isimlerle de kurulabilir. Ayrıca, iç kontrol fonksiyonlarını yerine getirmek için iç kontrol birimi altında, uyum kontrolleri birimi, raporlama kontrolleri birimi gibi alt birimler kurulabilir. 16/9/2008 tarihli ve 26999 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün Finansmanının Önlenmesine İlişkin Yükümlülüklere Uyum Programı Hakkında Yönetmelik kapsamında kurulan uyum biriminin iç kontrol birimi altında yapılandırılmasında veya iç kontrol biriminin ilgili yönetmelik kapsamında belirtilen uyum görevlerini yerine getirmesinde sorumlu olunan mevzuattan kaynaklanan gerekliliklerin yerine getirilmesi kaydıyla herhangi bir sakınca bulunmamaktadır.
İç kontrol birimi yöneticisi ve personelinin nitelikleri