Madde 44 — Belge ve kayıtlar
MADDE 44 – (1) Kantinde aşağıda yer verilen belge ve kayıtlar tutulur:
a) Kantin ambar/kiler defteri: Birden fazla şubesi bulunan veya günlük mal akışı fazla olan kantinlerde kurulacak ambara giren ve çıkan malların kaydında kullanılan ve örneğine EK-2’de yer verilen defterdir. Bu defterde her cins mal için yeteri kadar sayfa açılır. Kantine alınan mallar önce ambara girer ve defterin ilgili mala ait "Giren" bölümüne kaydedilir. Kantin reyonları veya şubelerinin talebi üzerine çıkan mallar, defterin ilgili mala ait "Çıkan" bölümüne kaydedilir. Ay sonunda, geçen aydan devreden mallar ile ay içinde giren malların toplamından, ay içerisinde ambardan çıkan malların toplamı çıkartılarak, ertesi aya devreden mal miktarı bulunur. Eski malın tamamının çıkışı yapılmadan, yeni fiyatla alınan malın ambardan çıkışı yapılamaz.
b) Mal giriş ve çıkış/iç dağıtım belgesi: Ambardan veya piyasadan satış için alınarak kantine veya satış şubelerine verilen malların cins, miktar, alış fiyatı ve tutarıyla, satış fiyatı ve tutarını gösteren ve örneğine EK-3’te yer verilen belgedir. Dört nüsha olarak düzenlenir. Bir nüshası çıkış nüshası olarak ambarda, bir nüshası satış şubelerinde, bir nüshası alış ve satış etiketlerini düzenlemek için satış sorumlusunda, bir nüshası da alış faturasına eklenerek kantin muhasebesinde saklanır. Çeşitli nedenlerle satış sorumlularından geri alınan mallar için de aynı belge kullanılır.
c) Kantin işletme defteri: Önceki aydan devreden malların alış değerleri toplam tutarıyla (bu tutarın, ilgili ay sonlarında düzenlenen mal sayım ve tartı çizelgesinde gösterilen malların alış değerleri toplam tutarlarına eşit olması gerekir.) ay içinde satın alınan malların cins, alış fiyatı, satış fiyatı ve kâr oranlarının kaydedildiği ve EK-4’te yer verilen defterdir. Defter, örneğine EK-5’te yer verilen kullanma talimatına göre düzenlenir ve her ay yapılan sayım sonunda EK-6’da yer alan örneğe uygun şekilde ay sonu kapaması yapılır.
ç) Kantin kasa defteri: Kantin nakit hareketlerinin tespit ve takibine yarayan ve örneğine EK-7’de yer verilen bir defterdir. Kasa sorumlusu tarafından, örneğine EK-8’de yer verilen kullanma talimatına göre tutulur, muhasebeci tarafından kontrolü yapılır, ay sonunda kantin heyeti tarafından imzalanarak birlik komutanına onaylatılır.
d) Para teslim defteri: Satış sorumluları tarafından mesai günleri her akşam kasa sorumlusuna, tatil günleri kantinde görevli personel veya nöbetçi subaylarına satışlardan sonra teslim edilecek nakit, banka ve kredi kartı fişlerinin yazıldığı ve örneğine EK-9’da yer verilen defterdir. İki nüsha tutulan bu defterlerden biri kasa sorumlusunda, diğeri ise satış sorumlularında bulunur. Teslim alan ve teslim edenlerin imzalarını taşır. Ay sonlarında defterlerin altı kapatılır. Toplam miktar yazılır ve defterleri kantin heyeti ile hâsılatı teslim eden sorumlu imzalar.
e) Mal sayım ve tartı çizelgesi: Tüm kantin heyeti ve reyon sorumluları tarafından ay sonlarında veya gerektiği zaman, kantinlerdeki mal mevcudu ile değerini saptamak amacıyla üç nüsha olarak düzenlenen ve örneğine EK-10’da yer verilen çizelgedir. Bir nüshası satış şubesinde, bir nüshası kantin muhasebesinde, bir nüshası da ambar sorumlusunda bulunur. İdari denetlemelerde ihtiyaç duyulması halinde, denetleme için görevlendirilen heyet tarafından sayım yapılır. Bu durumda sayıma kantin heyeti ve reyon sorumluları da katılır. Sayım çizelgelerinin her sayfası, satış sorumlusu dâhil olmak üzere sayım yapanlar tarafından parafe edilir ve son sayfası, bu kişilerce açık kimlikleri yazılarak imza edilir ve kantin başkanınca onaylanır.
f) Bilânço: Kantinin ay sonunda veya belli zamanlarda sayılmak, tartılmak veya ölçülmek suretiyle tespit edilen mevcutları ile alacak ve borçlarının tasnifli bir şekilde ve değerleri itibarıyla gösterildiği ve örneğine EK-11’de yer verilen belgedir.
g) Gelir tablosu: İşletmenin belli bir dönemde elde ettiği tüm gelirler ile aynı dönemde katlandığı bütün maliyet ve giderleri ve bunların sonucunda işletmenin elde ettiği dönem net kârını veya dönem net zararını kapsar.
ğ) Yan kuruluş işletme defteri: Berber, terzi, çamaşırhane ve benzeri kantin başkanlığına bağlı olarak hizmet veren işletmelerin tutmak zorunda olduğu ve örneğine EK-12’de yer verilen defterdir. Defter, örneğine EK-13’te yer verilen kullanma talimatına göre düzenlenir ve her ay yapılan sayım sonunda EK-12’de yer alan örneğe uygun şekilde ay sonu kapaması yapılır.
(2) Kurumlar Vergisi ve/veya Katma Değer Vergisi mükellefiyeti tesis edilen kantin işletmeleri bakımından, 213 sayılı Kanun hükümleri saklıdır.
Dayanak ve kontrol belgeleri