Madde 13 — Teftiş birimi ve iç kontrol sisteminin gözetimi
MADDE 13 – (1) Şirket bünyesinde, Şirketin günlük faaliyetlerinden bağımsız, yönetimin ihtiyaçları ve Şirketin yapısına göre mevzuat ve Şirket politikalarına uygunluk denetimlerini içeren, başta iç kontrol sisteminin ve risk yönetim sisteminin işleyişi olmak üzere Şirketin tüm faaliyetlerini ve birimlerini kapsayan gözetim ve teftiş fonksiyonunu yerine getirmek üzere bir teftiş birimi oluşturulması zorunludur.
(2) Şirketin, teftiş biriminde münhasıran bu birimde çalışmak üzere yeter sayıda müfettiş istihdam etmesi zorunludur.
(3) Teftiş birimi doğrudan yönetim kuruluna bağlı ve yönetim kuruluna karşı sorumlu olarak çalışır. Yönetim kurulu teftiş birimine ilişkin yetkilerini, iç kontrolden sorumlu yönetim kurulu üyesine devredebilir. Ancak Şirkette denetim komitesinin mevcut olması durumunda Yönetim Kurulu teftiş birimine ilişkin yetkilerini denetim komitesine de devredebilir.
(4) Teftiş sürecinin işleyişine ilişkin usul ve esaslar Şirket tarafından belirlenerek yönetim kurulunun onayına sunulur.
(5) Müfettişler tarafından her hesap dönemi için gerçekleştirilen teftiş çalışmaları sonucunda hazırlanan raporlar en geç hesap dönemini izleyen üç ay içinde Şirket yönetim kuruluna sunulur ve söz konusu raporlar yönetim kurulu tarafından karara bağlanır. Bu raporların en az beş yıl süre ile veya bu süre içinde hukuki ihtilafa konu olanların, ihtilafın sonuçlanmasına kadar Şirket nezdinde saklanması zorunludur.
(6) Teftiş birimi, Şirketin mali durumunu zayıflatacak veya olağandışı sonuçlar doğuracak herhangi bir durumun varlığının tespiti ile Şirketin faaliyetlerinin durdurulmasına veya sona erdirilmesine yol açabilecek mevzuata aykırılıkların tespiti halinde hazırlayacağı raporu en kısa zamanda yönetim kuruluna sunar ve aynı gün bir örneğini Kurula gönderir.
(7) Şirket tarafından müfettiş veya müfettişlerin çalışmalarında ve her türlü bilgi ve belgeye ulaşımlarında kendilerine her türlü kolaylığın sağlanması zorunludur.
(8) (Değişik:RG-31/12/2014-29222 4.mükerrer) Müfettişlerin ücret ve diğer özlük hakları yönetim kurulu veya TTK’nın 367 nci maddesi uyarınca bir iç yönerge ile devredilmesi halinde iç kontrolden sorumlu yönetim kurulu üyesi tarafından belirlenir.
(9) Müfettişlerin çalışmaları sırasında tarafsız olmaları ve sır saklama yükümlülüklerine uymaları gerekmektedir.
(10) Kurul Şirketin faaliyetlerini göz önünde bulundurarak teftiş birimine ilişkin olarak ilave yükümlülükler getirmeye ve yukarıda yer verilen yükümlülüklerden muafiyet sağlamaya yetkilidir.
(11) Yönetilen portföy büyüklüğüne göre bu Tebliğin 28 inci maddesinin birinci fıkrasının (a) veya (b) bendi kapsamına giren Şirkette müfettiş, tecrübe şartını sağlamak kaydıyla iç kontrol elemanının görev ve sorumluluklarını da yerine getirebilir.
Fon hizmet birimi