Madde 38 — Şube müdürlüklerine bağlı idari büro amirliklerinin görevleri

MADDE 38- (1) İdari büro amirlikleri;

a) Fiziki olarak şube müdürlüğüne gelen evrakı zimmetle teslim almak, şube müdürüne arz etmek, talimata göre ilgili büroya intikal ettirmek,

b) EBYS üzerinden şube müdürlüğüne gelen evrakı kontrol ederek ilgili büroya havale etmek,

c) İlgili mevzuat çerçevesinde bürodan giden evrakın imza, sevk, dosyalama ve arşivleme hizmetlerini yürütmek,

ç) Genel Müdürlük, Başkanlık ve/veya diğer kurum ve kuruluşlardan gönderilen ve personele tebliği gereken mevzuat ile diğer evrakları şube müdürlüğü personeline tebliğ etmek,

d) Şube müdürlüğü personelinin izin, istirahat, nöbet durumunu takip etmek ve diğer özlük işlemlerini yürütmek,

e) Şube müdürlüğünde görevli personelin günlük mesai takip çizelgesini tutmak, takibini yapmak ve muhafaza etmek,

f) Şube müdürlüğü hizmetlerine ilişkin istatistikleri tutmak ve bürolardan alacağı bilgiler doğrultusunda şube müdürlüğü brifingini hazırlayarak ilgili birimlere göndermek,

g) Şube müdürlüğünde bulunması gerekli defterleri tutacak personelin görevlendirilmesini sağlamak,

ğ) Şube müdürlüğünün demirbaş ve kırtasiye malzemelerini ilgili birimden temin etmek,

h) Demirbaş malzemelerini şube müdürlüğünde görevli personele zimmetle teslim etmek ve geri almak,

ı) Şube içi bürolar arası personel görevlendirilmesi ile ilgili işlemleri yapmak,

i) Şube müdürünün makamında bulunması gereken resmî mühür ve beratı, teftiş defteri ve kişiye özel evrak kayıt defterinin şube müdürleri görev değişikliğinde devir tesliminin takibini yapmak,

j) Her yıl şubat ayında, bekleme sürelerini dolduran evrakın ilgili mevzuat çerçevesinde ayıklama ve imha komisyonu kurarak imhasını yapmak,

k) Yapılan teftiş ve denetimler sonucunda tespit edilen hususlara ilişkin gerekli bildirim ve işlemleri yapmak,

l) Yangın, sivil savunma, evrak ve personel güvenliğine ilişkin düzenlemeleri yapmak ve uygulanmasını takip etmek,

m) Mevzuata uygun olarak verilen diğer görevleri yapmak,

ile görevlidir.