Madde 20 — İç kontrol sistemi

MADDE 20 – (1) İç kontrol sisteminin sabit sermayeli ortaklığın tüm iş ve işlemlerinin yönetim stratejisi ve politikalarına uygun olarak düzenli, verimli ve etkin bir şekilde ilgili mevzuat ve kurallar çerçevesinde yürütülmesi, hesap ve kayıt düzeninin bütünlüğünün ve güvenilirliğinin, veri sistemindeki bilgilerin zamanında ve doğru bir şekilde elde edilebilirliğinin sağlanması, hata, hile ve usulsüzlüklerin önlenmesi ve tespiti amacıyla uygulanan organizasyon planı ile bunlara ilişkin tüm esas ve usuller ile;

a) Faaliyetlerin kanuni düzenlemelere, sabit sermayeli ortaklığın işlev, amaç ve konusuna, esas sözleşmeye uygun olarak yapılmasını,

b) Yapılan işlemlerin genel ve özel yetkilere dayalı olarak gerçekleştirilmesini, ilgili mevzuata ve sözleşmelere uygun olarak yapılmasını, işlemler için gerekli belgelerin düzenlenmesini,

c) Muhasebe, belge ve kayıt düzeninin etkin bir şekilde işlemesini,

ç) Usulsüzlüklerden ve hatalardan kaynaklanan risklerin asgariye indirilebilmesi için risklerin tanımlanmasını ve gerekli önlemlerin alınmasını,

d) Personelin kendi adına yaptıkları işlemlerin portföy ile çıkar çatışmasına yol açacak nitelikte olup olmadığının tespitini,

e) Portföyden yapılan harcamaların belgeye dayalı ve piyasa rayicine uygun olup olmadığının tespitini,

f) Portföyün değerlemesinin, pay başı net aktif değerin belirlenmesinin ve portföy oranlarının ilgili mevzuata, esas sözleşmeye ve izahnameye uygunluğunun kontrolünü,

g) İlişkili taraflar ile yapılacak iş ve işlemler sırasında uyulacak esasların belirlenmesini,

içerecek şekilde oluşturulması zorunludur.

(2) Sabit sermayeli ortaklık bünyesinde oluşturulması zorunlu olan iç kontrol sistemine ilişkin tüm politika ve prosedürlerin yazılı hale getirilerek yönetim kurulu kararı ile yürürlüğe konulması şarttır. Bu politika ve prosedürlerde yapılacak değişikliklerde de aynı usul ve esaslara uyulması gerekir.

(3) Sabit sermayeli ortaklığın iç kontrol faaliyetleri, tespit edilen risklerin de izlenmesine olanak verecek şekilde günlük faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası olarak düzenlenir ve sürdürülür. Etkin bir iç kontrolün sağlanmasında, tüm personelin kendi görevlerini yazılı prosedürlere uygun olarak yerine getirme yükümlülükleri ile meslek ilkeleriyle bağdaşmayan uygulamalar ve kurum politikalarına aykırı veya yasal olmayan faaliyetler gibi hususları üst düzey yönetime aktarmaları için görev ve yetkileri yazılı olarak tanımlanır ve ilgili personele imza karşılığında bildirilir. Aynı şekilde personelin görev ve yetkileri ile yazılı prosedürlerdeki değişiklikler de personele imza karşılığında bildirilir. Prosedürler her düzeyde personelin etkin bir şekilde iç kontrol sistemine katılımını sağlayacak şekilde oluşturulur. İç kontrol faaliyetleri ile ilgili hazırlanacak raporların aylık olarak yönetim kuruluna sunulması gerekmektedir.

(4) Yönetim kurulu, kendisine bağlı icracı birimler bulunmayan üyelerinden birini iç kontrolden sorumlu yönetim kurulu üyesi olarak belirler. İç kontrolden sorumlu yönetim kurulu üyesi;

a) İç kontrol sisteminin düzenlemelere, meslek kurallarına ve yazılı prosedürlere uygun çalışmasına, doğabilecek risklerin tespitine ve yönetilmesine ilişkin çalışmalar yapmaktan ve bu konuda yönetim kurulunu bilgilendirmekten,

b) Kurul düzenlemeleri ve sabit sermayeli ortaklık politikaları çerçevesinde kabul edilebilir risk düzeylerini belirlemekten, iç kontrol politikaları ile prosedürlerinin hazırlanmasından ve yönetim kurulunun onayına sunulmasından,

c) İç kontrol hedeflerinin uygunluğu, kontrol sonuçlarının izlenebilirliği, kontrol faaliyetinin bağımsız ve nesnel olarak sürdürülmesi ve güvenilirliği konularından,

sorumludur.

(5) İç kontrol sistemi kapsamındaki faaliyetlerin yerine getirilmesi için en az bir iç kontrol personeli istihdam edilir. İç kontrol personelinin sermaye piyasaları, muhasebe, vergi, kambiyo, bilgi sistemleri denetimi, işletme analizi, organizasyonu ile denetimi veya hukuk konularında en az üç yıllık mesleki tecrübe ile Kurulun lisanslamaya ilişkin düzenlemeleri uyarınca mesleki yeterliliklerini gösterir lisans belgesine sahip olması zorunludur. İç kontrol personelinin dışarıdan sağlandığı durumlarda da ilgili personelin anılan bilgi, tecrübe ve lisans şartlarını sağlaması zorunludur. Altıncı fıkra hükmü saklı kalmak üzere iç kontrol personeli iç kontrol dışında başka görev ve sorumluluk yüklenemez.

(6) İç kontrol personelinin görev ve sorumlulukları, tecrübe ve lisans şartını taşımak kaydıyla müfettiş tarafından da yerine getirilebilir.

Risk yönetim sistemi