Madde 16 — Üniversite Arşivinden Yararlanma

Madde 16 – Birimlerin Üniversite arşivinde saklı malzemeyi gereksinim duyması halinde bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme izleme formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi sağlanır. Birimler, kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamazlar. Dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemezler. Ödünç verilen veya arşivde incelenen malzeme içinde gizlilik derecesine sahip evrak bulunması halinde, bu malzemenin ilgili birimden gelseler dahi yetkisi olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.

15 günlük ödünç verme süresine ayrıcalıklı bir durum olarak, Üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa ve benzeri nedenlerle ilgisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma gibi nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, söz konusu personel veya öğrencinin yeniden Üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.

Üniversite arşiv personeli, işlemleri hızlandırmak amacıyla  veya arşivde saklı malzemenin asıllarının görülmesine gereksinim olmayan durumlarda, ilgili birimin gerek duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere arşivin işlerini aksatmamak şartıyla bir araştırma hizmeti sunar. Fotokopi verilmesi durumunda fotokopinin arkasına “ işi bitince  imha ediniz “ damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.

Arşiv Hizmetleri İstatistiği