Madde 11 — Koordinasyon

MADDE 11- (1) IPARD Yönetim Otoritesi, Program uygulamalarını izlemek için gerekli belgeleri İzleme Komitesine sunarak Komitenin çalışmalarına yardımcı olur. Bu kapsamda gerekli koordinasyonu sağlar.

(2) IPARD Yönetim Otoritesi, İzleme Komitesinin sekretarya hizmetlerini yürütür. Bu çerçevede aşağıdaki çalışmalar yapılır:

a) İzleme Komitesinin çalışmaları için ihtiyaç duyulan tüm belge, materyal, rapor, analiz ve teklifler hazırlanır, tercümeleri yapılır/yaptırılır ve elektronik ortamda ve/veya yazılı olarak İzleme Komitesi üyelerine gönderilir.

b) İzleme Komitesi toplantılarının hazırlıkları, toplantıların düzenlenmesi ve toplantı tutanaklarının hazırlanması ile ilgili çalışmalar yapılır.

c) İzleme Komitesi çalışmalarına yönelik belgelerin, oturumlarda yapılan konuşmaların ve alınan kararların arşivi tutulur.

ç) İzleme Komitesi kararlarının uygulanması sağlanır ve sonuçları hakkında ilgili taraflara bilgi verilir.

d) İzleme Komitesi çalışmalarının tanıtımı ve duyurusu yapılır.

e) İzleme Komitesi toplantılarında tartışma ve karar alma sürecine üyelerin etkin bir şekilde katılımını sağlamak amacıyla ihtiyaç duyulan çeviri, tercüme gibi teknik ve lojistik hizmetler sağlanır.

f) Programın teknik destek tedbiri kapsamında gerçekleştirilen çalışma ziyaretleri ile seminerler konusunda raporlar hazırlanır ve İzleme Komitesine sunulur.

g) Katılım Öncesi Yardım Aracı İzleme Komitesinin çalışmalarına katılım ve bilgi sağlanır.

ğ) Program uygulamalarında kaydedilen gelişmeler, uygulamada yaşanan sorunlar, Programın izleme ve değerlendirme sonuçları ve tanıtım faaliyetleri ile ilgili bilgiler İzleme Komitesine bildirilir.

Program hakkında bilgilendirme ve tanıtım faaliyetleri