Madde 16 — Toplantı kayıtları

MADDE 16- (1) Komitenin her toplantısı için tutanak tutulur.

(2) Tutanaklar; toplantı gündemini, oturumlarda yapılan tüm görüşmelerin özetini, oylama sonuçlarını, alınan kararları ve Komite tarafından yapılan önerileri içerir.

(3) Her toplantının tutanak taslağı toplantı tarihinden sonra on beş iş günü içinde tüm Komite üyelerinin incelemelerine sunulur. Komite üyeleri inceleme, gözlem ve önerilerini belgenin gönderildiği tarihten itibaren on iş günü içerisinde IPARD Yönetim Otoritesine gönderirler. Üyelerin incelemelerinin yer aldığı toplantı tutanağı taslağı, Komite üyelerinin son inceleme tarihini takiben en geç beş iş günü içerisinde Komisyonun incelemesine sunulur. Komisyon on iş günü içerisinde tutanağa ilişkin incelemesini bildirir. Tüm incelemeler sonrasında nihai tutanak oluşturulur.

(4) Nihai tutanak taslağı, Başkan tarafından imzalanır ve toplantıdan sonra en geç kırk beş iş günü içerisinde üyelere gönderilir.

(5) Bir önceki toplantının tutanak taslağı, bir sonraki toplantı başlangıcında görüşülür ve kabul edilir. Nihai tutanağın bir kopyası IPARD Yönetim Otoritesi arşivinde saklanır.

Komite kararlarının takibi