Madde 16 — Potansiyel başvuru sahiplerine teknik yardım
MADDE 16 – (1) Ajanslar, her proje teklif çağrısı döneminde, şeffaflık, açıklık ve tam rekabet koşullarının sağlanması amacıyla, proje teklif çağrısı yapılan öncelik alanları itibarıyla, proje tekliflerinin hazırlanması ve sunulması konularında, potansiyel başvuru sahiplerine bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerini içeren teknik yardım hizmetleri sağlar. Bu bilgilendirme ve eğitim hizmetlerinin ajans personeli eliyle yürütülmesi esastır. Ancak ajansın ertelenemeyecek yoğun işlerinin olması veya personel kaynaklarının çağrının sıhhatini olumsuz etkileyebilecek düzeyde yetersiz kalması halinde, Genel Sekreterlik bu hizmetler ile potansiyel başvuru sahiplerinin proje hazırlıkları sırasında ihtiyaç duyabilecekleri genel danışmanlık gibi ilave hizmetlerin hizmet alımı yoluyla yaptırılmasına karar verebilir.
(2) Ajans personeli, teklif çağrıları kapsamında sunulacak herhangi bir projenin hazırlanmasında ve yürütülmesinde görev alamaz. Gerektiğinde teknik yardım hizmet alımı da dahil bilgilendirme, eğitim ve danışmanlık hizmetleriyle ilgili her türlü hazırlığın proje teklif çağrısı ilan tarihinden önce tamamlanmasından, bu hizmetlerin ve bunlarla ilişkili basılı ve görsel malzemenin yeterli kalitede ve potansiyel başvuru sahiplerine proje hazırlığı için yeterli süre bırakacak şekilde sunulmasından ve gerekli bilgilerin paydaş veri tabanına aktarılmasından ajans genel sekreteri sorumludur.
(3) Bilgilendirme ve eğitim faaliyetlerinin yeri, zamanı ve içeriği, uygun duyuru vasıtalarıyla ilan edilir ve ilgili ajansın internet sitesinde yayınlanır.
(4) Bilgilendirme ve eğitim toplantıları; potansiyel başvuru sahiplerinin kolayca ulaşabilecekleri yerlerde, herkese açık ve ücretsiz olarak yapılır. Yeterli sayıda ve iletişimi zorlaştırmayacak büyüklükteki gruplarla düzenlenecek olan toplantılar, potansiyel yararlanıcılara eşit erişimi sağlamak için, bölge içinde farklı yerlerde ve zamanlarda tekrarlanabilir. Proje teklif çağrısı döneminde, bireysel istek üzerine veya sadece bir kurumun mensuplarıyla sınırlı bilgilendirme, eğitim ve danışmanlık faaliyeti yapılamaz. Bilgilendirme ve eğitim toplantılarında bütün katılımcıların ad, soyad, unvan, çalıştığı yer ve irtibat bilgilerini ihtiva eden imzalı kayıt listeleri oluşturulur ve bu bilgiler paydaş veri tabanına kaydedilir. Ayrıca bu toplantılarda sağlanan hizmetin kalitesinin ölçülmesi amacıyla katılımcılarla anketler düzenlenir ve bunlar ajans kayıtlarında muhafaza edilir.
(5) (Değişik:RG-14/3/2020-31068) Toplantılarda veya diğer araçlarla proje teklif çağrılarına ilişkin sözlü veya yazılı olarak sorulan bütün sorular kayıt altına alınır. Bu sorular, ilgili görevliler tarafından, doğru, açık ve detaylı olarak cevaplandırılır.
(6) Ajans ayrıca, potansiyel başvuru sahipleri için başvuru rehberinde belirtilen usul ve esaslara göre proje hazırlamalarına yardımcı olacak eğitim toplantıları ve atölye çalışmaları düzenler veya düzenletir. Bu tür toplantı ve çalışmalarda da bilgilendirme ve eğitim toplantıları için yukarıda belirtilen kurallar ve usuller aynen takip edilir. Destek için başvurusu yapılan projelerin ajans tarafından her zaman eğitim amaçlı olarak ve sahibinin ayrıca muvafakatı aranmaksızın kullanılabileceği hususu başvuru rehberlerinde ve sözleşmelerde yer alır. Bu tür projelerin eğitimlerde örnek olarak kullanılması halinde projede yer alan gerçek veya tüzel kişilere ait şahsi bilgiler ve mesleki sır niteliğindeki bilgiler ifşa edilemez.
(7) Başvuru sahipleri kendi kaynak ve imkanlarıyla, tamamen kendi tercihleri doğrultusunda, proje hazırlığı aşamasında, bu konularla ilgili yeterli uzmanlığı olan firma veya kişilerden dış destek temin edebilir. Ancak başvuru sahiplerinin söz konusu destekle ilgili olarak yaptıkları harcamalar, proje uygun maliyetlerinden sayılamaz ve proje bütçesinde gösterilemez. Bununla birlikte, başvuru rehberinde açıkça belirtilmek kaydıyla, özellikle proje hazırlama kapasitesi düşük olan hedef kitlelere yönelik proje teklif çağrılarında, proje hazırlanması ve sunulmasını teşvik etmek amacıyla, yararlanıcılar tarafından bu kapsamda temin edilen desteklerden danışmanlık ve kırtasiye giderlerine ilişkin olanlar, faturalandırılmaları şartıyla proje uygun maliyetlerinden sayılabilir ve talep edilen destek miktarının % 2’sini geçmemek üzere proje bütçesinde gösterilebilir. Proje teklif çağrısı döneminde, ajans tarafından gerçekleştirilen bilgilendirme ve eğitim faaliyetleri kapsamında, başvuru sahiplerinin proje hazırlık ve uygulama aşamasında dış destek satın almaları halinde dikkat etmeleri gereken hususlarda da uyarılar yapılır.
(8) Ajans tarafından yapılan bütün bilgilendirme, eğitim ve proje hazırlık faaliyetlerinde, yönetim kurulu üyelerinin, ajans personelinin, teknik yardım firmaları ve çalışanlarının, dış destek firmaları ve uzmanlarının, bağımsız değerlendiricilerin ve değerlendirme komitesi üyelerinin kendi aralarında veya başvuru sahipleri ile yasal veya etik kuralları aşan yahut rekabeti bozan bir menfaat ilişkisine girmelerini engelleyici tedbirler alınır. Paydaş veri tabanı bu amaca da hizmet edecek şekilde tasarlanır ve kullanılır.
Başvurular