Madde 45 — Dayanak ve Kontrol Belgeleri

Madde 45 - Kantin muhasebe kayıtlarında iç denetimi sağlamak amacıyla, aşağıda belirtilen dayanak ve kontrol belgeleri tutulur.

a. Alım Belgeleri : Mal alım faturaları ile örneğine EK-12’de yer verilen fatura yerine düzenlenen tutanaklardan ibarettir. Bu belgeler, kantin işletme defterindeki sıralarına göre numaralandırılarak dosya içinde saklanır.

b. Gider Belgeleri : Kantin gelirlerinden yapılan harcamalara ilişkin fatura, yazar kasa fişi ve tutanaklardan ibarettir. Yazar kasa fişleri dosya kağıdına yapıştırılarak tutanak hâline getirilir ve arkası kantin heyeti tarafından imzalanıp komutanın onayına sunulur. Bu faturalar, yazar kasa fişleri ve tutanaklar tarih sırasına göre numaralanarak dosyalanır.

c) Aylık Gider Listesi : Bir aylık gider belgelerinin dökümüdür. Altı, kantin heyeti tarafından imzalanır ve kışla komutanınca onaylanarak ait olduğu ay bilançosuna bağlanır.

ç. (Değişik:RG-5/4/2019-30736)Karşılaştırmalı Fiyat Tespit Tutanağı: Piyasa incelemesi sonucunu tespit etmek maksadı ile hazırlanan tutanaklardır. Bu tutanaklar alımı yapanlar tarafından imza edilir ve alım faturasına bağlanır.

d. Fire Tutanağı : Satılmak üzere alınan mallarda ortaya çıkan fireyi tespit etmek amacıyla, aynı gün düzenlenen ve örneğine EK-10’da yer verilen belgedir. Gider belgeleri arasında muhafaza edilir.

e. (Değişik:RG-5/4/2019-30736) Devir Teslim Belgesi: Kantin heyeti değişikliğinde kantin sermayesi, belgeleri ve demirbaşlarının devir ve teslimi esnasında kullanılan ve örneğine EK-11’de yer verilen belgedir. Sayım sırasında satışa sunulan mallar ve demirbaş olarak kullanılan mallar için ayrı ayrı sayım tartı çizelgesi düzenlenir. Satışa tâbi olan malların devri, alış fiyatları üzerinden yapılır.

f. Avans Kredi Fişi : Bir mal alımı veya bir hizmetin ifası için komutanlıkça kantinden verilmesi emredilen paranın kantin kasasından çıkması esnasında ve kantin mubayaa sorumlusunca  kantinde  satılacak  malların  alımında tanzim  edilen  ve örneğine EK-13’de yer verilen fiştir. Üç suret düzenlenir. Nakit çıkışına ilişkin olduğunda, bir sureti avans mutemedinde, bir sureti muhasebede, bir sureti de kasa sorumlusunda bulunur. Muhasip ve kantin başkanının imzasını müteakip komutanlıkça onaylanır. Bilahare avansı kullanacak şahıs imza karşılığı avansı kantin kasa sorumlusundan alır. Mal satımına ilişkin olduğunda sadece kantin başkanınca onaylanır. Bir sureti mubayaacıda, bir sureti muhasebede, bir sureti de kasa sorumlusunda bulunur.

g. Avans Mahsup Fişi : Birlik avans mutemetleri ve kantin mubayaa sorumlularınca kantinden alınan avansın kapatılmasında kullanılan ve örneğine EK-14’de yer verilen bir fiştir. Üç suret düzenlenir bir sureti avans mutemedi veya mubayaa sorumlusunda, bir sureti muhasebede, bir sureti de kasa sorumlusunda bulunur. Birlik avans mutemedince kullanılan avansın mahsup fişi kantin heyetince kontrolü ve imzasını müteakip komutanlıkça onaylanır ve işleme konur. Kantin mubayaa sorumlusunun kullandığı avansın mahsubunda kontrol sonunda sadece kantin başkanı onaylar. Her iki avansın mahsup edilmesinde artan para varsa mahsup fişinde yazılır ve kasa sorumlusuna iade edilir, avans mutemedi ve kasa sorumlusunca imzalanır.

ğ. Kasa Girdi Fişi : Kasaya giren her türlü nakit için düzenlenen ve örneğine EK-15’de yer verilen bir fiştir. Para teslim defterleri ile kasa sorumlusuna teslim edilen nakitler bir kasa girdi fişine işlenir ve kasa defterine girişler bu fiş ile yapılır.

h. Kasa Çıktı Fişi : Avans mutemetlerine verilen avanslar ile kantinde satılmak üzere alınan malların bedellerinin ve masraf faturalarının ödenmesi için kasadan çıkan nakitleri belirten ve örneğine EK-16’da yer verilen belgedir.

ı. (Değişik:RG-5/4/2019-30736) Onay Belgesi: Yapılacak bir iş için alınacak bir mal veya hizmet için ödenecek paranın Analitik Bütçe Sınıflandırması Dördüncü Düzey Gider Kodları (Ekonomik Sınıflandırmanın Dördüncü Düzeyi) içinde yer alan ve ödeneği olmadığına/yeterli olmadığına dair kullanılan örneğine Ek-17’de yer verilen belgedir. Parayı kullanacak birlik komutanlığınca yapılacak harcamanın nereye yapılacağı veya malın ne amaçla alınacağı belirtilecek şekilde hazırlanır.

Maliye ünitesi amiri tarafından yapılacak işin resmî iş kapsamında olup olmadığı incelendikten sonra, resmî iş kapsamında olanlar için ödenek durumu belirtilecek şekilde; birlik mal saymanı ve ilgili şube müdürü tarafından da, mal mevcut durumu veya hizmet alımının uygunluğu ile ihtiyacın genel bütçeden tahsis edilen kaynaktan mevcut planlamalar doğrultusunda öncelik ve ivedilikle alınıp alınmayacağı değerlendirilerek; kantin başkanı tarafından da, kantin gelirlerinden ödeme durumu kontrol edilerek imzalanır. Bu belge ile birlik komutanının onaylamasından sonra avans verilmesi sağlanır.

i. (Değişik:RG-5/4/2019-30736)  Kredili Mal Takip Defteri: İşletme usulü muhasebe kaydı tutan kantinlerde; kantin heyetince kantinde satılmak üzere kredili olarak alınan mallar için ilgili firmalara yapılacak ödemelerin kayıt edildiği ve örneğine EK-18’de yer verilen defterdir. Kredili mal alınan her firma için bir sayfa açılır. Buraya alınan mallar faturaları ve kasa çıktı fişleri ile yapılan ödemeler yazılır. Ödemelerden sonra kalan borçlar defterde toplanarak belirlenir. Sene sonunda kredili mal alımlarından dolayı firmalara olan borçlar sıfırlanır. Yeni heyete borç devredilmez.

j. (Değişik:RG-5/4/2019-30736) Mahkeme Yolu ile Alacakların Takibi Defteri: Kantinlerin mahkemeler yolu ile alacaklarının takibinde kullanılan ve örneğine EK-19’da yer verilen defterdir.

k.  (Değişik:RG-5/4/2019-30736) Muaddel Cetveli: Kantine bağlı olarak çalışan ve üretim yapan yan kuruluşlarda üretilen yiyecek ve içeceklerin belirli bir standartta olması için içerisine konacak erzakın cinsini ve miktarını gösteren, örneği EK-21’de yer alan cetveldir. Muaddel cetveli birlik komutanına onaylatılır.

l. (Ek:RG-5/4/2019-30736) Maliyet Cetveli: Üretilen yiyecek ve içeceklerin satış fiyatları, örneği EK-22’de yer alan maliyet cetveli ile belirlenir. İmal için alınan malzemelerin alış fiyatı değiştikçe, maliyet cetveli yeniden düzenlenir. Yan kuruluş hesabı, muaddel cetvelinde belirtilen partinin veya porsiyonun satış fiyatı üzerinden hesaplanır ve alınır. Maliyet cetveli kantin başkanı tarafından onaylanır.

Diğer Belgeler