Madde 21 — Dosyalama, klasörlere yerleştirme

MADDE 21 – (1) Evrak, standart dosya planı esaslarına göre dosyalara ve klasörlere yerleştirilir. Konu ve işlem itibariyle aynı evrak aynı dosya veya klasöre konur. Dosya ve klasör içinde yerleştirme eski tarihten yeni tarihe göre olur. Dosya gömlekleri üzerine aidiyeti, konu kodu, konusu, dosyasının numarası gibi bilgiler işlenir. Klasörlerin sırtı etiketlenir (EK– 2). Etikette sırasıyla;

a) Birim kodu,

b) Standart dosya planına göre verilen konu kodu,

c) Konu kodunu tamamlayıcı isim veya ifade, sicil dosyalarında sicil ve emekli sicil numarası,

ç) Klasör içindeki evrakın işlem yılı veya yıl grupları,

d) Klasör sıra numarası,

e) Dosya sıra numarası,

bilgileri yer alır.

(2) Sicil dosyaları, sicil numarası (birimlerde kurum sicil numarasına ilâveten, emekli sicil numarası da belirtilir.) veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de buna göre bir yerleştirme yapılır.

(3) Verilen hizmet itibariyle özellik arz eden arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme, birimlerin kendi arasında mutabakat sağlaması suretiyle, standart dosya planı da dikkate alınarak, hizmetin şekline ve malzemenin türüne göre geliştirilecek geçerli bir sistem içerisinde –alfabetik, nümerik, kronolojik, tematik, coğrafi ve benzeri– hazırlanır ve arşiv yerleştirmesi yapılır.

Malzemenin ayırımı