Madde 13 — Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin tespiti ve değerlendirilmesi

MADDE 13 – (1) Merkez ve taşrada arşiv malzemesi ile arşivlik malzeme, birim arşiv sorumlularının gözetiminde birim arşiv görevlilerince, alt birim amirlerinin de görüş ve önerileri alınarak “Malzeme Tespit, Değerlendirme ve Saklama Formu” ile (EK– 1) tespit edilir.

(2) Formun “Düşünceler” sütununda, şu açıklamalara yer verilir.

a) Birim Arşivinde süresiz saklanır,

b) Kurum Arşivinde süresiz saklanır,

c) Taşra Birim arşivinde süresiz saklanır,

ç) Birim Arşivinde imha edilir,

d) Kurum Arşivinde imha edilir,

e) Taşra Birim arşivinde imha edilir,

f) Devlet Arşivine gönderilir,

g) Örnekleri alınarak Devlet Arşivine gönderilir,

ğ) Ayıklama ve imha komisyonunca değerlendirilir.

(3) Gerektiğinde ikinci fıkrada belirtilenlerin dışında da açıklamalar yapılabilir.

(4) Hazırlanan formlar, merkezde birim amirlerinin önerisi ve Bakanlık Makamının onayı; taşrada ise birim amirlerinin önerisi, illerde valinin ve ilçelerde kaymakamın onayı ile kesinlik kazanır.

(5) Merkezde, kesinleşen formların bir örneği biriminde bulundurulur, bir örneği de kurum arşivine gönderilir.

Saklama süreleri