Madde 21 — Karar defteri ve tutanaklar

MADDE 21 − (1) Hakem heyeti toplantıları için bir karar defteri tutulur. Bu defter, kullanılmaya başlanmadan önce sayfa numaraları verilmek ve kaç sayfadan ibaret olduğu belirtilmek suretiyle illerde il müdürü, ilçelerde kaymakamca onaylanır. Karar defterinin her sayfası mühürlenerek hakem heyeti başkanınca paraflanır ve bu defter başkanca muhafaza edilir.

(2) Hakem heyeti toplantılarına ve toplantılarda alınan kararlara her yıl (1) numaradan başlamak üzere yıl sonuna kadar teselsül eden numaralar verilir.

(3) Toplantıda alınan kararlar, en az iki nüsha olarak düzenlenen tutanakla tespit edilir. Bu nüshalardan biri dosyasında muhafaza edilir, diğeri ise karar defterinin sayfalarına ayrı ayrı yapıştırılarak il müdürlüğü veya kaymakamlık mührü ile köşelerinden mühürlenir. Tutanaklar, toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. İmza işlemi, isimlerin bulunduğu sayfanın imzalanması ve diğer sayfaların paraflanması suretiyle yapılır.

(4) Karar tutanaklarının her sayfasına toplantı tarihi ve numarası yazılır. Ayrıca, alınan kararlara ilişkin oy sayısı ve varsa ret oyu veren üyelerin muhalefet şerhi de belirtilir. Bu tutanaklarda, istemin özeti, yapılan inceleme ve alınan kararlar ile dayanılan mevzuat hükümleri ve delillere de yer verilir.

(5) Kararlara ilişkin bilgiler sisteme aktarılır. Kararlara ilişkin Bakanlıkça uygun görülen bilgiler, uygun vasıtalarla ilan edilebileceği gibi, sistem üzerinden herkes tarafından da incelenebilir.

(6) Karar defteri süresiz, karar tutanaklarının bir örneği ile kararlara ilişkin ekler beş yıl süreyle muhafaza edilir ve bunlar idari ve adlî mercilerin talepleri dışında hizmet binası dışına çıkarılamaz. Diğer mevzuatla daha uzun bir süre belirlenmesi halinde bu sürelere uyulur.