Madde 25 — Arşiv Malzemesi Devir-Teslim ve Envanter Formunun Düzenlenmesi

Madde 25 — Aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayn form düzenlenir.

Teslim edilen arşiv malzemesiyle ilgili olarak bu form üzerindeki;

a)         "Birimi" bölümüne, arşiv malzemesini devreden birimin adı,

b)        "Türü" bölümüne, dosya, defter, form, plân, program, model, fotoğraf, resim,film, plak, görüntü bandı, ses bandı, damga v.b. olduğu,

c)         "İşlem Yılı" bölümüne, arşiv malzemesinin oluştuğu yıl,

d)        "Teşkilat Kodu" bölümüne, her dikdörtgen içine sırayla kurum, birim, alt birim ve hizmet kodları, yanındaki "kutu" ve "dosya" bölümüne de kutu ve dosya numarası,

e)         "Envanter Sıra Numarası" bölümüne, ekleri dışında, evraka teslim dönemi ile ilgili olarak, envanter dökümünde verilen müteselsil sıra numarası,

f)          "İşlem Tarihi" bölümüne, evrakın gün, ay, yıl olarak aldığı tarih,

g)        "Sayı" bölümüne, evraka verilen sayı,

h) "Gizlilik Derecesi" bölümüne, evrakın gizli olup olmadığı (gizli evrak "G" kısaltması ile gösterilir.),

ı)    "Konusu" bölümüne, evrakın konusunu ifade edecek kısa açıklama,

i) "Adedi" bölümüne, dosya içindeki toplam evrak sayısı, defterler için toplanı sayfa sayısı, diğer tür belgeler için de toplam adet,

j) "Açıklama1* bölümüne, yıpranma, eksiklik v.b. gibi devredilecek arşiv malzemesi ile ilgili olarak yapılması gerekli açıklamalar,

k)   "Evrak Sıra Numarası" bölümüne, evrakın dosya içindeki sıra numarası,

yazılır.