Madde 21 — Malzemenin Üniversite Arşivinde Tasnifi ve Yerleştirilmesi

Madde 21 — Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte meydana gelen oluşum ve ilişki biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan organik metotla (Provenance sistemi) tasnif edilir. Bu tasnif sisteminin esası, arşivlere devredilen fonları (malzeme gruplarını), bütünlüklerini bozmadan asli düzeni ile bırakmaktır.

Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu birim ve alt birimleri, hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir.

Tasnif işlemleri Şu Sıraya Göre Yapılır:

a)   Önce, her birime ait evrak tek tek elden geçirilerek ayırma işlemi yapılır. Birimlerin evrakı, işlem gördükleri tarihlerdeki biçimlerine uygun şekilde bir araya getirilir.

Ayırma işlemi Üniversite akademik ve idari teşkilat şemasına göre yapılır.

Kesin tasnif, saklanmasına gerek görülmeyen malzemenin ayıklama ve imhasından sonra yapılır.

b) Teşkilat kodlarının tespiti, uygulanması veya yeni kurulan daire ve alt birimler için kod ihdası Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile koordineli olarak yapılır.

Kodlama Esasları;

Kurum kodu, (Rektörlük için belirlenen kod)

Birim kodu, (Daire Başkanlıktan ile Rektörlüğe doğrudan bağlı diğer birimler için be­lirlenen kod)

Alt birim kodu, (Birimlerin alt birimleri için belirlenen kod)

Hizmet türü kodu, (Dosya tasnif numarası almamış belgelerden, hizmetlerde farklılık varsa, bu hizmetler kodlanacaktır. Eğer Rektörlükçe ayrıca dosyalama sistemi kabul edilerek hizmetler sınıflanmışsa, yeniden kod verme yoluna gidilmeyip, bu numaralar Ek-3'ün 8 inci hanesine yazılacaktır.)

Ayrıca kodların tespit edilmesinde ve uygulanmasında;

—    Mümkün olduğu kadar fazla rakam (harf ve rakam-harf) kullanılmasından kaçınılır.

—    Yeni kurulan birim ve alt birimler için kod belirlenirken bunların eski kodlarla çakışmamasına  dikkat edilir.

— Evrak ve vesaikin eklerine de, aidiyeti ve bütünlüğü bozmamak için mevcut kodla­ma, kendi bütünlüğü içerisinde ayrı ayrı verilir.

c)    Ayırımı yapılan-evrak ve vesaikden, konu ve işlem itibariyle aidiyeti aynı olanlar,

d)    ekleriyle birlikte bir araya getirilir.

Evraka ekli olan harita, plân, proje ve benzerleri, asıl evrak ve vesaikden ayrılmaz. Bu tür ekler, asıl evrak ve vesaik ile birlikte ele alınır.

Birden fazla yaprak ve sayfadan ibaret olunan evrakın, dağılmasına engel olmak, yerlerinin kaybolmasını önlemek ve aidiyetlerini sağlamak, dolayısıyla kullanılmalarını kolaylaş­tırmak için yaprak ve sayfalar numaralandırılır. Her dosyada, evraklar l' den başlamak üzere sıra numarası alır.

Evrakın ekleri, kendi içerisinde sayıldıktan sonra, asıl evrakın ön yüzünün sol alt köşe­sine, adet olarak kurşun kalemle yazılır.

d)   Daha sonra birimleri belirlenmiş olan evrak ve vesaik kendi içerisinde "gün, ay ve yıl" sırasına göre kronolojik sıraya konur. Bu işlem yapılırken, aşağıdaki hususlar göz önüne alınır.

—   Kronolojik sıralama işlemi, küçük tarihten büyük tarihe doğru yapılır. Birden fazla eki bulunan evrak ve vesaikin, kronolojik sıralamasında da aynı usul uygulanır.

—   Üzerinde yalnızca "ay"ı olup, günü belli olmayan evraklar, sıralamada evrakın sayısı gibi ipucu olacak bir unsura sahip değilse, bunlar bulunduktan ayın en sonuna toplu ola­rak konulur.

—   Üzerinde gün ve ay olmayıp sadece yıl yazılı olan evraklar ait oldukları yılın en so­nuna konulur.

—   Üzerinde yazılı bir tarife olmadığı halde, tahmini tarihlemesi yapılan evraklar da ait oldukları yılın ayı ve günü belli olmayan evrakları arasına konulur. Tahmini tarihleme kaydı, köşeli parantez içerisinde gösterilir.

e) Ayırma neticesinde arşiv malzemesinin ait olduğu alt birime kadar daha önceden belirlenmiş kodları ihtiva eden lastikten yapılmış “Arşiv Yer Damgası” (EK-1) evrakın önyüz alt bölümüne siyah ıstampa mürekkebi kullanılmak suretiyle basılır. Arşiv Yer Damgasında, “Alt Birim Kodu”na kadar olan kısımlar değişmeyeceğinden, bunların belirlenmiş kodları, lastik damganın yapılması sırasında damgada yer alır. Aynı damganın “Kutu veya Klasör Numarası” bölümleri ise kurşun kalemle doldurulur.

"Kutu Numarası" bölümüne» evrak ve vesaikin dosyalar içerisinde konacağı kutuya verilecek müteselsil numara yazılır.

"Dosya Numarası" bölümüne, bir kutuda yer alacak dosyalara verilecek müteselsil numara yazılır.

"Evrak Sıra Numarası" bölümüne ise, her bir dosyaya yerleştirilecek evraklara ve çek sıra numarası yazılır. Her bir dosya içerisinde yer alacak evraklar l' den başlamak üzere sıra numarası alır. "Arşiv Yer Damgası", aidiyet ve bütünlüğü sağlaması bakımından, evra­kın eklerine de basılır.

Kodlamada, "Kutu veya Klasör Numarası", "Dosya Numarası" ve "Evrak Sıra Numarası" bölümleri, kurşun kalemle doldurulur. Boyalı, sabit, tükenmez veya mürekkep' i kalemle evrak üzerine yazı yazılmaz.

f) Her bir dosya gömleği içerisine, o dosyada yer alacak evrakın dökümünü vererek bir "Dosya Muhteviyatı Döküm Formu" (Ek-2) konulur.

g) İstenen belgelere süratli bir şekilde ulaşmayı sağlamak için belgelerin dosyalar içerisinde yerleştirileceği kutuların (veya klasörlerin) sırtlarında bulunan etiketler üzerine yuka­rıda belirtilen kodlamanın "Evrak Sıra Numarası" hanesine kadar olan bilgiler kaydedilir. Bu etiketlerde (Ek-3) "Dosya Numarası" hanesine, bir kutuda yer alacak dosyaların ilk ve son numaralan ile ayrıca "işlem Yılı" yazılır. Aynı şekilde dosya gömleklerinin ön yüzlerine de, kodlamanın "Dosya Sıra Numarası" dahil, "işlem Yılı" kaydedilir.

Ayrıca, hizmetlerin özelliği ve aidiyeti itibariyle kendi arasında müteselsil numara almış olan evrak ve vesaik için, kutu etiketleri ile dosya gömleklerinin ön yüzlerinde, "İşlem Yılı" hanesinin altına, dosya ve dolayısıyla kutu içerisinde yer almış olan bu tür evrak ve vesaikin almış olduğu müteselsil numaranın başlangıç ve bitiş numaraları, aramada bir kolaylık unsuru olması bakımından kaydedilir. Bunun için, "İşlem Yılı" hanesinin altında bu numaraların yer alacağı boş bir kısım bırakılır.

h) Kutulara verilecek sıra numaraları seriler halinde müteselsil olarak devam ettirilir. Dosya sıra numaralan ise yıl veya yıl gruplarına göre yeniden başlatılır.

ı) Bu tasnif sisteminde, ayırma ve tarihleme işlemi tamamlanan evrakın, envanteri ha­zırlanır. Bunun için her evrakın veya ekleriyle birlikte evrak bütünlüğünün içeriği hakkımı özeti çıkarılıp fişlenir.

i)    Bütün bu işlemler, daha sonra kataloglara geçirilir.

j) Tasnifi tamamlanmış olan evrak, standart dosya gömlekleri içerisinde kutulara (Ek-4) (veya klasörlere) konmuş olarak, gerekli şartlan taşıyan arşiv depolarında ve madeni raflar­da, tasnif plânına uygun olarak bir yerleştirme plânı dahilinde yerleştirilir.

Bu yerleştirmede, raflarda çift taraflı ranzalar da dahil, soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru bir sıra dahilinde hareket edilir.

Yerleştirme işlemi, arşiv deposuna girildiğinde, sol taraftaki ilk rafın sol üst köşesinden başlamak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

Arşiv deposunun yerleşim şeması çıkarılır ve depo girişinin uygun bir yerine asılır.

Bu tasnif sistemi yalnızca klasik tip arşiv belgesi denilen evrak için söz konusudur. Değişik tür ve çeşitteki malzemenin (film, fotoğraf, plak» ses, bilgisayar kütükleri ve görüntü bandı, v.b.) tasnifi özel sistem ve işlemlere göre yapılır.

Malzemenin Envanterinin Çıkarılması