Madde 17 — Üniversite Arşivinden Yararlanma
Madde 17 - Birimlerin üniversite arşivinde saklı malzemeye hizmet gereği ihtiyaç duyması halinde, bu malzeme 15 günü aşmayan bir süre için ödünç verilebilir veya arşivde incelenebilir. Ödünç verilen malzeme takip formlarına işlenerek gününde arşive geri dönmesi temin edilir. Birimler kendilerine ödünç verilen malzeme üzerinde değişiklik yapamaz, dosyalardan evrak çıkaramaz ve evrak ekleyemez. Ödünç verilen veya arşivde incelenen rnalzeme içinde gizlilik derecesine haiz evrak bulunması halinde bu malzemenin ilgili birimden dahi gelseler yetkili olmayan kişilerce görülmesine izin verilmez.
15 günlük ödünç verme süresine istisnai bir durum olarak Üniversiteden emeklilik, tayin, el çektirme, istifa v.b. nedenlerle ilişkisi kesilen personelin sicil dosyaları ile mezuniyet, kendi isteği ile ayrılma, yatay geçiş, atılma v.b nedenlerle ilişkisi kesilen öğrencilerin öğrenci dosyaları, sözkonusu personel veya öğrencinin yeniden Üniversiteye dönmesi halinde ilgili birime iade edilir.
Üniversite arşiv personeli işlemleri süratlendirmek amacıyla, arşivde sak1ı malzemenin asıllarının görülmesine ihtiyaç olmayan durumlarda ilgili birimin ihtiyaç duyduğu bilgiyi telefon veya fotokopi ile iletmek üzere, arşivin işlerini aksatmamak koşuluyla bir araştırma hizmeti sunar. Mümkün olan durumlarda ödünç verme yerine bu araştırma hizmetinin hayata geçirilmesine çaba gösterilir. Fotokopi verilmesi durumunda.,fotokopinin arkasına "işi bitince imha ediniz" damgası basılır. Verilecek araştırma hizmetinde gizlilikle ilgili hükümler saklıdır.
Arşiv Hizmetleri İstatistiği