Madde 13 — Yardımcı Araçların Hazırlanması

Madde 13- Yardımcı araçlardan "Gaziantep Üniversitesi Arşiv Rehberi" giriş bölümü ile 1. ve 11. bölümlerden oluşur. Giriş bölümünde arşivlemeye esas olacak evrakların genel tasnif sistemi ve kodları açıklanır. 1. bölümde teşkilat şeması 11. bölümde dosya planı yer alır.

Yardımcı araçlardan "Analitik Envanter"in hazırlanmasında, ayıklama ve imhadan sonra yapılan kesin tasnif sırasında doldurulan "Dosya muhteviyatı Döküm Formları"ndan faydalanılır.

Gizlilik derecesine haiz evraklarda, araştırmaya açılmasında sakınca görülenler, Rektörlüğün göıüşü alınmak kaydıyla yerli ya da yabancı araştırmacıların kullanacağı analitik envanterler de gösterilmeyebilir. Analitik envanterlerde bu tür malzemenin yalnızca numarası gösterilir ve araştırma yasağının hangi tarihte kalkacağı belirtilir. Yasaklamanın kalktığı tarihte bu evraklarla ilgili bilgiler analitik envantere eklenir. Arşivde arşivcilerin kendi kullanımları için kullanılacak analitik envanter kopyasında bu sınırlamalara gidilmez, ancak araştırma yasağının sona ereceği tarih ve bu yasakla ilgili .yazışmanın tarih ve sayısı belirtilir.

Bilgisayar Kayıtları ve Arşivi